Susunkan langkah-langkah pelaksanaan Strategi Pelan Integriti Nasional (PIN)
I Menjelma saranan pelaksanaan agenda PIN
II Menerima saranan pelaksanaan PIN
III Menentukan program tindakan
IV Menyenaraikan strategi-strategi dan langkah-langkah pelaksanaan
A. I,II, III dan IV
B. II, I, IV dan III
C. II, IV, I dan III
D. I, II, IV dan III
Sunday, April 25, 2010
Sunday, April 4, 2010
Tadbir Urus Terbaik
GARIS PANDUAN BAGI MEMPERTINGKATKAN TADBIR URUS DALAM SEKTOR AWAM
Tujuan
1.Arahan ini bertujuan untuk menginstitusikan prinsip dan amalan tadbir
urus yang terbaik dalam sektor awam bagi mempertingkat dan memperkukuhkan keupayaannya ke arah mencapai matlamat Misi Nasional.
Latar Belakang
2. Salah satu daripada cabaran utama setiap Kerajaan adalah untuk
memenuhi hasrat dan harapan rakyatnya serta aspirasi mereka. Tadbir urus yang terbaik adalah penting bagi menghadapi cabaran ini dengan berkesan.
3.Konsep tadbir urus secara menyeluruh termaktub dalam Perlembagaan
Malaysia, Rukun Negara dan prinsip-prinsip Islam Hadhari. Perlembagaan Malaysia adalah merupakan undang-undang tertinggi negara dan tunggak bagi tadbir urus yang terbaik. Rukun Negara turut menekankan tadbir urus yang terbaik dan kepentingan rakyat menerusi keluhuran Perlembagaan, kedaulatan undang-undang dan kesopanan dan kesusilaan. Prinsip-prinsip Islam Hadhari juga menitikberatkan tuntutan tadbir urus yang terbaik menerusi prinsip Kerajaan yang adil dan beramanah, pembangunan ekonomi yang seimbang dan komprehensif, kehidupan berkualiti untuk semua rakyat, keutuhan budaya dan moral, serta memelihara alam semulajadi.
4.Beberapa prinsip tadbir urus yang terbaik telah diserapkan ke dalam
pelbagai arahan sektor awam, antaranya:
a.Arahan YAB Perdana Menteri Bil. 1 Tahun 1998 yang bertujuan mengukuhkan integriti sektor awam melalui penubuhan Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan di peringkat persekutuan, negeri dan daerah bagi mencegah rasuah dan amalan salah guna kuasa dan penyelewengan di kalangan pegawai awam.
b.Surat KSN PMS(S) Bil. 18114 bertarikh 17 Disember 2003 bertajuk Penubuhan Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi yang mengarahkan supaya satu pasukan petugas di peringkat Kementerian ditubuhkan dan dipengerusikan oleh Menteri berkenaan, bertujuan untuk mengurangkan karenah birokrasi bagi meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan awam serta menghapuskan rasuah.
c.Pelan Integriti Nasional (2004), yang antara lain mensasarkan peningkatan kecekapan sistem penyampaian perkhidmatan awam melalui dwi objektif pengukuhan prinsip ketelusan, akauntabiliti dan tadbir urus yang terbaik di samping peningkatan integriti pengurusan dan pentadbiran perkhidmatan awam.
5.Prinsip tadbir urus yang terbaik telah diterapkan menerusi pelbagai
Pekeliling Jabatan Perdana Menteri dan Kementerian Kewangan yang telah memberi kesan positif dalam pengamalan tadbir urus yang terbaik di sektor awam.
6.Tindakan berterusan perlu diambil untuk memperkukuhkan tadbir urus.
Arahan ini bertujuan untuk mempertingkatkan lagi kecekapan dan menambah baik prestasi sistem penyampaian perkhidmatan sektor awam. Amalan tadbir urus yang terbaik akan memudahkan agenda pembangunan nasional dicapai serta menjadikan Malaysia sebagai negara yang berdaya saing di arena global.
7.Sehubungan ini, tadbir urus yang terbaik merupakan faktor penting dalam mencapai Misi Nasional yang merangkumi dasar dan rangka kerja pelaksanaan bagi mencapai visi dan objektif negara menjelang tahun 2020. Lima teras utama Misi Nasional telah dihuraikan dengan jelas dalam Rancangan Malaysia KeSembilan (RMK9) seperti berikut:-
a.Meningkatkan ekonomi dalam rantaian nilai lebih tinggi;
b.Meningkatkan keupayaan pengetahuan dan inovasi negara serta memupuk ˜minda kelas pertama";
c.Menangani masalah ketidakseimbangan sosio-ekonomi yang berterusan secara membina dan produktif;
d.Meningkatkan tahap dan kemampanan kualiti hidup; dan
e.Mengukuhkan keupayaan institusi dan pelaksanaan.
8.Antara teras utama Misi Nasional ialah mengukuhkan keupayaan institusi dan pelaksanaannya menerusi beberapa program seperti berikut:-
a.Meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan awam menerusi memperkukuh tadbir urus, memperkemas proses pentadbiran dan pengukuran prestasi;
b.Memperbaik penggunaan dan kecekapan kos dana sektor awam dengan mengamalkan kewangan berhemat serta meningkatkan pemantauan pelaksanaan;
c.Menangani rasuah nyata dan tidak nyata dalam sektor awam dan swasta;
d.Meningkatkan tadbir urus korporat dan sistem penyampaian perkhidmatan sektor swasta dengan menambah baik rangka kerja perundangan dan kawal selia; dan
e.Memperkukuh peranan Parlimen, media dan masyarakat sivil.
Definisi Tadbir Urus
9.Tadbir Urus Sektor Awam merangkumi: -
a.Tatacara seorang Menteri, Ketua Setiausaha, Ketua Jabatan, Ketua Eksekutif dan pegawai di semua peringkat pengurusan melaksanakan tanggungjawabnya secara telus, berakauntabiliti dan berhemat dari segi pengambilan keputusan dan penyampaian hasil.
b. Struktur, termasuk budaya, dasar dan strategi serta tatacara mereka berurusan dengan pelbagai pihak yang berkepentingan (stakeholders).
c. Proses bagaimana Agensi awam diarah, dikawal dan
dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan objektif seperti yang telah dipersetujui.
10.Oleh yang demikian, objektif tadbir urus adalah bertujuan untuk menyemai dan meningkatkan keyakinan rakyat terhadap keupayaan Kerajaan untuk melaksanakan dasar yang telah dimandatkan di samping mengekalkan
akauntabiliti di dalam sistem penyampaian awam. Tadbir urus yang terbaik perlu memberi penumpuan terhadap dua aspek seperti berikut:
a.Prestasi, di mana pengurusan pencapaian adalah kritikal untuk menyampaikan perkhidmatan secara cekap dan berkesan seperti yang diharapkan oleh stakeholders di samping memastikan value for money dan pengurangan pembaziran sumber/dana; dan
b.Pematuhan, di mana setiap Agensi mematuhi undang-undang, peraturan, piawaian yang diguna pakai dan harapan masyarakat terhadap amalan kejujuran, akauntabiliti dan integriti serta kewajipan perkongsian maklumat secara telus.
Prinsip Tadbir Urus Yang Terbaik Dalam Sektor Awam
11. Tadbir Urus yang terbaik sektor awam adalah berteraskan kepada empat prinsip seperti berikut: -
a. Integriti, adalah berdasarkan kepada kejujuran dan objektiviti, tahap tatasusila yang tinggi dan penuh tanggungjawab dalam pengawasan dana dan sumber awam serta pengurusan hal ehwal Agensi. Amalan integriti ini adalah bergantung kepada keberkesanan pelaksanaan Perintah Am Perkhidmatan Awam dan juga kepada etika peribadi dan profesional Pegawai Awam. Integriti turut dipaparkan dalam prosedur bagaimana Agensi membuat keputusan.
b. Akauntabiliti, adalah kewajipan untuk memberi jawapan dan penjelasan mengenai sesuatu tindakan dan prestasi kepada sesiapa yang berhak untuk mendapat jawapan dan penjelasan. Ianya adalah satu proses di mana Agensi adalah bertanggungjawab ke atas semua keputusan yang dibuat dan tindakan yang diambil. Pegawai pengurusan berkenaan adalah tertakluk kepada pemeriksaan luar yang wajar. Semua pihak perlu mempunyai kefahaman yang jelas mengenai tanggungjawab ini. Ketua Agensi hendaklah memastikan tanggungjawab ini diamanahkan kepada semua pegawai dengan memperjelaskan peranan masing-masing supaya ianya dapat dilaksanakan dengan berkesan.
c. Pengamanahan merupakan dan Pengawasan kuasa (stewardship), awam yang
adalah telah pelaksanaan pegawai diamanahkan oleh pihak Kerajaan. Pegawai Kerajaan adalah pemegang amanah dan pengawas ke atas penggunaan kuasa dan sumber yang dipertanggungjawabkan. Tanggungjawab ini
merangkumi keupayaan untuk memastikan kecekapan pengurusan kewangan secara berterusan dan pengurusan sumber secara ekonomik dan berkesan melalui dasar-dasar yang bersesuaian. Adalah penting untuk sektor awam sentiasa mengekal dan meningkatkan kemampuannya bagi memenuhi kehendak Kerajaan dan kepentingan awam.
d.Ketelusan, adalah keperluan untuk memberi keyakinan kepada orang awam terhadap proses pengambilan keputusan dan tindakan pegawai awam yang telah diamanahkan dengan kuasa dan tanggungjawab. Hubungan yang erat dan perkongsian maklumat yang lengkap, tepat dan jelas dengan stakeholders akan memastikan tindakan yang diambil itu adalah berkesan dan menepati waktu di samping membolehkan pegawai awam menangani sebarang penilaian awam.
Tanggungjawab Ketua Agensi
12.Ketua Agensi hendaklah memastikan supaya amalan-amalan terbaik
tadbir urus dilaksanakan di Agensi masing-masing seperti berikut: -
a.Komitmen Pengurusan Kepada Tadbir Urus
i)Ketua Agensi hendaklah menjadi teladan dan mempamerkan komitmen yang tinggi kepada prinsip tadbir urus yang terbaik. Pemimpin yang efektif mempunyai visi, integriti, pemikiran strategik, hubungan kerja yang produktif, saluran komunikasi yang berkesan dan keupayaan untuk menghasilkan pencapaian. Proses komunikasi yang jelas dan konsisten mengenai nilai dan objektif Agensi di kalangan pihak pengurusan, staf dan stakeholders akan dapat memastikan amalan tadbir urus yang baik tercapai dan keyakinan stakeholders terjamin. Ketua Agensi harus dapat
mempertahankan apa jua keputusan, tindakan yang diambil atau tidak diambil dari kacamata awam.
ii)Ketua Agensi hendaklah memainkan peranan kepimpinan dalam memelihara kepentingan dan menggerakkan Agensi. Perwatakan beliau yang bertatasusila tinggi hendaklah menjadi teladan kepada Agensi di bawah kawalannya. Ketua Agensi perlu memaklumkan dengan jelas kepada anggota Agensi tentang piawaian yang perlu dicapai.
iii)Ketua Agensi hendaklah memastikan supaya semua tatacara kewangan termasuk isu yang berkaitan dengan norma-norma susila dan value for money diambil kira dalam penggubalan dasar-dasar berkaitan dengan hasil dan perbelanjaan di bawah kawalannya.
iv)Ketua Agensi hendaklah menetap dan mendokumenkan perwakilan tangggungjawabnya kepada pegawai bawahan. Perwakilan ini tidak melepaskan beliau daripada tanggungjawabnya kepada Parlimen dari segi:
. Norma-norma susila dan pematuhan kepada peraturan dan prosedur;
. Pentadbiran yang berhemat dan berekonomik;
. Mengelakkan pembaziran dan pemborosan;
. Penggunaan sumber secara cekap dan berkesan; dan
. Memastikan kecemerlangan dalam pengurusan organisasi dan modal insan.
b.Hubungan Erat Dengan Stakeholders
i)Dalam menguruskan tadbir urus, kepentingan Stakeholders hendaklah sewajarnya. diberi Ketua pertimbangan Agensi perlu yang saksama pasti dan dan mengenal membangunkan portfolio Stakeholders yang dalam konteks organisasinya. Stakeholders yang dimaksudkan ini merangkumi StakehoIders Luaran yang terdiri dari pihak perantaraan (intermediate beneficiaries) dan pelanggan langsung dan Stakeholders Dalaman yang terdiri dari pemimpin dan pegawai yang diamanahkan untuk
melaksanakan sistem penyampaian awam.
ii) Hubungan dengan Stakeholders perlu dikenal pasti dan dijelaskan secara formal dalam struktur tadbir urus Agensi berkenaan bagi memastikan wujudnya saluran komunikasi yang memuaskan dan menjamin tidak berlakunya sebarang percanggahan kepentingan. Setiap Agensi harus mempunyai struktur perhubungan dan mekanisma berkomunikasi dua hala bagi memastikan maklum balas berkualiti diperolehi dari Stakeholders berkaitan dengan prestasi Agensi supaya dapat mengurangkan rintangan dalam penyampaian perkhidmatan. Proses yang melibatkan Stakeholders dalam pengurusan Agensi akan menjamin prestasi Agensi memenuhi harapan semua pihak.
c. Akauntabiliti Kepada Pihak Luar
Pengawasan ke atas Agensi oleh Stakeholders Luaran merupakan komponen yang penting dalam rangka akauntabiliti nasional. Agensi awam adalah bertanggungjawab kepada institusi luar seperti Parlimen dan Jawatankuasa Kira-kira Awam serta perlu mengemukakan maklumat seperti yang dikehendaki oleh Ketua Audit Negara. Agensi perlu mengemukakan maklumat mengenai prestasi dan pematuhan kepada peraturan yang berkaitan dalam tempoh yang ditetapkan. Bagi memenuhi keperluan akauntabiliti luaran, keputusan dan tindakan yang diambil oleh Agensi perlu menjurus ke arah pencapaian objektif strategik Agensi yang berkenaan. Di samping itu, Agensi juga adalah wajib untuk menyelenggara sistem rekod dengan lengkap, selamat dan kemas kini.
d. Pematuhan Kepada Akauntabiliti Dalaman
i)Pematuhan kepada akauntabiliti dalaman memerlukan sistem kawalan dalaman yang kukuh, di mana segala tindakan dan kaedah pelaporan adalah selaras dengan rangka akauntabiliti luaran. Akauntabiliti dalaman
memerlukan penjelasan mengenai peranan semua pihak dan saluran komunikasi dalam proses mengambil keputusan dan tindakan dalam sesuatu Agensi. Sehubungan ini, Agensi dikehendaki mendokumentasikan rekod dengan lengkap mengenai perkara-perkara berikut:
. Kuasa dan peranan Ketua Setiausaha, Ketua Jabatan, Pegawai Eksekutif, Lembaga dan Jawatankuasa Badanbadan Berkanun;
. Objektif, kuasa dan peranan jawatankuasa pentadbiran (Contoh: Lembaga Perolehan, JawatankuasaPengurusan Kewangan dan Akaun, Panel Pembangunan Sumber Manusia dan Jawatankuasa Integriti Pengurusan);
. Pelan strategik dan operasi bagi mencapai objektif Agensi, menurut penetapan kuasa, tugas dan tanggungjawab untuk melaksanakan program, aktiviti dan projek;
. Perancangan dan pemantauan prestasi pelaksanaan program dan projek termasuk tanggungjawab bagi mengambil tindakan pemulihan dengan segera terhadap perkara-perkara yang telah menyimpang dari rancangan asal;
. Proses penyemakan dan auditan dalaman di mana pengurusan dipertanggungjawabkan untuk mengambil tindakan susulan dengan segera bagi menangani isu-isu yang berbangkit;
. Rancangan pengesanan dan pencegahan penipuan (Fraud) di mana pengurusan dipertanggungjawabkan untuk menyiasat semua insiden dan percubaan untuk melakukan Fraud;
. Peraturan terkini dan konsisten mengenai laporan kewangan yang perlu disediakan termasuk analisa terhadap prestasi kewangan dan pencapaian; dan
. Piawaian profesional dan etika kerja termasuk cara-cara mengendalikan kepentingan tugasan peribadi yang di bercanggah mana dengan pengurusan
dipertanggungjawab untuk menetapkan dasar yang bersesuaian.
e. Pengurusan Strategik dan Pemantauan Prestasi
i) Agensi harus memastikan satu Pelan Strategik dan rangka pengurusan prestasi diwujudkan bagi memantau dan menilai pencapaian Agensi. Sehubungan ini, Agensi perlu mendokumenkan Pelan Strategik mengikut jangka masa panjang, sederhana dan pendek dengan semakan dibuat setiap tahun.
ii)Perancangan strategik Agensi hendaklah memastikan perkhidmatan yang disediakan adalah cekap, berkesan, ekonomik dan bersesuaian agar tahap prestasi yang tinggi dapat dicapai selaras dengan objektif jangka panjang. Sehubungan ini, keberkesanan Agensi harus dinilai berdasarkan kepada prestasi dan impak pelaksanaan program terhadap kumpulan sasaran yang menerima manfaat.
iii) Bagi mencapai matlamat strategik, Agensi Kerajaan hendaklah menggubal dan mengumumkan Petunjuk Prestasi Utama Strategik (Strategic KPI) dalam rancangan strategik tahunannya. Strategic KPI ini akan menetapkan tahap prestasi yang disasarkan dalam bentuk kuantitatif dan kualitatif bagi penyampaian output dan outcome. Kecekapan dan
keberkesanan prestasi penyampaian hendaklah dipantau sepanjang tempoh perkhidmatan disediakan. Status pencapaian Strategic KPI yang telah ditetapkan wajar dilaporkan pada penghujung setiap tahun.
f. Pengurusan Risiko
i) Semua pegawai awam yang diamanahkan untuk mengurus sumber mempunyai tanggungjawab bagi mengenal pasti dan menangani risiko yang dihadapi dalam pelaksanaan program dan projek.
ii) Aspek pengurusan risiko harus diutamakan dalam usaha Agensi untuk mencapai tahap prestasi yang tinggi dan pematuhan kepada peraturan yang sedia ada. Pengurusan risiko yang bersepadu akan dapat mewujudkan satu
persekitaran sistem kawalan yang boleh memberi jaminan yang munasabah bahawa Agensi berupaya mencapai objektifnya pada tahap risiko yang boleh diterima. Sebagai langkah tadbir urus yang terbaik, Agensi harus mengurus risiko memandangkan ianya boleh menjadi rintangan atau
memberi peluang baru bagi mencapai objektif Agensi dengan lebih berkesan. Sehubungan ini, Ketua Agensi perlu mengenal pasti program dan projek bagi pengurusan risiko berdasarkan kepada kos dan/atau impaknya ke atas kepentingan strategik Agensi.
iii)Pengurusan risiko memerlukan perhatian diberi terhadap perkara-perkara berikut:
. Ketua Agensi memastikan pengwujudan proses dan amalan pengurusan risiko yang bersesuaian; Mengendalikan analisis dan penyemakan yang
berterusan terhadap pendekatan pengurusan risiko yang diamalkan oleh Agensi; dan รข€¢ Penglibatan pihak pengurusan secara aktif dalam pengurusan risiko yang dihadapi oleh Agensi.
Penutup
13. Senarai semak bagi pelaksanaan tadbir urus yang meliputi pelbagai aspek pengurusan Agensi adalah seperti di Apendiks 1.
14. Semua pegawai awam dikehendaki memainkan peranan yang penting
dalam mengamalkan prinsip tadbir urus yang terbaik agar dapat meningkatkan penyampaian perkhidmatan ke tahap yang lebih cemerlang. Pegawai awam harus dapat mempertahankan apa jua keputusan, tindakan yang diambil atau tidak diambil dari kacamata awam.
Apendiks 1
SENARAI SEMAK BAGI PELAKSANAAN TADBIR URUS
(i)Pegawai Pengawal di setiap Agensi perlu mengendalikan Mesyuarat Tadbir Urus sekali dalam setiap tiga bulan bagi memastikan tugas dan tanggungjawab tadbir urus dilaksanakan dengan sempurna.
(ii)Mesyuarat Tadbir Urus yang dipengerusikan oleh Pegawai Pengawal hendaklah memberi tumpuan kepada pelaksanaan perkara-perkara berikut selaras dengan kehendak tadbir urus yang terbaik: -
Perkara 1. Menerajui matlamat strategik Agensi
Tindakan:
1. Menggubal visi, misi, objektif dan program
2. Memaklumkannya dengan jelas kepada seluruh Agensi
3. Menyemak semula secara berkala
Perkara 2. Mengurus Stakeholders
Tindakan:
1. Mengenal pasti profil Stakeholders, kepentingan mereka dan menjalinkan hubungan yang erat
2. Menilai aspek-aspek yang menjadi kepentingan Stakeholders
3. Menentukan strategi bagi memenuhi harapan Stakeholders
4. Mewujudkan mekanisma dan proses bermusyawarah dengan Stakeholders
Perkara 3. Perkara Mewujudkan Strategic KPI setiap tahun untuk mengukur dan mengesahkan pencapaian prestasi Agensi
Tindakan:
1. Mengenal pasti kumpulan Stakeholders
2. Menentukan Bidang Pencapaian Prestasi Utama (BPPU) yang relevan dengan misi Agensi
3. Menggubal Strategic KPI bagi mengukur pencapaian di setiap BPPU
4. Menetapkan sasaran Strategic KPI yang mencabar, boleh diukur dan dicapai
5. Mengkaji semula sasaran Strategic KPI yang telah ditetapkan sekiranya asas asal telah berubah
6. Memastikan penerimaan secara rasmi Strategic KPI yang telah ditetapkan oleh pihak pengurusan berkenaan
7. Menyediakan mekanisma bagi mengukur Strategic KPI yang telah ditetapkan secara berterusan
8. Mengumumkan pencapaian Strategic KPI pada penghujung tahun berkenaan
Perkara 4.Mengurus modal insan untuk mencapai matlamat strategik Agensi secara berkesan
Tindakan:
1. Menetapkan keperluan sumber manusia Memastikan sedia ada sumber adalah manusia mencukupi yang danmenepati keperluan
2. Membangunkan keupayaan sumber kepakaran manusia dan untuk
mendokong proses utama Agensi
3. Memastikan tahap motivasi sumber manusia pada paras yang tinggi melalui program pengiktirafan
4. Memastikan struktur organisasi yang bersesuaian sasaran untuk membolehkan maltlamat strategik Agensi dicapai dengan berkesan
Perkara 5. Mengurus sumber kewangan sejajar dengan matlamat strategik Agensi
Tindakan:
1. Peruntukan hendaklah berasaskan kepada dasar dan strategi yang telah ditetapkan mengikut keutamaan bersesuaian dengan pencapaian sasaran matlamat strategik Agensi
2. Mencapai value for money bagi semua perbelanjaan
Perkara 6. Melaksanakan Sistem Kawalan Dalaman
Tindakan:
1. Mendokumen dan mengemaskinikan semua polisi, proses dan prosedur Agensi
2. Mengesahkan secara berterusan keberkesanan sistem kawalan dalaman yang sedia ada
3. Menyemak semula kesempurnaan kawalan dalaman dari semasa ke semasa
4. Memastikan penurunan kuasa dilaksanakan secara bertulis dengan jelas
5. Mengambil tindakan susulan dengan segera untuk menangani isu-isu yang dibangkitkan dalam laporan audit luar dan audit dalam
Perkara 7.Melaksanakan Pengurusan Risiko
Tindakan:
1. Mengenal pasti konteks dan risiko yang dijangka akan dihadapi dalam pelaksanaan program Agensi
2. Menganalisa jenis dan tahap risiko yang telah dikenal pasti
3. Mengambil tindakan yang bersesuaian untuk mengurang, mengelak, atau memindahkan risiko
4. Menyemak semula status risiko dari semasa ke semasa
Perkara 8.Memantapkan nilai dan etika organisasi
Tindakan:
1. Mewujudkan persekitaran yang dapat menghasilkan budaya kerja yang cemerlang dalam organisasi berasaskan kepada nilai-nilai murni perkhidmatan awam
2. Menetapkan nilai teras dan nilai kembangan yang bersesuaian dengan budaya kerja Agensi
Perkara 9. Menangani Fraud dan rasuah
Tindakan:
1. Melahirkan kesedaran mengenai Fraud dan rasuah di kalangan anggota Agensi
2. Mengenal pasti kelemahan dalam Agensi yang boleh membuka ruang kepada Fraud dan rasuah
3. Menilai petunjuk Fraud dan mengambil tindakan yang proaktif bagi menyiasat untuk menentukan kesahihannya
4. Mengambil tindakan ke atas anggota kakitangan yang menipu dan yang menerima rasuah
Perkara 10. Menggalakkan Pembaharuan Dalam Pengurusan
Tindakan:
1. Mewujudkan persekitaran learning organisation bagi mendokong usaha penambahbaikan secara berterusan
2. Menggalak dan memberi penghargaan bagi kreativiti dan inovasi
Tujuan
1.Arahan ini bertujuan untuk menginstitusikan prinsip dan amalan tadbir
urus yang terbaik dalam sektor awam bagi mempertingkat dan memperkukuhkan keupayaannya ke arah mencapai matlamat Misi Nasional.
Latar Belakang
2. Salah satu daripada cabaran utama setiap Kerajaan adalah untuk
memenuhi hasrat dan harapan rakyatnya serta aspirasi mereka. Tadbir urus yang terbaik adalah penting bagi menghadapi cabaran ini dengan berkesan.
3.Konsep tadbir urus secara menyeluruh termaktub dalam Perlembagaan
Malaysia, Rukun Negara dan prinsip-prinsip Islam Hadhari. Perlembagaan Malaysia adalah merupakan undang-undang tertinggi negara dan tunggak bagi tadbir urus yang terbaik. Rukun Negara turut menekankan tadbir urus yang terbaik dan kepentingan rakyat menerusi keluhuran Perlembagaan, kedaulatan undang-undang dan kesopanan dan kesusilaan. Prinsip-prinsip Islam Hadhari juga menitikberatkan tuntutan tadbir urus yang terbaik menerusi prinsip Kerajaan yang adil dan beramanah, pembangunan ekonomi yang seimbang dan komprehensif, kehidupan berkualiti untuk semua rakyat, keutuhan budaya dan moral, serta memelihara alam semulajadi.
4.Beberapa prinsip tadbir urus yang terbaik telah diserapkan ke dalam
pelbagai arahan sektor awam, antaranya:
a.Arahan YAB Perdana Menteri Bil. 1 Tahun 1998 yang bertujuan mengukuhkan integriti sektor awam melalui penubuhan Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan di peringkat persekutuan, negeri dan daerah bagi mencegah rasuah dan amalan salah guna kuasa dan penyelewengan di kalangan pegawai awam.
b.Surat KSN PMS(S) Bil. 18114 bertarikh 17 Disember 2003 bertajuk Penubuhan Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi yang mengarahkan supaya satu pasukan petugas di peringkat Kementerian ditubuhkan dan dipengerusikan oleh Menteri berkenaan, bertujuan untuk mengurangkan karenah birokrasi bagi meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan awam serta menghapuskan rasuah.
c.Pelan Integriti Nasional (2004), yang antara lain mensasarkan peningkatan kecekapan sistem penyampaian perkhidmatan awam melalui dwi objektif pengukuhan prinsip ketelusan, akauntabiliti dan tadbir urus yang terbaik di samping peningkatan integriti pengurusan dan pentadbiran perkhidmatan awam.
5.Prinsip tadbir urus yang terbaik telah diterapkan menerusi pelbagai
Pekeliling Jabatan Perdana Menteri dan Kementerian Kewangan yang telah memberi kesan positif dalam pengamalan tadbir urus yang terbaik di sektor awam.
6.Tindakan berterusan perlu diambil untuk memperkukuhkan tadbir urus.
Arahan ini bertujuan untuk mempertingkatkan lagi kecekapan dan menambah baik prestasi sistem penyampaian perkhidmatan sektor awam. Amalan tadbir urus yang terbaik akan memudahkan agenda pembangunan nasional dicapai serta menjadikan Malaysia sebagai negara yang berdaya saing di arena global.
7.Sehubungan ini, tadbir urus yang terbaik merupakan faktor penting dalam mencapai Misi Nasional yang merangkumi dasar dan rangka kerja pelaksanaan bagi mencapai visi dan objektif negara menjelang tahun 2020. Lima teras utama Misi Nasional telah dihuraikan dengan jelas dalam Rancangan Malaysia KeSembilan (RMK9) seperti berikut:-
a.Meningkatkan ekonomi dalam rantaian nilai lebih tinggi;
b.Meningkatkan keupayaan pengetahuan dan inovasi negara serta memupuk ˜minda kelas pertama";
c.Menangani masalah ketidakseimbangan sosio-ekonomi yang berterusan secara membina dan produktif;
d.Meningkatkan tahap dan kemampanan kualiti hidup; dan
e.Mengukuhkan keupayaan institusi dan pelaksanaan.
8.Antara teras utama Misi Nasional ialah mengukuhkan keupayaan institusi dan pelaksanaannya menerusi beberapa program seperti berikut:-
a.Meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan awam menerusi memperkukuh tadbir urus, memperkemas proses pentadbiran dan pengukuran prestasi;
b.Memperbaik penggunaan dan kecekapan kos dana sektor awam dengan mengamalkan kewangan berhemat serta meningkatkan pemantauan pelaksanaan;
c.Menangani rasuah nyata dan tidak nyata dalam sektor awam dan swasta;
d.Meningkatkan tadbir urus korporat dan sistem penyampaian perkhidmatan sektor swasta dengan menambah baik rangka kerja perundangan dan kawal selia; dan
e.Memperkukuh peranan Parlimen, media dan masyarakat sivil.
Definisi Tadbir Urus
9.Tadbir Urus Sektor Awam merangkumi: -
a.Tatacara seorang Menteri, Ketua Setiausaha, Ketua Jabatan, Ketua Eksekutif dan pegawai di semua peringkat pengurusan melaksanakan tanggungjawabnya secara telus, berakauntabiliti dan berhemat dari segi pengambilan keputusan dan penyampaian hasil.
b. Struktur, termasuk budaya, dasar dan strategi serta tatacara mereka berurusan dengan pelbagai pihak yang berkepentingan (stakeholders).
c. Proses bagaimana Agensi awam diarah, dikawal dan
dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan objektif seperti yang telah dipersetujui.
10.Oleh yang demikian, objektif tadbir urus adalah bertujuan untuk menyemai dan meningkatkan keyakinan rakyat terhadap keupayaan Kerajaan untuk melaksanakan dasar yang telah dimandatkan di samping mengekalkan
akauntabiliti di dalam sistem penyampaian awam. Tadbir urus yang terbaik perlu memberi penumpuan terhadap dua aspek seperti berikut:
a.Prestasi, di mana pengurusan pencapaian adalah kritikal untuk menyampaikan perkhidmatan secara cekap dan berkesan seperti yang diharapkan oleh stakeholders di samping memastikan value for money dan pengurangan pembaziran sumber/dana; dan
b.Pematuhan, di mana setiap Agensi mematuhi undang-undang, peraturan, piawaian yang diguna pakai dan harapan masyarakat terhadap amalan kejujuran, akauntabiliti dan integriti serta kewajipan perkongsian maklumat secara telus.
Prinsip Tadbir Urus Yang Terbaik Dalam Sektor Awam
11. Tadbir Urus yang terbaik sektor awam adalah berteraskan kepada empat prinsip seperti berikut: -
a. Integriti, adalah berdasarkan kepada kejujuran dan objektiviti, tahap tatasusila yang tinggi dan penuh tanggungjawab dalam pengawasan dana dan sumber awam serta pengurusan hal ehwal Agensi. Amalan integriti ini adalah bergantung kepada keberkesanan pelaksanaan Perintah Am Perkhidmatan Awam dan juga kepada etika peribadi dan profesional Pegawai Awam. Integriti turut dipaparkan dalam prosedur bagaimana Agensi membuat keputusan.
b. Akauntabiliti, adalah kewajipan untuk memberi jawapan dan penjelasan mengenai sesuatu tindakan dan prestasi kepada sesiapa yang berhak untuk mendapat jawapan dan penjelasan. Ianya adalah satu proses di mana Agensi adalah bertanggungjawab ke atas semua keputusan yang dibuat dan tindakan yang diambil. Pegawai pengurusan berkenaan adalah tertakluk kepada pemeriksaan luar yang wajar. Semua pihak perlu mempunyai kefahaman yang jelas mengenai tanggungjawab ini. Ketua Agensi hendaklah memastikan tanggungjawab ini diamanahkan kepada semua pegawai dengan memperjelaskan peranan masing-masing supaya ianya dapat dilaksanakan dengan berkesan.
c. Pengamanahan merupakan dan Pengawasan kuasa (stewardship), awam yang
adalah telah pelaksanaan pegawai diamanahkan oleh pihak Kerajaan. Pegawai Kerajaan adalah pemegang amanah dan pengawas ke atas penggunaan kuasa dan sumber yang dipertanggungjawabkan. Tanggungjawab ini
merangkumi keupayaan untuk memastikan kecekapan pengurusan kewangan secara berterusan dan pengurusan sumber secara ekonomik dan berkesan melalui dasar-dasar yang bersesuaian. Adalah penting untuk sektor awam sentiasa mengekal dan meningkatkan kemampuannya bagi memenuhi kehendak Kerajaan dan kepentingan awam.
d.Ketelusan, adalah keperluan untuk memberi keyakinan kepada orang awam terhadap proses pengambilan keputusan dan tindakan pegawai awam yang telah diamanahkan dengan kuasa dan tanggungjawab. Hubungan yang erat dan perkongsian maklumat yang lengkap, tepat dan jelas dengan stakeholders akan memastikan tindakan yang diambil itu adalah berkesan dan menepati waktu di samping membolehkan pegawai awam menangani sebarang penilaian awam.
Tanggungjawab Ketua Agensi
12.Ketua Agensi hendaklah memastikan supaya amalan-amalan terbaik
tadbir urus dilaksanakan di Agensi masing-masing seperti berikut: -
a.Komitmen Pengurusan Kepada Tadbir Urus
i)Ketua Agensi hendaklah menjadi teladan dan mempamerkan komitmen yang tinggi kepada prinsip tadbir urus yang terbaik. Pemimpin yang efektif mempunyai visi, integriti, pemikiran strategik, hubungan kerja yang produktif, saluran komunikasi yang berkesan dan keupayaan untuk menghasilkan pencapaian. Proses komunikasi yang jelas dan konsisten mengenai nilai dan objektif Agensi di kalangan pihak pengurusan, staf dan stakeholders akan dapat memastikan amalan tadbir urus yang baik tercapai dan keyakinan stakeholders terjamin. Ketua Agensi harus dapat
mempertahankan apa jua keputusan, tindakan yang diambil atau tidak diambil dari kacamata awam.
ii)Ketua Agensi hendaklah memainkan peranan kepimpinan dalam memelihara kepentingan dan menggerakkan Agensi. Perwatakan beliau yang bertatasusila tinggi hendaklah menjadi teladan kepada Agensi di bawah kawalannya. Ketua Agensi perlu memaklumkan dengan jelas kepada anggota Agensi tentang piawaian yang perlu dicapai.
iii)Ketua Agensi hendaklah memastikan supaya semua tatacara kewangan termasuk isu yang berkaitan dengan norma-norma susila dan value for money diambil kira dalam penggubalan dasar-dasar berkaitan dengan hasil dan perbelanjaan di bawah kawalannya.
iv)Ketua Agensi hendaklah menetap dan mendokumenkan perwakilan tangggungjawabnya kepada pegawai bawahan. Perwakilan ini tidak melepaskan beliau daripada tanggungjawabnya kepada Parlimen dari segi:
. Norma-norma susila dan pematuhan kepada peraturan dan prosedur;
. Pentadbiran yang berhemat dan berekonomik;
. Mengelakkan pembaziran dan pemborosan;
. Penggunaan sumber secara cekap dan berkesan; dan
. Memastikan kecemerlangan dalam pengurusan organisasi dan modal insan.
b.Hubungan Erat Dengan Stakeholders
i)Dalam menguruskan tadbir urus, kepentingan Stakeholders hendaklah sewajarnya. diberi Ketua pertimbangan Agensi perlu yang saksama pasti dan dan mengenal membangunkan portfolio Stakeholders yang dalam konteks organisasinya. Stakeholders yang dimaksudkan ini merangkumi StakehoIders Luaran yang terdiri dari pihak perantaraan (intermediate beneficiaries) dan pelanggan langsung dan Stakeholders Dalaman yang terdiri dari pemimpin dan pegawai yang diamanahkan untuk
melaksanakan sistem penyampaian awam.
ii) Hubungan dengan Stakeholders perlu dikenal pasti dan dijelaskan secara formal dalam struktur tadbir urus Agensi berkenaan bagi memastikan wujudnya saluran komunikasi yang memuaskan dan menjamin tidak berlakunya sebarang percanggahan kepentingan. Setiap Agensi harus mempunyai struktur perhubungan dan mekanisma berkomunikasi dua hala bagi memastikan maklum balas berkualiti diperolehi dari Stakeholders berkaitan dengan prestasi Agensi supaya dapat mengurangkan rintangan dalam penyampaian perkhidmatan. Proses yang melibatkan Stakeholders dalam pengurusan Agensi akan menjamin prestasi Agensi memenuhi harapan semua pihak.
c. Akauntabiliti Kepada Pihak Luar
Pengawasan ke atas Agensi oleh Stakeholders Luaran merupakan komponen yang penting dalam rangka akauntabiliti nasional. Agensi awam adalah bertanggungjawab kepada institusi luar seperti Parlimen dan Jawatankuasa Kira-kira Awam serta perlu mengemukakan maklumat seperti yang dikehendaki oleh Ketua Audit Negara. Agensi perlu mengemukakan maklumat mengenai prestasi dan pematuhan kepada peraturan yang berkaitan dalam tempoh yang ditetapkan. Bagi memenuhi keperluan akauntabiliti luaran, keputusan dan tindakan yang diambil oleh Agensi perlu menjurus ke arah pencapaian objektif strategik Agensi yang berkenaan. Di samping itu, Agensi juga adalah wajib untuk menyelenggara sistem rekod dengan lengkap, selamat dan kemas kini.
d. Pematuhan Kepada Akauntabiliti Dalaman
i)Pematuhan kepada akauntabiliti dalaman memerlukan sistem kawalan dalaman yang kukuh, di mana segala tindakan dan kaedah pelaporan adalah selaras dengan rangka akauntabiliti luaran. Akauntabiliti dalaman
memerlukan penjelasan mengenai peranan semua pihak dan saluran komunikasi dalam proses mengambil keputusan dan tindakan dalam sesuatu Agensi. Sehubungan ini, Agensi dikehendaki mendokumentasikan rekod dengan lengkap mengenai perkara-perkara berikut:
. Kuasa dan peranan Ketua Setiausaha, Ketua Jabatan, Pegawai Eksekutif, Lembaga dan Jawatankuasa Badanbadan Berkanun;
. Objektif, kuasa dan peranan jawatankuasa pentadbiran (Contoh: Lembaga Perolehan, JawatankuasaPengurusan Kewangan dan Akaun, Panel Pembangunan Sumber Manusia dan Jawatankuasa Integriti Pengurusan);
. Pelan strategik dan operasi bagi mencapai objektif Agensi, menurut penetapan kuasa, tugas dan tanggungjawab untuk melaksanakan program, aktiviti dan projek;
. Perancangan dan pemantauan prestasi pelaksanaan program dan projek termasuk tanggungjawab bagi mengambil tindakan pemulihan dengan segera terhadap perkara-perkara yang telah menyimpang dari rancangan asal;
. Proses penyemakan dan auditan dalaman di mana pengurusan dipertanggungjawabkan untuk mengambil tindakan susulan dengan segera bagi menangani isu-isu yang berbangkit;
. Rancangan pengesanan dan pencegahan penipuan (Fraud) di mana pengurusan dipertanggungjawabkan untuk menyiasat semua insiden dan percubaan untuk melakukan Fraud;
. Peraturan terkini dan konsisten mengenai laporan kewangan yang perlu disediakan termasuk analisa terhadap prestasi kewangan dan pencapaian; dan
. Piawaian profesional dan etika kerja termasuk cara-cara mengendalikan kepentingan tugasan peribadi yang di bercanggah mana dengan pengurusan
dipertanggungjawab untuk menetapkan dasar yang bersesuaian.
e. Pengurusan Strategik dan Pemantauan Prestasi
i) Agensi harus memastikan satu Pelan Strategik dan rangka pengurusan prestasi diwujudkan bagi memantau dan menilai pencapaian Agensi. Sehubungan ini, Agensi perlu mendokumenkan Pelan Strategik mengikut jangka masa panjang, sederhana dan pendek dengan semakan dibuat setiap tahun.
ii)Perancangan strategik Agensi hendaklah memastikan perkhidmatan yang disediakan adalah cekap, berkesan, ekonomik dan bersesuaian agar tahap prestasi yang tinggi dapat dicapai selaras dengan objektif jangka panjang. Sehubungan ini, keberkesanan Agensi harus dinilai berdasarkan kepada prestasi dan impak pelaksanaan program terhadap kumpulan sasaran yang menerima manfaat.
iii) Bagi mencapai matlamat strategik, Agensi Kerajaan hendaklah menggubal dan mengumumkan Petunjuk Prestasi Utama Strategik (Strategic KPI) dalam rancangan strategik tahunannya. Strategic KPI ini akan menetapkan tahap prestasi yang disasarkan dalam bentuk kuantitatif dan kualitatif bagi penyampaian output dan outcome. Kecekapan dan
keberkesanan prestasi penyampaian hendaklah dipantau sepanjang tempoh perkhidmatan disediakan. Status pencapaian Strategic KPI yang telah ditetapkan wajar dilaporkan pada penghujung setiap tahun.
f. Pengurusan Risiko
i) Semua pegawai awam yang diamanahkan untuk mengurus sumber mempunyai tanggungjawab bagi mengenal pasti dan menangani risiko yang dihadapi dalam pelaksanaan program dan projek.
ii) Aspek pengurusan risiko harus diutamakan dalam usaha Agensi untuk mencapai tahap prestasi yang tinggi dan pematuhan kepada peraturan yang sedia ada. Pengurusan risiko yang bersepadu akan dapat mewujudkan satu
persekitaran sistem kawalan yang boleh memberi jaminan yang munasabah bahawa Agensi berupaya mencapai objektifnya pada tahap risiko yang boleh diterima. Sebagai langkah tadbir urus yang terbaik, Agensi harus mengurus risiko memandangkan ianya boleh menjadi rintangan atau
memberi peluang baru bagi mencapai objektif Agensi dengan lebih berkesan. Sehubungan ini, Ketua Agensi perlu mengenal pasti program dan projek bagi pengurusan risiko berdasarkan kepada kos dan/atau impaknya ke atas kepentingan strategik Agensi.
iii)Pengurusan risiko memerlukan perhatian diberi terhadap perkara-perkara berikut:
. Ketua Agensi memastikan pengwujudan proses dan amalan pengurusan risiko yang bersesuaian; Mengendalikan analisis dan penyemakan yang
berterusan terhadap pendekatan pengurusan risiko yang diamalkan oleh Agensi; dan รข€¢ Penglibatan pihak pengurusan secara aktif dalam pengurusan risiko yang dihadapi oleh Agensi.
Penutup
13. Senarai semak bagi pelaksanaan tadbir urus yang meliputi pelbagai aspek pengurusan Agensi adalah seperti di Apendiks 1.
14. Semua pegawai awam dikehendaki memainkan peranan yang penting
dalam mengamalkan prinsip tadbir urus yang terbaik agar dapat meningkatkan penyampaian perkhidmatan ke tahap yang lebih cemerlang. Pegawai awam harus dapat mempertahankan apa jua keputusan, tindakan yang diambil atau tidak diambil dari kacamata awam.
Apendiks 1
SENARAI SEMAK BAGI PELAKSANAAN TADBIR URUS
(i)Pegawai Pengawal di setiap Agensi perlu mengendalikan Mesyuarat Tadbir Urus sekali dalam setiap tiga bulan bagi memastikan tugas dan tanggungjawab tadbir urus dilaksanakan dengan sempurna.
(ii)Mesyuarat Tadbir Urus yang dipengerusikan oleh Pegawai Pengawal hendaklah memberi tumpuan kepada pelaksanaan perkara-perkara berikut selaras dengan kehendak tadbir urus yang terbaik: -
Perkara 1. Menerajui matlamat strategik Agensi
Tindakan:
1. Menggubal visi, misi, objektif dan program
2. Memaklumkannya dengan jelas kepada seluruh Agensi
3. Menyemak semula secara berkala
Perkara 2. Mengurus Stakeholders
Tindakan:
1. Mengenal pasti profil Stakeholders, kepentingan mereka dan menjalinkan hubungan yang erat
2. Menilai aspek-aspek yang menjadi kepentingan Stakeholders
3. Menentukan strategi bagi memenuhi harapan Stakeholders
4. Mewujudkan mekanisma dan proses bermusyawarah dengan Stakeholders
Perkara 3. Perkara Mewujudkan Strategic KPI setiap tahun untuk mengukur dan mengesahkan pencapaian prestasi Agensi
Tindakan:
1. Mengenal pasti kumpulan Stakeholders
2. Menentukan Bidang Pencapaian Prestasi Utama (BPPU) yang relevan dengan misi Agensi
3. Menggubal Strategic KPI bagi mengukur pencapaian di setiap BPPU
4. Menetapkan sasaran Strategic KPI yang mencabar, boleh diukur dan dicapai
5. Mengkaji semula sasaran Strategic KPI yang telah ditetapkan sekiranya asas asal telah berubah
6. Memastikan penerimaan secara rasmi Strategic KPI yang telah ditetapkan oleh pihak pengurusan berkenaan
7. Menyediakan mekanisma bagi mengukur Strategic KPI yang telah ditetapkan secara berterusan
8. Mengumumkan pencapaian Strategic KPI pada penghujung tahun berkenaan
Perkara 4.Mengurus modal insan untuk mencapai matlamat strategik Agensi secara berkesan
Tindakan:
1. Menetapkan keperluan sumber manusia Memastikan sedia ada sumber adalah manusia mencukupi yang danmenepati keperluan
2. Membangunkan keupayaan sumber kepakaran manusia dan untuk
mendokong proses utama Agensi
3. Memastikan tahap motivasi sumber manusia pada paras yang tinggi melalui program pengiktirafan
4. Memastikan struktur organisasi yang bersesuaian sasaran untuk membolehkan maltlamat strategik Agensi dicapai dengan berkesan
Perkara 5. Mengurus sumber kewangan sejajar dengan matlamat strategik Agensi
Tindakan:
1. Peruntukan hendaklah berasaskan kepada dasar dan strategi yang telah ditetapkan mengikut keutamaan bersesuaian dengan pencapaian sasaran matlamat strategik Agensi
2. Mencapai value for money bagi semua perbelanjaan
Perkara 6. Melaksanakan Sistem Kawalan Dalaman
Tindakan:
1. Mendokumen dan mengemaskinikan semua polisi, proses dan prosedur Agensi
2. Mengesahkan secara berterusan keberkesanan sistem kawalan dalaman yang sedia ada
3. Menyemak semula kesempurnaan kawalan dalaman dari semasa ke semasa
4. Memastikan penurunan kuasa dilaksanakan secara bertulis dengan jelas
5. Mengambil tindakan susulan dengan segera untuk menangani isu-isu yang dibangkitkan dalam laporan audit luar dan audit dalam
Perkara 7.Melaksanakan Pengurusan Risiko
Tindakan:
1. Mengenal pasti konteks dan risiko yang dijangka akan dihadapi dalam pelaksanaan program Agensi
2. Menganalisa jenis dan tahap risiko yang telah dikenal pasti
3. Mengambil tindakan yang bersesuaian untuk mengurang, mengelak, atau memindahkan risiko
4. Menyemak semula status risiko dari semasa ke semasa
Perkara 8.Memantapkan nilai dan etika organisasi
Tindakan:
1. Mewujudkan persekitaran yang dapat menghasilkan budaya kerja yang cemerlang dalam organisasi berasaskan kepada nilai-nilai murni perkhidmatan awam
2. Menetapkan nilai teras dan nilai kembangan yang bersesuaian dengan budaya kerja Agensi
Perkara 9. Menangani Fraud dan rasuah
Tindakan:
1. Melahirkan kesedaran mengenai Fraud dan rasuah di kalangan anggota Agensi
2. Mengenal pasti kelemahan dalam Agensi yang boleh membuka ruang kepada Fraud dan rasuah
3. Menilai petunjuk Fraud dan mengambil tindakan yang proaktif bagi menyiasat untuk menentukan kesahihannya
4. Mengambil tindakan ke atas anggota kakitangan yang menipu dan yang menerima rasuah
Perkara 10. Menggalakkan Pembaharuan Dalam Pengurusan
Tindakan:
1. Mewujudkan persekitaran learning organisation bagi mendokong usaha penambahbaikan secara berterusan
2. Menggalak dan memberi penghargaan bagi kreativiti dan inovasi
Sukatan Untuk Komponen Kompetensi Generik 4
Sukatan Untuk Komponen Kompetensi Generik
Kategori
4. Dasar pembangunan yang berkaitan dengan Pembangunan Pendidikan
Kompetensi
Berupaya merancang, melaksana, memimpin, memantau dan menilai pelaksanaan program/aktiviti bagi mencapai matlamat dasar pembangunan yang berkaitan dengan perkembangan pendidikan
Pengetahuan
i. Wawasan 2020
ii. Rangka Rancangan Jangka Panjang Ketiga
iii.Rancangan Pembangunan Malaysia Lima Tahun (RMK semasa);
iv. Pelan Integriti Nasional; dan
v. Peruntukan Kewangan Sektor Pendidikan secara am
Kemahiran
i. Mengenal pasti isu-isu dasar pembangunan yang berkaitan dengan pendidikan;
ii. Melaksana program/aktiviti yang dirancang untuk mencapai dasar pembangunan;
iii.Menilai keberkesanan pelaksanaan program/aktiviti pendidikan untuk mencapai dasar pembangunan dan mengambil tindakan susulan
iv. Mengesan dan mengenal pasti isu-isu pendidikan semasa di peringkat nasional; dan
v. Menyediakan laporan penilaian program/aktiviti berkaitan pendidikan
Kategori
4. Dasar pembangunan yang berkaitan dengan Pembangunan Pendidikan
Kompetensi
Berupaya merancang, melaksana, memimpin, memantau dan menilai pelaksanaan program/aktiviti bagi mencapai matlamat dasar pembangunan yang berkaitan dengan perkembangan pendidikan
Pengetahuan
i. Wawasan 2020
ii. Rangka Rancangan Jangka Panjang Ketiga
iii.Rancangan Pembangunan Malaysia Lima Tahun (RMK semasa);
iv. Pelan Integriti Nasional; dan
v. Peruntukan Kewangan Sektor Pendidikan secara am
Kemahiran
i. Mengenal pasti isu-isu dasar pembangunan yang berkaitan dengan pendidikan;
ii. Melaksana program/aktiviti yang dirancang untuk mencapai dasar pembangunan;
iii.Menilai keberkesanan pelaksanaan program/aktiviti pendidikan untuk mencapai dasar pembangunan dan mengambil tindakan susulan
iv. Mengesan dan mengenal pasti isu-isu pendidikan semasa di peringkat nasional; dan
v. Menyediakan laporan penilaian program/aktiviti berkaitan pendidikan
Friday, April 2, 2010
Protokol dan etiket majlis rasmi 2
PANGGILAN HORMAT
Panggilan
Seri Paduka Baginda (SPB) - Yang di-Pertuan Agong
Seri Paduka Baginda(SPB) - Raja Permaisuri Agong
Duli Yang Maha Mulia(DYMM) - Sultan/Yang Dipertuan Besar/Raja Negeri-Negeri
(DYMM) - Sultanah/ Tengku Ampuan/Tuanku Ampuan
Yang Amat Mulia(YAM) - Anak-Anak Raja Yang Memerintah
Tuan Yang Terutama (TYT) - Yang Dipertua Negeri
Yang Yang Amat Berbahagia - Isteri Yang Dipertua Negeri
(YABhg)
Yang Amat Berhormat (YAB) - Perdana Menteri/Timbalan Perdana Menteri/Menteri Besar/
Ketua Menteri
(YABhg) - Isteri
Yang Berhormat (YB) - Menteri/Timbalan Menteri/Setiausaha Parlimen
YBhg. - Isteri
Yang Berhormat (YB) - Yg Dipertua Dewan Negara dan Rakyat/ Timbalan Yg
Dipertua Dewan/Ahli Dewan Negara/Ahli Dewan Rakyat/
Ahli Dewan Undangan Negeri
YBhg. - Isteri
Yang Amat Arif(YAA) - Ketua Hakim Negara
YBhg. - Isteri
Yang Arif(YA) - Hakim Besar/Hakim Mahkamah Agung/Mahkamah Tinggi
YBhg. - Isteri
Yang Berbahagia(YBhg.) - Peguam Negara
(YBhg.) - Isteri
Yang AmatBerbahagia(YABhg) - Tun
YABhg. - Toh Puan
Yang Berbahagia (YBhg) - Tan Sri
(YBhg.) - Puan Sri
Yang Berbahagia(YBhg) - Dato'/Datuk YBhg. - Datin
Yang Mulia(YM) - Tengku/Raja/Ungku/Tunku/Ku
Tuan - Syed/Sheikh/Haji
Puan/Cik - Syarifah/Siti/Hajjah
Sahibul Samahah - Mufti
Sahibul Fadilah - Kadi Besar/Kadi
Yang Berbahagia (YBhg) - Profesor
Yang Berusaha - Prof. Madya/Pegawai tiada gelaran
Yang Dihormati - Mahasiswa
SUSUNAN TEMPAT DUDUK
Dalam majlis rasmi dan formal susunan tempat duduk mesti mematuhi susunan keutamaan yang diwartakan. Jika majlis diadakan di negeri dan tetamunya pula terdiri daripada tetamu persekutuan dan negeri maka satu persetujuan hendaklah dicapai antara Protokol Persekutuan dan Protokol Negeri mengikut prinsip-prinsip yang ditetapkan. Dalam apa jua majlis kecuali Majlis Konvokesyen Universiti dan jamuan makan tetamu yang duduk di pentas atau meja khas hendaklah dihadkan.
Penentuan Susunan Tempat Duduk
1. Bentuk-bentuk susunan tempat duduk.
2. Susunan Keutamaan
3. Dif-dif paling hampir sekali dengan Tetamu Khas ialah dif terkanan.
Kekananan bermula dari kanan Tetamu Khas.
4. Susunan tempat duduk di pentas dan dif-dif hendaklah mengikut kekananan.
5. Pentas utama – acara perasmian dsb.
6. Majlis jamuan rasmi
7. Jumlah ganjil atau genap
8. Hadkan 3 , 5 , 7 | 4 , 6 , 8
9. Perhatian berpusat ke Tetamu Kehormat
10. Dif yang paling hampir dengan Tetamu Khas ialah dif yang paling utama sekali.
11. Keutamaan bermula dari kanan tetamu kehormat.
4 Prinsip Susunan
Prinsip 1
SUSUNAN HENDAKLAH MENGIKUT KEUTAMAAN
1. Susunan tempat duduk sama ada di pentas khas atau di tempat para jemputan ianya hendaklah mengikut Susunan Keutamaan.
2. Jika jemputan tanpa isteri, keutamaan di pentas khas bermula dari kanan Tetamu Khas diikuti dengan kiri, balik ke kanan, ke kiri dan seterusnya berselang seli.
3. Bagi jemputan bersama isteri, kekananan bermula dari kanan Tetamu Khas membawa ke tepi (suami/lelaki) dari kiri isteri Tetamu Khas membawa ke tepi (isteri/perempuan)
Prinsip 2
JUMLAH DIF DI PENTAS KHAS HENDAKLAH TERHAD
1. Jemputan seorang – jumlahnya angka ganjil 5, 7 dan 9.
2. Jemputan dengan isteri – jumlahnya angka genap 6, 8, 10 dan 12
Perinsip ini diwujudkan bertujuan untuk memberi penghormatan dan tumpuan kepada mereka yang berkenaan/berkaitan sahaja
Prinsip 3
TUAN RUMAH ATAU ‘HOST’ DUDUK DI SEBELAH KANAN TETAMU KEHORMAT
Tuan Rumah biasanya dikenali sebagai orang yang menjemput atau bertanggungjawab menganjurkan sesuatu majlis atau upacara.
Prinsip 4
ISTERI DUDUK DI SEBELAH KIRI SUAMI
1. Prinsip ini adalah amalan biasa dalam apa jua majlis apabila para jemputan dijemput bersama isteri.
2. Kedudukan isteri sama ada majlis siang atau malam ialah isteri duduk di sebelah kiri suami kecuali dalam keadaan-keadaan tertentu.
Bentuk Susunan Meja Majlis Jamuan
Terbahagi kepada 4:
1. Susunan Meja Panjang
2. Susunan Meja Bulat
3. Susunan Meja Gabungan Meja Panjang dan Meja Bulat
4. Susunan Meja Gabungan Meja Bulat dan Meja Panjang
• 3 Prinsip Susunan
Prinsip 1
Tetamu Kehormat hendaklah duduk di sebelah kanan Tuan Rumah sekiranya setaraf kecuali Tetamu Kehormat itu jauh lebih tinggi atau jauh lebih rendah dari Tuan Rumah
Prinsip 2
Susunan dif-dif meja utama / khas hendaklah mengikut susunan keutamaan
Prinsip 3
Wanita tidak duduk di hujung meja khas / diRaja.
Prinsip Am Meja Jamuan
• Tuan Rumah di sebelah kiri Tetamu Kehormat yang lebih tinggi dan sebaliknya sekiranya setaraf
• Wanita tidak duduk di hujung meja diRaja/khas
• Wanita tidak duduk mengetuai meja-meja panjang
• Meja bulat hendaklah penuh kecuali dihadiri oleh SPBYDA/Raja-raja, dua kerusi di hadapannya hendaklah dikosongkan dan meja berhampiran diubahsuai untuk elak tetamu lain membelakangi tetamu utama
PENGACARAAN MAJLIS FORMAL
Terdiri daripada mereka yang berkebolehan dalam bidang ini dan tidak semua orang boleh menjadi juruacara yang baik. Tujuan utama juruacara ialah memaklumkan kepada tetamu apa yang akan berlaku mengikut urutan acara majlis.
Juruacara tidak boleh menjadi Pengerusi Majlis tetapi Pengerusi Majlis boleh menjadi juruacara. Teks juruacara hendaklah ditaip dengan menggunakan kertas separuh A4 dan satu muka surat hanya dimuatkan satu pengumuman sahaja. Setiap pengumuman pula mengandungi butir-butir berikut:-
1. MASA (anggaran)
2. CUE (panduan bagi juruacara)
3. ANN (teks pengumuman)
Gaya dan isi teks juruacara adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis yang berkenaan. Setiap majlis mesti disediakan dua juruacara (seorang sebagai simpanan). Teks juruacara hendaklah disediakan oleh pihak penganjur.
PENYEDlAAN ATURCARA PENTADBIRAN
Aturcara pentadbiran adalah merupakan aturcara majlis yang ditulis secara terperinci dengan tujuan:-
• sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis tersebut
• sebagai panduan kepada semua pegawai dan pekerja yang terlibat dalam majlis tersebut
• untuk menentukan majlis berjalan dengan licin dan mengikut lunas-lunas protokol yang diterima
• untuk mengawal masa
• untuk menjadi panduan masa akan datang
• sebagai rekod
Aturcara pentadbiran yang baik mengandungi butir-butir berikut;
1. Masa
2. Tempat
3. Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci (aktiviti)
4. Pegawai yang bertanggungjawab (tindakan)
Selain daripada aturcara pentadbiran, 'Check List' hendaklah juga disediakan bagi membantu melicinkan pengendalian majlis berkenaan.
PERANAN PENYAMBUT TETAMU
Berikut ialah panduan bagi penyambut tetamu dalam majlis :-
1. Maklumat
Penyambut hendaklah mengetahui maklumat keraian yang sedang diadakan sekurang-kurangnya tujuan keraian tersebut diadakan.
2. Aturcara Keraian Yang Berkenaan
Penyambut mestilah mengetahui aturcara keraian yang berkenaan terutamanya waktu yang ditetapkan bagi tetamu sampai dan balik.
3. Susunan Tempat Duduk
Penyambut hendaklah tahu susunan tempat duduk keseluruhannya supaya senang untuk memandu atau menunjukkan tempat duduk tetamu yang berkenaan.
4. Kawasan Yang Diuntukkan
Penyambut hendaklah mahir dengan tempat dan kawasan yang diuntukkan baginya menyambut.
5. Tempat- Tempat Penting
Penyambut hendaklah mengetahui tempat-tempat yang penting seperti tandas, pintu masuk, tempat keluar dan lain-lain.
6. Senarai Tetamu Yang Dijemput
Penyambut mestilah mempunyai ringkasan keseluruhan senarai tetamu yang akan hadir dan sebaik-baiknya mengenali tetamu tersebut.
7. Senarai Tetamu Khas
Selain daripada senarai kesemua tetamu yang dijemput, senarai tetamu khas yang akan disambut hendaklah juga diketahui dengan lancar.
8. Pakaian Penyambut
Penyambut hendaklah memakai pakaian yang sempurna dan sesuai mengikut keraian yang sedang dijalankan. Pakaian terdedah bagi perempuan adalah tidak sesuai.
9. Cara Menyambut
Tetamu hendaklah disambut dengan hormat dan berikan buku aturcara jika ada. Tunjukkan tempat duduk secara hormat.
10. Mengenali Tetamu
Seboleh-bolehnya penyambut hendaklah kenal dengan tetamu yang disambut. Jika tidak kenal hendaklah bertanya dengan cara hormat.
11. Ketibaan Penyambut
Penyambut hendaklah tiba satu jam lebih awal daripada masa tetamu dijangka tiba. Penyambut hendaklah melaporkan diri kepada Pegawai Bertugas dan mengambil senarai tetamu. Ia hendaklah memeriksa semua tempat duduk dan bandingkan dengan senarai tetamu yang dikhaskan untuknya.
12. Pertanyaan dan Teguran
Jika ada apa-apa pertanyaan dimajukan, jawablah dengan sopan. Jika ada teguran dari tetamu yang kurang senang didengar, hendaklah mendiamkan diri sahaja tetapi ambil ingatan. Jangan sekali-kali bertengkar dengan tetamu atau memberi maklumat yang penyambut sendiri kurang pasti.
13. Kesulitan
Jika menghadapi kesulitan atau masalah hendaklah segera merujuk kepada Pegawai Bertugas. Dengan itu penyambut tetamu mestilah mengetahui Pegawai Bertugas pada masa itu.
14. Mudah Senyum
Penyambut hendaklah mudah senyum.
RAPTAI
Raptai amatlah penting bagi sesuatu majlis walaupun majlis tersebut merupakan majlis ulangan (selalu diadakan) dan hendaklah diadakan beberapa kali mengikut keperluan. Tujuan raptai ialah:
i) Supaya mereka yang terlibat tahu akan tugas dan tanggungjawabnya.
ii) Untuk menentukan urutan majlis.
iii) Untuk menentukan jangka masa yang tepat.
iv) Untuk memperbaiki kelemahan yang ada.
v) Untuk penyelarasan acara.
vi) Untuk membiasakan petugas-petugas dengan keadaan tempat.
NILAI-NILAI ISLAM
Majlis yang diadakan hendaklah menggambarkan hasrat kerajaan mengenai Dasar Penerapan Nilai-Nilai Islam sejajar dengan Agama Islam sebagai agama rasmi negara.
POST-MORTEM
Post-Mortem diadakan selepas selesai sesuatu majlis bagi mengukur tahap kejayaan majlis. Post-Mortem juga diadakan untuk mencari punca kelemahan serta cara-cara mengatasinya bagi majlis yang akan datang. Post-Mortem tidak akan mendapat kerjasama dari pihak yang terlibat seandainya digunakan untuk mencari kesalahan seseorang.
Panggilan
Seri Paduka Baginda (SPB) - Yang di-Pertuan Agong
Seri Paduka Baginda(SPB) - Raja Permaisuri Agong
Duli Yang Maha Mulia(DYMM) - Sultan/Yang Dipertuan Besar/Raja Negeri-Negeri
(DYMM) - Sultanah/ Tengku Ampuan/Tuanku Ampuan
Yang Amat Mulia(YAM) - Anak-Anak Raja Yang Memerintah
Tuan Yang Terutama (TYT) - Yang Dipertua Negeri
Yang Yang Amat Berbahagia - Isteri Yang Dipertua Negeri
(YABhg)
Yang Amat Berhormat (YAB) - Perdana Menteri/Timbalan Perdana Menteri/Menteri Besar/
Ketua Menteri
(YABhg) - Isteri
Yang Berhormat (YB) - Menteri/Timbalan Menteri/Setiausaha Parlimen
YBhg. - Isteri
Yang Berhormat (YB) - Yg Dipertua Dewan Negara dan Rakyat/ Timbalan Yg
Dipertua Dewan/Ahli Dewan Negara/Ahli Dewan Rakyat/
Ahli Dewan Undangan Negeri
YBhg. - Isteri
Yang Amat Arif(YAA) - Ketua Hakim Negara
YBhg. - Isteri
Yang Arif(YA) - Hakim Besar/Hakim Mahkamah Agung/Mahkamah Tinggi
YBhg. - Isteri
Yang Berbahagia(YBhg.) - Peguam Negara
(YBhg.) - Isteri
Yang AmatBerbahagia(YABhg) - Tun
YABhg. - Toh Puan
Yang Berbahagia (YBhg) - Tan Sri
(YBhg.) - Puan Sri
Yang Berbahagia(YBhg) - Dato'/Datuk YBhg. - Datin
Yang Mulia(YM) - Tengku/Raja/Ungku/Tunku/Ku
Tuan - Syed/Sheikh/Haji
Puan/Cik - Syarifah/Siti/Hajjah
Sahibul Samahah - Mufti
Sahibul Fadilah - Kadi Besar/Kadi
Yang Berbahagia (YBhg) - Profesor
Yang Berusaha - Prof. Madya/Pegawai tiada gelaran
Yang Dihormati - Mahasiswa
SUSUNAN TEMPAT DUDUK
Dalam majlis rasmi dan formal susunan tempat duduk mesti mematuhi susunan keutamaan yang diwartakan. Jika majlis diadakan di negeri dan tetamunya pula terdiri daripada tetamu persekutuan dan negeri maka satu persetujuan hendaklah dicapai antara Protokol Persekutuan dan Protokol Negeri mengikut prinsip-prinsip yang ditetapkan. Dalam apa jua majlis kecuali Majlis Konvokesyen Universiti dan jamuan makan tetamu yang duduk di pentas atau meja khas hendaklah dihadkan.
Penentuan Susunan Tempat Duduk
1. Bentuk-bentuk susunan tempat duduk.
2. Susunan Keutamaan
3. Dif-dif paling hampir sekali dengan Tetamu Khas ialah dif terkanan.
Kekananan bermula dari kanan Tetamu Khas.
4. Susunan tempat duduk di pentas dan dif-dif hendaklah mengikut kekananan.
5. Pentas utama – acara perasmian dsb.
6. Majlis jamuan rasmi
7. Jumlah ganjil atau genap
8. Hadkan 3 , 5 , 7 | 4 , 6 , 8
9. Perhatian berpusat ke Tetamu Kehormat
10. Dif yang paling hampir dengan Tetamu Khas ialah dif yang paling utama sekali.
11. Keutamaan bermula dari kanan tetamu kehormat.
4 Prinsip Susunan
Prinsip 1
SUSUNAN HENDAKLAH MENGIKUT KEUTAMAAN
1. Susunan tempat duduk sama ada di pentas khas atau di tempat para jemputan ianya hendaklah mengikut Susunan Keutamaan.
2. Jika jemputan tanpa isteri, keutamaan di pentas khas bermula dari kanan Tetamu Khas diikuti dengan kiri, balik ke kanan, ke kiri dan seterusnya berselang seli.
3. Bagi jemputan bersama isteri, kekananan bermula dari kanan Tetamu Khas membawa ke tepi (suami/lelaki) dari kiri isteri Tetamu Khas membawa ke tepi (isteri/perempuan)
Prinsip 2
JUMLAH DIF DI PENTAS KHAS HENDAKLAH TERHAD
1. Jemputan seorang – jumlahnya angka ganjil 5, 7 dan 9.
2. Jemputan dengan isteri – jumlahnya angka genap 6, 8, 10 dan 12
Perinsip ini diwujudkan bertujuan untuk memberi penghormatan dan tumpuan kepada mereka yang berkenaan/berkaitan sahaja
Prinsip 3
TUAN RUMAH ATAU ‘HOST’ DUDUK DI SEBELAH KANAN TETAMU KEHORMAT
Tuan Rumah biasanya dikenali sebagai orang yang menjemput atau bertanggungjawab menganjurkan sesuatu majlis atau upacara.
Prinsip 4
ISTERI DUDUK DI SEBELAH KIRI SUAMI
1. Prinsip ini adalah amalan biasa dalam apa jua majlis apabila para jemputan dijemput bersama isteri.
2. Kedudukan isteri sama ada majlis siang atau malam ialah isteri duduk di sebelah kiri suami kecuali dalam keadaan-keadaan tertentu.
Bentuk Susunan Meja Majlis Jamuan
Terbahagi kepada 4:
1. Susunan Meja Panjang
2. Susunan Meja Bulat
3. Susunan Meja Gabungan Meja Panjang dan Meja Bulat
4. Susunan Meja Gabungan Meja Bulat dan Meja Panjang
• 3 Prinsip Susunan
Prinsip 1
Tetamu Kehormat hendaklah duduk di sebelah kanan Tuan Rumah sekiranya setaraf kecuali Tetamu Kehormat itu jauh lebih tinggi atau jauh lebih rendah dari Tuan Rumah
Prinsip 2
Susunan dif-dif meja utama / khas hendaklah mengikut susunan keutamaan
Prinsip 3
Wanita tidak duduk di hujung meja khas / diRaja.
Prinsip Am Meja Jamuan
• Tuan Rumah di sebelah kiri Tetamu Kehormat yang lebih tinggi dan sebaliknya sekiranya setaraf
• Wanita tidak duduk di hujung meja diRaja/khas
• Wanita tidak duduk mengetuai meja-meja panjang
• Meja bulat hendaklah penuh kecuali dihadiri oleh SPBYDA/Raja-raja, dua kerusi di hadapannya hendaklah dikosongkan dan meja berhampiran diubahsuai untuk elak tetamu lain membelakangi tetamu utama
PENGACARAAN MAJLIS FORMAL
Terdiri daripada mereka yang berkebolehan dalam bidang ini dan tidak semua orang boleh menjadi juruacara yang baik. Tujuan utama juruacara ialah memaklumkan kepada tetamu apa yang akan berlaku mengikut urutan acara majlis.
Juruacara tidak boleh menjadi Pengerusi Majlis tetapi Pengerusi Majlis boleh menjadi juruacara. Teks juruacara hendaklah ditaip dengan menggunakan kertas separuh A4 dan satu muka surat hanya dimuatkan satu pengumuman sahaja. Setiap pengumuman pula mengandungi butir-butir berikut:-
1. MASA (anggaran)
2. CUE (panduan bagi juruacara)
3. ANN (teks pengumuman)
Gaya dan isi teks juruacara adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis yang berkenaan. Setiap majlis mesti disediakan dua juruacara (seorang sebagai simpanan). Teks juruacara hendaklah disediakan oleh pihak penganjur.
PENYEDlAAN ATURCARA PENTADBIRAN
Aturcara pentadbiran adalah merupakan aturcara majlis yang ditulis secara terperinci dengan tujuan:-
• sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis tersebut
• sebagai panduan kepada semua pegawai dan pekerja yang terlibat dalam majlis tersebut
• untuk menentukan majlis berjalan dengan licin dan mengikut lunas-lunas protokol yang diterima
• untuk mengawal masa
• untuk menjadi panduan masa akan datang
• sebagai rekod
Aturcara pentadbiran yang baik mengandungi butir-butir berikut;
1. Masa
2. Tempat
3. Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci (aktiviti)
4. Pegawai yang bertanggungjawab (tindakan)
Selain daripada aturcara pentadbiran, 'Check List' hendaklah juga disediakan bagi membantu melicinkan pengendalian majlis berkenaan.
PERANAN PENYAMBUT TETAMU
Berikut ialah panduan bagi penyambut tetamu dalam majlis :-
1. Maklumat
Penyambut hendaklah mengetahui maklumat keraian yang sedang diadakan sekurang-kurangnya tujuan keraian tersebut diadakan.
2. Aturcara Keraian Yang Berkenaan
Penyambut mestilah mengetahui aturcara keraian yang berkenaan terutamanya waktu yang ditetapkan bagi tetamu sampai dan balik.
3. Susunan Tempat Duduk
Penyambut hendaklah tahu susunan tempat duduk keseluruhannya supaya senang untuk memandu atau menunjukkan tempat duduk tetamu yang berkenaan.
4. Kawasan Yang Diuntukkan
Penyambut hendaklah mahir dengan tempat dan kawasan yang diuntukkan baginya menyambut.
5. Tempat- Tempat Penting
Penyambut hendaklah mengetahui tempat-tempat yang penting seperti tandas, pintu masuk, tempat keluar dan lain-lain.
6. Senarai Tetamu Yang Dijemput
Penyambut mestilah mempunyai ringkasan keseluruhan senarai tetamu yang akan hadir dan sebaik-baiknya mengenali tetamu tersebut.
7. Senarai Tetamu Khas
Selain daripada senarai kesemua tetamu yang dijemput, senarai tetamu khas yang akan disambut hendaklah juga diketahui dengan lancar.
8. Pakaian Penyambut
Penyambut hendaklah memakai pakaian yang sempurna dan sesuai mengikut keraian yang sedang dijalankan. Pakaian terdedah bagi perempuan adalah tidak sesuai.
9. Cara Menyambut
Tetamu hendaklah disambut dengan hormat dan berikan buku aturcara jika ada. Tunjukkan tempat duduk secara hormat.
10. Mengenali Tetamu
Seboleh-bolehnya penyambut hendaklah kenal dengan tetamu yang disambut. Jika tidak kenal hendaklah bertanya dengan cara hormat.
11. Ketibaan Penyambut
Penyambut hendaklah tiba satu jam lebih awal daripada masa tetamu dijangka tiba. Penyambut hendaklah melaporkan diri kepada Pegawai Bertugas dan mengambil senarai tetamu. Ia hendaklah memeriksa semua tempat duduk dan bandingkan dengan senarai tetamu yang dikhaskan untuknya.
12. Pertanyaan dan Teguran
Jika ada apa-apa pertanyaan dimajukan, jawablah dengan sopan. Jika ada teguran dari tetamu yang kurang senang didengar, hendaklah mendiamkan diri sahaja tetapi ambil ingatan. Jangan sekali-kali bertengkar dengan tetamu atau memberi maklumat yang penyambut sendiri kurang pasti.
13. Kesulitan
Jika menghadapi kesulitan atau masalah hendaklah segera merujuk kepada Pegawai Bertugas. Dengan itu penyambut tetamu mestilah mengetahui Pegawai Bertugas pada masa itu.
14. Mudah Senyum
Penyambut hendaklah mudah senyum.
RAPTAI
Raptai amatlah penting bagi sesuatu majlis walaupun majlis tersebut merupakan majlis ulangan (selalu diadakan) dan hendaklah diadakan beberapa kali mengikut keperluan. Tujuan raptai ialah:
i) Supaya mereka yang terlibat tahu akan tugas dan tanggungjawabnya.
ii) Untuk menentukan urutan majlis.
iii) Untuk menentukan jangka masa yang tepat.
iv) Untuk memperbaiki kelemahan yang ada.
v) Untuk penyelarasan acara.
vi) Untuk membiasakan petugas-petugas dengan keadaan tempat.
NILAI-NILAI ISLAM
Majlis yang diadakan hendaklah menggambarkan hasrat kerajaan mengenai Dasar Penerapan Nilai-Nilai Islam sejajar dengan Agama Islam sebagai agama rasmi negara.
POST-MORTEM
Post-Mortem diadakan selepas selesai sesuatu majlis bagi mengukur tahap kejayaan majlis. Post-Mortem juga diadakan untuk mencari punca kelemahan serta cara-cara mengatasinya bagi majlis yang akan datang. Post-Mortem tidak akan mendapat kerjasama dari pihak yang terlibat seandainya digunakan untuk mencari kesalahan seseorang.
Tuesday, March 30, 2010
Protokol dan etiket majlis rasmi 1
PENDAHULUAN
Etiket merupakan peraturan-peraturan tingkahlaku atau sopan santun samada dalam kehidupan harian, dalam perhubungan antara satu sama lain atau dalam majlis yang berbentuk formal atau tidak formal. Apa jua perilaku yang dilakukan oleh seseorang yang mengikut peraturan-peraturan atau norma-norma yang diterima oleh masyarakat atau yang berlandaskan kepada timbang rasa adalah dianggap sebagai mempunyai nilai etiket yang tinggi yang boleh mempertingkatkan imej seseorang itu.
Amalan protokol dalam sesuatu majlis bertujuan menetapkan penghormatan yang diberikan kepada seseorang tetamu kehormat dan para jemputan, di samping menetapkan peraturan yang perlu diikuti dan dipatuhi oleh penganjur sesuatu majlis. Kesempurnaan majlis yang dianjurkan akan mencerminkan atau melambangkan kreativiti, kredibiliti dan keupayaan sesebuah agensi tersebut menganjurkan sesuatu majlis.
Jenis-jenis Majlis Rasmi
1. Majlis Penuh Istiadat
Istiadat pertabalan, penganugerahan darjah kebesaran, menyampaikan surat tauliah dan mengangkat sumpah oleh menteri.
2. Majlis Rasmi dan Formal
Majlis jamuan makan malam yang diberi oleh Perdana Menteri untuk seseorang ketua negara asing.
3. Majlis Rasmi tetapi Tidak Formal
Majlis yang tidak banyak mematuhi protokol seperti majlis jamuan teh sempena hari kebangsaan.
4. Majlis Tidak Rasmi tetapi Formal
Dianjurkan oleh pihak swasta yang memerlukan protokol seperti perasmian sesebuah bangunan oleh Perdana Menteri atau Menteri.
5. Majlis Tidak Rasmi dan Tidak Formal
Seperti hari keluarga sesebuah agensi kerajaan atau swasta.
ASPEK-ASPEK PENGURUSAN PELBAGAI MAJLIS RASMI ATAU FORMAL
1. Jawatankuasa
2. Tempat majlis
3. Penyediaan senarai jemputan
4. Aturcara majlis
5. Kesesuaian pakaian dalam majlis
6. Penulisan dan pengedaran Kad Jemputan
7. Pemilihan Menu
8. Susunan keutamaan
9. Panggilan hormat
10. Susunan tempat duduk
11. Pengacaraan Majlis Formal
12. Penyediaan aturcara pentadbiran
13. Peranan penyambut tetamu
14. Raptai
15. Nilai-nilai Islam
16. Post-Mortem
ELEMEN PENTING ETIKET
1. Cita Rasa Berpakaian
2. Kesesuaian Pakaian dalam Pelbagai Situasi
3. Penampilan dan Pengayaan Diri
4. Kesopanan dalam Pertemuan dan Perkenalan
5. Kesopanan dalam Perbualan Sosial
6. Kesopanan Menghadiri Majlis Jamuan Ringan Secara Berdiri
7. Kesopanan Menghadiri Majlis Jamuan Ringan Secara Duduk
8. Kesopanan dalam Majlis Buffet
9. Adab Makan Pelbagai Kaum di Malaysia
10. Kesopanan Tuan Rumah dan Kesopanan Tetamu (Majlis di Rumah)
11. Kesopanan Tuan Rumah dan Kesopanan Tetamu (Majlis di Luar Rumah)
12. Menghadiri Pelbagai Majlis Formal
13. Mengenali Peralatan Jamuan
14. Cara Menghidang
15. Tertib di Meja Makan
ANTARA ELEMEN PENTING ETIKET
1. TERTIB PERKENALAN
a) Prinsip Perkenalan
• Perkenalkan lelaki kepada wanita.
• Perkenalkan orang yang kurang penting kepada orang yang lebih penting.
• Perkenalkan orang yang lebih rendah pangkatnya kepada orang yang lebih tinggi pangkatnya.
• Perkenalkan orang yang lebih muda kepada orang yang lebih tua.
b) Keberkesanan dalam perkenalan
• Kedua pihak bersedia untuk memperkenalkan dan untuk menerima perkenalan.
• Sebut nama dengan jelas dan betul.
• Perlakuan yang tertib.
• Pandang ke arah mata orang yang akan diperkenalkan.
• Jika terlupa nama orang yang akan diperkenalkan, sebaik-baiknya akui.
• Perkenalkan diri sendiri terlebih dahulu.
• Elakkan perbuatan seperti menepuk bahu dengan kuat atau menggenggam dengan kuat.
• Bercakaplah dengan perlahan tetapi jelas.
b.) Tertib Memperkenalkan
i) Izinkan saya memperkenalkan ...............
ii) Puan..........inilah Encik..............
iii) Boleh saya memperkenalkan ...................
c.) Cara Menjawab Yang Sopan
i) Apa Khabar ?
ii) Bertuah dapat berkenalan!
iii) Hello!
d.) Larangan Semasa Menjawab Perkenalan
i) Elakkan bertanya tentang asal usul tempat / daerah / bangsa / agama.
ii) Elakkan bertanya tentang pangkat atau kursus.
iii) Elakkan bercakap kasar dan meninggikan suara.
iv) Elakkan menjeling dan menoleh ke tempat lain.
v) Elakkan memandang jijik kepada orang yang diperkenalkan.
vi) Elakkan memberi senyuman sinis / tidak ikhlas.
2. BERJABAT TANGAN (BERSALAM)
a. Pelbagai cara
• Kasar dan agresif
• Mengawal
• Hujung jari sahaja
• Tarik
• Sejuk
• Erat dan mesra
b. Perkara-perkara negatif semasa bersalam
• Pengangan yang longgar menunjukkan kurang minat atau sambil lewa.
• Hujung jari menunjukkan dingin, separuh berminat dan kurang penting.
• Tiada kontak mata menunjukkan tidak penting / kurang suka dan tidak berminat.
• Genggam dengan kuat menunjukkan dendam dan perasaan marah.
• Enggan bersalam menunjukkan rasa tidak menerima atau membenci.
Perempuan hendaklah menghulurkan tangan dahulu. Tempoh adalah mengikut keadaan . Dalam keadaan biasa, kira-kira lima saat. Sekiranya tidak mahu bersalam, memadai dengan menundukkan kepala dan letakkan tangan di belakang. Tidak perlu menggunakan pelapik seperti tudung / sapu tangan untuk bersalam.
3. PERBUALAN SOSIAL
a.) Contoh tajuk perbualan sosial yang sesuai adalah seperti berikut:-
Hobi.
Sukan.
Muzik.
Rancangan Televisyen.
Pakaian.
Menanam bunga (Gardening).
Makanan.
Pengembaraan.
Kesenian.
Cuaca.
b.) Contoh tajuk perbualan sosial yang tidak sesuai
• Perbualan peribadi.
• Fahaman politik.
• Keagamaan.
• Peperangan.
c) Tertib perbualan sosial
Kedua-kedua pihak berminat.
Pandang ke arah orang yang bercakap.
Dengar dengan teliti.
Bercakap dengan nada yang biasa.
Tempoh bercakap berpadan (tidak terlalu lama).
Bercakap secara bersahaja.
Beri laluan kepada yang mendengar untuk bercakap.
Berbual dengan seberapa ramai yang boleh dalam sesuatu kumpulan.
4. TATAHIAS PAKAIAN DAN GAYA
Kepentingan Tatahias
Pakaian bagi sesuatu majlis adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis tersebut. Penampilan seseorang individu dalam sesuatu urusan rasmi sentiasa diiringi oleh dua bentuk imej:-
i. Imej organisasi di mana ianya berkhidmat .
ii. Imej peribadi.
a) Kesesuaian pakaian wanita
Perkara seperti berikut harus diberi perhatian :-
• Elakkan daripada memakai kain berkilat / berkilau pada siang hari.
• Elakkan daripada memakai satu warna sahaja.
• Jangan melebihi empat warna pada satu masa
• Pilihan warna kain hendaklah berasaskan kepada warna kulit dan bentuk badan.
• Jangan terikut-ikut fesyen yang mungkin tidak sesuai.
• Gunakan kain jenis nipis, lembut dan serap tetapi tidak jarang.
• Bila menggunakan alat solek, jangan keterlaluan.
• Gunakan bedak yang tidak mempunyai bau yang kuat.
• Rambut hendaklah tersisir rapi.
• Semua bahagian rambut tertutup dan diikat kemas jika memakai tudung.
• Jika memakai mini telengkong, warna tudung hendaklah bertentangan dengan warna baju.
• Bila gunakan sarung kaki pilih warna ‘skin colour’
• Corak fabrik tidak lebih dari empat warna.
• Hindarkan daripada memakai anting-anting labuh, rantai tangan yang berloceng yang akan membuat bunyi apabila anda berjalan.
• Jauhi daripada memakai baju yang banyak rupol (frills) ataupun berbunga besar.
• Perhiasan hendaklah yang minima dan bukan menjolok mata.
• Jangan memakai gelang tangan dan jam tangan ditangan yang sama.
b) Kesesuaian Pakaian Lelaki
• Kurang sesuai berbaju lengan pendek jika bertali leher.
• Sematkan semua butang baju jika tidak bertali leher (kecuali butang kolar).
• Jangan lipat bahagian lengan kemeja lengan panjang.
• Memakai tali leher hanya dengan kemeja lengan panjang
• Bahagian hujung tali leher mestilah sampai ke bahagian kepala tali pinggang.
• Sesuaikan warna tali leher dengan baju.
• Tali leher berjalur sesuai dengan baju tanpa corak.
• Badan kurus dan gempal hendaklah memakai singlet
• Sesuaikan warna stoking dengan seluar.
• Kasut hendaklah bersih dan berkilat.
• Stoking putih tidak sesuai dalam majlis.
• Gunakan ‘cologne’ dan deodoron yang kembut. Jika bergaul dengan orang ramai sapukan ‘cologne’ di kedua belah bahu.
• Pakai singlet jika memakai bush-jacket tetapi jangan sampai kelihatan singlet tersebut.
• Seluar dan bush-jacket hendaklah sama warna dan bahan (material)
• Baju berwarna putih sebagai pilihan pertama.Lain-lain warna tanpa corak (light and plain) sebagai pilihan kedua.
• Baju hendaklah sentiasa dimasukkan dalam seluar.
• Elakkan dari memakai baju ketat yang boleh menyulitkan pergerakan badan dan tangan.
• Jangan memakai baju, seluar dan stoking corak/jenis berjalur keseluruhannya.
• Seluar jangan terlalu labuh hingga memecah lantai ataupun singkat hingga kelihatan tergantung. Jangan memakai seluar yang ketat (drainpipe).
• Stokin berwarna putih tidak sesuai dengan pakaian pejabat melainkan berpakaian putih / berpakaian sukan.
• Kasut bersukan walaupun mahal, tidak ada tempat dalam urusan rasmi.
5. KESESUAIAN PAKAIAN BAGI PELBAGAI MAJLIS ADALAH SEPERTI BERIKUT :-
(a) Perempuan (b) Lelaki
Majlis
1)Bankuet Negara atau Negeri
(a) Baju Kurung Atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak sedondon (b) Mess Kit/White Tie/Baju Kebangsaan Rasmi dengan Darjah Kebesaran
2Jamuan Makan Malam Rasmi oleh Ketua Negara atau Ketua Kerajaan
(a)Baju Kurung berselendang/Baju Kebaya Labuh Berselendang
(b)Baju Kebangsaan Hitam/Black Tie
3)Jamuan Makan Malam Formal
(a)Baju Kurung/Baju Kebaya Labuh
(b)Baju Kebangsaan /Lounge Suit
4)Jamuan Makan Malam Tidak Formal
(a)Baju Melayu Moden
(b)Baju Batik Lengan Panjang
5)Jamuan Makan Tengahari Rasmi
(a)Baju Kebaya/Baju Kurung
(b)Baju Batik Lengan Panjang/ Lounge suit/Pakaian Kerja
6)Jamuan Makan Tengahari Tidak Rasmi
(a) Baju Melayu Moden
(b) Baju Batik Lengan Panjang
7)Jamuan Teh Rasmi Kebesaran
(a)Baju Kurung/Baju Kebaya Labuh
(b)Baju Batik Lengan Panjang/ Lounge suit/Pakaian Kerja
8)Penguniaan Darjah Kebesaran
(a)Baju Kurung atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak sedondon
(b)Baju Batik Lengan Panjang /Lounge Suit/Pakaian Kerja
9)Istiadat Pertabalan
(a)Baju Kurung atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak sedondon
(b)Pakaian Istiadat/Baju Kebangsaan Rasmi
10)Hari Ulang Tahun Kemerdekaan
(a)Baju Kebaya/Baju Kurung
(b)Baju Batik Lengan Panjang/Bush-Jacket/Pakaian Kerja
11)Pembukaan Persidangan Parlimen
(a)Baju Kurung atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak sedondon
(b)Pakaian Istiadat/Baju Kebangsaan Rasmi
12)Mengadap Tuanku
(a)Baju Kurung atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak sedondon
(b)Lounge suit gelap dan bersongkok/ baju kebangsaan
13)Cocktails dan Receptions
(a)Baju Kebaya/Baju Kurung
(b)Baju Batik Lengan Panjang/Lounge Suit
14)Musabaqah
(a)Baju Kurung atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak sedondon
(b)Baju Kebangsaan/ Baju Batik Lengan Panjang/Lain-lain Pakaian yang sesuai
15)Pengebumian
(a)Baju Kurung atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak sedondon
(b)Baju Kebangsaan/ Baju Batik Lengan Panjang/Lain-lain Pakaian yang sesuai
16)Majlis Anjuran Agensi (siang)
(a) Pakaian Kerja
(b) Baju Kebangsaan
17)Majlis di Luar Dewan seperti Perasmian Sukan
(a)Baju Kurung
(b)Pakaian Kerja
18)Anugerah Sastera Negara dan Anugerah Seni
(a)Baju Kurung atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak sedondon
(b)Baju Batik Lengan Panjang/Baju Kebangsaan Hitam/Lounge suit warna gelap
6. HIASAN
Barang-barang kemas samada tulen atau tiruan seperti subang, gelang tangan, rantai tangan, jam, cincin, dan rantai leher memang perlu dipakai. Kesederhanaan adalah yang paling sesuai dan ia adalah sebahagian daripada pakaian yang menambah seri. Oleh yang demikian, hendaklah dipadankan dengan baju yang dipakai. Elakkan memakai terlalu banyak hiasan.
a) Tali Pinggang
i) dari jenis kulit, PVC, kain atau besi yang sesuai
b) Selendang dan Skaf
i) dipakai dengan pakaian kurang formal atau formal seperti di majlis rasmi dengan cara disangkutkan di bahu.
ii) Dipakai di majlis keagamaan dan dalam menziarahi kematian-selendang menutupi seluruh kepala.
c) Beg Tangan
Beg yang sesuai mengikut keadaan seperti :-
i) Kegunaan harian di pejabat.
ii) Kegunaan pelbagai.
iii) Kegunaan majlis rasmi.
7. MINYAK WANGI
Pilihan yang lembut, supaya ia tidak melemaskan atau memeningkan
a) Minyak wangi tulen
i) Adalah pekat dan hendaklah dipakai sedikit sahaja.
b) Eau de toilette
i) Air kolon yang kurang pekat dan lebih murah. Ia perlu dipakai beberapa kali sehari kerana baunya tidak pekat.
c) Semburan badan
i) Ini adalah bau-bauan yang sangat ringan dan tidak pekat.
8. KESIHATAN, KEBERSIHAN, DAN KEKEMASAN
Aspek ini amat penting, ia menggambarkan sejauhmana seseorang itu memberi keutamaan kepada pengurusan dirinya.
Antara perkara-perkara yang dimaksudkan ialah :
a) Bahagian kepala dan muka
• Rambut perlu diurus kemas dan kelihatan terjaga.
• Misai dan janggut diurus dengan baik.
• Bulu hidung tidak kelihatan liar.
• Gigi sentisa bersih.
• Pernafasan tidak berbau.
b) Bahagian badan dan tangan
• Badan tidak berbau.
• Baju tidak ada tanda tercarik.
• Baju tidak kelihatan berdaki di bahagian lengan, poket dan kolar.
• Baju kelihatan tidak bergosok (iron).
• Kuku jari dipotong tidak kelihatan panjang atau tanda digigit-gigit.
• Kulit di lengan, siku, muka dan leher tidak terdapat tanda-tanda berpenyakit atau bersisik.
c) Bahagian punggung dan kaki
• Seluar tidak kelihatan tidak bergosok (iron)
• Seluar tidak kelihatan tercarik.
• Tidak berstokin.
• Memakai stokin lebih daripada hadnya harinya.
• Bagi wanita, jangan pakai stokin berwarna perang atau berbunga.
• Kasut kelihatan kelabu.
• Kasut coklat kelihatan hitam.
• Tumit kasut hendaklah diperbaiki sekiranya sudah “worn-out”.
ASPEK-ASPEK PENGURUSAN PELBAGAI MAJLIS RASMI ATAU FORMAL
JAWATANKUASA
Dalam perlaksanaan sesuatu majlis, jawatankuasa adalah penting. Jawatankuasa yang dimaksudkan di sini bukanlah jawatankuasa yang ditubuhkan khas untuk sesuatu majlis atau jawatankuasa yang ditubuhkan secara 'adhoc', tetapi satu jawatankuasa tetap yang mempunyai ahli yang terhad bilangannya dan mempunyai tugas dan tanggungjawab yang ditetapkan.
Di peringkat persekutuan, semua majlis rasmi kerajaan dikelolakan oleh sebuah jawatankuasa yang dikenali sebagai Jawatankuasa Majlis Rasmi atau 'Official Functions' Committee '. Di peringkat agensi maka adalah perlu mempunyai satu jawatankuasa majlis rasmi yang tetap yang akan merancang dan melaksanakan semua majlis rasmi bagi agensi berkenaan. Bilangan ahlinya terhad, jika boleh tidak melebihi dari tujuh orang, dan terdiri daripada pegawai di agensi yang berkenaan sahaja.
TEMPAT MAJLIS
Penentuan tempat majlis adalah perlu dibuat awal kerana tempat majlis ada kaitannya dengan bilangan tetamu dan anggaran perbelanjaan. Perkara-perkara penting yang mesti diambilkira adalah seperti berikut:
i). Diketahui umum dan mudah dituju
ii). Mempunyai tempat letak kereta yang mencukupi
iii). Mempunyai ruang legar yang luas
iv). Mempunyai kemudahan asas yang mencukupi
v). Sesuai dengan jenis majlis yang hendak diadakan
Ada majlis yang diadakan di dalam dewan dan ada majlis yang diadakan di luar dewan yang lebih terbuka. Penggunaan protokol adalah tertakluk kepada jenis majlis dan juga tempat majlis itu diadakan. Biasanya majlis yang diadakan di tempat yang terbuka dan juga di tempat ibadat penggunaan protokol adalah terhad dan adakalanya terpaksa diubahsuai.
PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN
Bagi setiap majlis. hendaklah disediakan dalam 5 bentuk iaitu:
i) Ringkasan Senarai
Ia merupakan senarai kategori dan bilangan tetamu. Tujuannya adalah supaya dapat diketahui kategori tetamu, bilangannya, kombinasi dan peringkat tetamu.
ii) Senarai Nama
Senarai Nama adalah senarai yang akan menyenaraikan nama-nama tetamu mengikut kategori. Jika dalam kategori menteri ada senarai 4 orang menteri maka nama 4 orang menteri yang akan dijemput hendaklah ditulis. Senarai nama ini bukanlah setakat nama sahaja tetapi hendaklah mengandungi butir lain yang lengkap seperti:
• Nama penuh dengan gelaran dan Darjah Kebesaran yang disandang (jika ada)
• Nama isteri (jika diketahui)
• Jawatan atau pangkat
• Alamat Pejabat (lengkap dengan poskod)
• Nombor Telefon Pejabat
• Alamat Rumah (lengkap dengan poskod)
• Nombor Telefon Rumah
• Nama Setiausaha Sulit dan Nombor Telefon (jika ada)
iii) Senarai Mengikut Keutamaan
Senarai tetamu dari senarai kedua tadi disusun mengikut susunan keutamaan. Senarai ini hendaklah mengikut panduan dan Susunan Keutamaan Persekutuan atau negeri, atau agensi mana yang berkenaan. Dalam menyediakan senarai ini tidak perlu ditulis secara terperinci dan memadai namanya sahaja serta ringkasan jawatan.
iv) Senarai Jawapan Kehadiran
Senarai ini adalah sama dengan senarai ketiga tetapi ditambah dengan dua ruangan di sebelah kanan untuk ditandakan hadir dan tidak hadir. Ruang ini hendaklah serta-merta ditandakan, sebaik sahaja menerima jawapan hadir atau tidak hadir.
v) Senarai Hadir
Senarai yang terakhir dan mengandungi senarai tetamu yang menjawab hadir sahaja. Senarai ini adalah diambil dari senarai keempat dengan mengeluarkan nama-nama tetamu yang telah menjawab tidak hadir. Nombor kerusi tetamu biasanya tercatit dalam senarai ini dan . Penyambut tetamu perlu ada senarai ini.
ATURCARA MAJLIS
Aturcara majlis ialah urutan cara dalam sesuatu majlis dari mula hingga akhir. Majlis rasmi kerajaan yang diadakan pada sebelah malam hendaklah dimulakan selepas 8.00 malam dan ditamatkan selewat-lewatnya jam 11.30 malam. Majlis yang diadakan pada sebelah siang jika hari Jumaat hendaklah ditamatkan sebelum 12.15 tengahari dan jika dimulakan pada sebelah petang hendaklah tidak lebih awal daripada 2.45 petang.
Cara membuat aturcara majlis ialah dengan menyenaraikan dahulu acaranya mengjkut urutannya. Lepas itu letakkan masa akhirnya dan kemudian dari waktu akhir rnembawa ke waktu permulaan. Sebelum itu hendaklah ditentukan jangka masa bagi setiap acara.
PENULISAN DAN PENGEDARAN KAD JEMPUTAN
Kad Jemputan hendaklah mengandungi butir-butir berikut:
1. Nama majlis
2. Penganjur atau yang menjemput
3. Logo agensi
4. Tempat majlis
5. Ruang nama jemputan
6. Tarikh majlis diadakan
7. Masa majlis bermula dan masa majlis berakhir
8. Masa ketibaan tetamu
9. Panduan pakaian
10. Nama dan nombor telefon rujukan
11. Aturcara majlis (mengikut keperluan) dan plan tempat majlis (mengikut keperluan)
12. Kad jawapan (mengikut keperluan)
13. Plan Lokasi (mengikut keperluan)
Nama tetamu di kad jemputan hendaklah ditulis dengan tangan manakala sampulnya ditaip dan diedarkan 4 minggu sebelum majlis diadakan dan tarikh jawapan diterima ialah seminggu sebelum majlis diadakan. Jika masa lewat iaitu kurang dari dua minggu kad-kad jemputan hendaklah dihantar dengan tangan.
PEMILIHAN MENU
Terdapat tiga kategori jamuan iaitu:-
a) Jamuan ringan dalam sesuatu majlis
Jamuan ringan dalam sesuatu majlis ialah jamuan yang diadakan di pertengahan majlis ataupun di penghujung majlis. Biasanya diadakan di penghujung majlis. Jika majlis mengambil masa yang lama maka diadakan jamuan ringan di pertengahan majlis iaitu masa rehat. Menu bagi jamuan ini tidak perlu berat dan jenisnya pula mengikut cara jamuan itu diadakan samada buffet berdiri, buffet duduk atau duduk.
Bagi Buffet berdiri menu yang disediakan hendaklah yang senang dimakan. Makan yang berbungkus tidak sesuai. Cara buffet duduk boleh terdiri daripada jenis makanan yang susah sedikit untuk dimakan clan berat sedikit kerana tetamu senang untuk makan dan berasa selesa.
b) Majlis khas jamuan ringan
Majlis khas jamuan ringan biasanya diadakan secara duduk dan dengan itu boleh disediakan menu yang lebih berat dan jenis buffet. Walau bagaimanapun kombinasi kuih muih hendaklah mengikut prinsip; manis-pedas, berbungkus-terbuka, warna-warni, keras-lembut dan sebagainya.
c) Jamuan makan
Menu bagi majlis jamuan makan pula terbahagi kepada dua iaitu Menu Biasa dan Menu Barat. Makanan China atau "Chinese food" tidak sesuai bagi majlis rasmi dan formal sebab cara menghidangnya sukar mengikut amalan protokol di Malaysia.
Menu Biasa yang mengandungi nasi dan lauk pauk adalah sesuai untuk majlis yang tetamunya ialah orang-orang tempatan manakala Menu Barat hanya digunakan apabila terdapat ramai tetamu luar negeri atau majlis tersebut khas diadakan untuk tetamu luar negeri.
SUSUNAN KEUTAMAAN
Dari segi protokol, keutamaan yang perlu diikuti dalam majlis rasmi dan formal ialah keutamaan yang diwartakan sebagai Susunan Keutamaan Persekutuan dengan pindaan-pindaan yang telah diluluskan dari semasa ke semasa. Di peringkat negeri pula hendaklah mematuhi Susunan Keutamaan Negeri yang berkenaan. Susunan ini hendaklah diamalkan di semua majlis formal seperti aturan ketibaan dan balik, tempat duduk, teks juruacara, teks ucapan clan lain-lainnya.
1. Yang di-Pertuan Agong.
2. Raja Permaisuri Agong.
3. Raja-raja dan Pemangku-Pemangku Raja
4. Yang di-Pertua Negeri-Negeri.
5. Bekas-bekas Raja Permaisuri Agong yang menerima saraan DiRaja daripada Kerajaan Persekutuan.
6. Perdana Menteri.
7. Timbalan Perdana Menteri
Kehormat- 7A. Bakal-bakal Raja (Tengku Mahkota atau Raja Muda)
8. Ahli-ahli Darjah Utama Seri Mahkota Negara (D.M.N.).
9. Ahli-ahli Seri Maharaja Mangku Negara (S.M.N.).
10. Ahli-ahli Seri Setia Mahkota (S.S.M.).
Kehormat-10A. Dato-Dato Undang Yang Empat Negeri Sembilan dan Tengku Besar Tampin, Negeri Sembilan.
11. Ketua Hakim Negara Mahkamah Persekutuan.
12. Yang di-Pertua Dewan Negara.
13. Yang di-Pertua Dewan Rakyat.
14. Bekas-bekas Perdana Menteri.
15. Bekas-bekas Timbalan Perdana Menteri.
16. Ahli-ahli Jemaah Menteri.
17. Setiausaha Jemaah Menteri/Ketua Setiausaha Negara.
Kehormat-17 A. Menteri-Menteri Besar dan Ketua-Ketua Menteri.
18. Peguam Negara.
19. Panglima Angkatan Tentera.
20. Ketua Polis Negara.
21. Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam.
22. Timbalan- Timbalan Menteri.
23. Timbalan Yang di-Pertua Dewan Negara dan Timbalan Yang di-Pertua Dewan Rakyat.
24. Pesuruhjaya-Pesuruhjaya Tinggi, Duta-Duta Besar, Menteri-Menteri Yang Mutlak, Pemangku- Pemangku Pesuruhjaya Tinggi dan Kuasa-Kuasa Usaha.
25. Presiden Mahkamah Rayuan.
26. Hakim Besar Mahkamah Tinggi di Malaya.
27. Hakim Besar Mahkamah Tinggi di Sabah dan Sarawak
28. Ketua Pembangkang di Parlimen.
29. Hakim-Hakim Mahkamah Persekutuan
30. Hakim-Hakim Mahkamah Rayuan.
31. Setiausaha-Setiausaha Parlimen.
32. Bekas Ketua Setiausaha Negara.
33. Pegawai-pegawai Gred Utama Turus I, II den III.
34. Bekas Peguam Negara, Bekas Panglima Angkatan Tentera den Bekas Ketua Polis Negara.
35. Pengerusi-Pengerusi Suruhanjaya yang ditubuhkan di bawah Perlembagaan Persekutuan.
36. Hakim-Hakim Mahkamah Tinggi.
37. Pengerusi Tribunal Perkhidmatan Awam.
38. Pesuruhjaya-Pesuruhjaya Kehakiman.
39. Ketua Audit Negara.
40. Gabenor Bank Negara.
41. Datuk Bandar Kuala Lumpur.
42. Pengerusi Majlis Rasmi Kerajaan.
43. Mufti Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur.
44. Penyimpan Mohar Besar Raja-Raja.
45. Datuk Paduka Maharaja Lela.
46. Ahli-ahli Panglima Mangku Negara (P.M.N.).
47. Ahli-ahliPanglima Setia Mahkota (P.S.M.).
48. Profesor-Profesor Diraja.
49. Ahli-ahli Panglima Jasa Negara (P.J.N.)
50. Ahli-ahli Panglima Setia Diraja (P.S.D.).
Kehormat-50A. Timbalan- Timbalan Menteri Besar/Timbalan- Timbalan Ketua Menteri.
Kehormat-50B. Speaker Dewan-Dewan Undangan Negeri.
51. Ahli-ahli Dewan Negara.
52. Ahli-ahli Dewan Rakyat.
53. Pegawai-pegawai Gred Utama 'A' dan pegawai-pegawai Tentera dan Polis yang setaraf dengannya.
54. Panglima Tentera Darat.
55. Panglima Tentera Laut.
56. Panglima Tentera Udara.
57. Timbalan Ketua Polis Negara.
58. Ketua-Ketua Setiausaha Kementerian.
59. Naib-Naib Canselor Universiti.
Kehormat-59A. Ahli-ahli Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri danMenteri Negeri di Sabah/Sarawak.
60. Pegawai-pegawai Gred Utama 'B' dan pegawai-pegawai Tentera dan Polis yang setaraf dengannya.
61. Pengerusi-Pengerusi Badan-Badan Berkanun Persekutuan dan Ketua-Ketua BadanBerkanun Persekutuan yang setaraf dengan Gred Utama 'B' dan ke atas.
Kehormat-61 A. Penerima Anugerah 'Fellow' Negara.
62. Wakil-wakil Tempatan Bangsa-Bangsa Bersatu.
63. Pegawai-pegawai Gred Utama 'C', Pegawai-pegawai Tentera dan Polis dan Ketua-Ketua Badan Berkanun Persekutuan yang setaraf dengannya.
Kehormat-63A. Ahli-ahli Dewan Undangan Negeri.
64. Ahli-ahli Johan Mangku Negara (J.M.N.).
65. Ahli-ahli Johan Setia Mahkota (J.S.M.).
66. Ahli-ahli Johan Setia Diraja (J.S.D.).
67. Pegawai-pegawai Gred I, Pegawai-pegawai Tentera dan Polis dan Ketua-Ketua Badan Berkanun Persekutuan yang setaraf dengannya.
68. Setiausaha-Setiausaha Politik.
69. Pegawai-pegawai Gred II den Pegawai-pegawai Tentera den Polis yang setaraf dengannya.
70. Konsul-Konsul Besar negara-negara yang tiada perwakilan diplomatik di Malaysia
Etiket merupakan peraturan-peraturan tingkahlaku atau sopan santun samada dalam kehidupan harian, dalam perhubungan antara satu sama lain atau dalam majlis yang berbentuk formal atau tidak formal. Apa jua perilaku yang dilakukan oleh seseorang yang mengikut peraturan-peraturan atau norma-norma yang diterima oleh masyarakat atau yang berlandaskan kepada timbang rasa adalah dianggap sebagai mempunyai nilai etiket yang tinggi yang boleh mempertingkatkan imej seseorang itu.
Amalan protokol dalam sesuatu majlis bertujuan menetapkan penghormatan yang diberikan kepada seseorang tetamu kehormat dan para jemputan, di samping menetapkan peraturan yang perlu diikuti dan dipatuhi oleh penganjur sesuatu majlis. Kesempurnaan majlis yang dianjurkan akan mencerminkan atau melambangkan kreativiti, kredibiliti dan keupayaan sesebuah agensi tersebut menganjurkan sesuatu majlis.
Jenis-jenis Majlis Rasmi
1. Majlis Penuh Istiadat
Istiadat pertabalan, penganugerahan darjah kebesaran, menyampaikan surat tauliah dan mengangkat sumpah oleh menteri.
2. Majlis Rasmi dan Formal
Majlis jamuan makan malam yang diberi oleh Perdana Menteri untuk seseorang ketua negara asing.
3. Majlis Rasmi tetapi Tidak Formal
Majlis yang tidak banyak mematuhi protokol seperti majlis jamuan teh sempena hari kebangsaan.
4. Majlis Tidak Rasmi tetapi Formal
Dianjurkan oleh pihak swasta yang memerlukan protokol seperti perasmian sesebuah bangunan oleh Perdana Menteri atau Menteri.
5. Majlis Tidak Rasmi dan Tidak Formal
Seperti hari keluarga sesebuah agensi kerajaan atau swasta.
ASPEK-ASPEK PENGURUSAN PELBAGAI MAJLIS RASMI ATAU FORMAL
1. Jawatankuasa
2. Tempat majlis
3. Penyediaan senarai jemputan
4. Aturcara majlis
5. Kesesuaian pakaian dalam majlis
6. Penulisan dan pengedaran Kad Jemputan
7. Pemilihan Menu
8. Susunan keutamaan
9. Panggilan hormat
10. Susunan tempat duduk
11. Pengacaraan Majlis Formal
12. Penyediaan aturcara pentadbiran
13. Peranan penyambut tetamu
14. Raptai
15. Nilai-nilai Islam
16. Post-Mortem
ELEMEN PENTING ETIKET
1. Cita Rasa Berpakaian
2. Kesesuaian Pakaian dalam Pelbagai Situasi
3. Penampilan dan Pengayaan Diri
4. Kesopanan dalam Pertemuan dan Perkenalan
5. Kesopanan dalam Perbualan Sosial
6. Kesopanan Menghadiri Majlis Jamuan Ringan Secara Berdiri
7. Kesopanan Menghadiri Majlis Jamuan Ringan Secara Duduk
8. Kesopanan dalam Majlis Buffet
9. Adab Makan Pelbagai Kaum di Malaysia
10. Kesopanan Tuan Rumah dan Kesopanan Tetamu (Majlis di Rumah)
11. Kesopanan Tuan Rumah dan Kesopanan Tetamu (Majlis di Luar Rumah)
12. Menghadiri Pelbagai Majlis Formal
13. Mengenali Peralatan Jamuan
14. Cara Menghidang
15. Tertib di Meja Makan
ANTARA ELEMEN PENTING ETIKET
1. TERTIB PERKENALAN
a) Prinsip Perkenalan
• Perkenalkan lelaki kepada wanita.
• Perkenalkan orang yang kurang penting kepada orang yang lebih penting.
• Perkenalkan orang yang lebih rendah pangkatnya kepada orang yang lebih tinggi pangkatnya.
• Perkenalkan orang yang lebih muda kepada orang yang lebih tua.
b) Keberkesanan dalam perkenalan
• Kedua pihak bersedia untuk memperkenalkan dan untuk menerima perkenalan.
• Sebut nama dengan jelas dan betul.
• Perlakuan yang tertib.
• Pandang ke arah mata orang yang akan diperkenalkan.
• Jika terlupa nama orang yang akan diperkenalkan, sebaik-baiknya akui.
• Perkenalkan diri sendiri terlebih dahulu.
• Elakkan perbuatan seperti menepuk bahu dengan kuat atau menggenggam dengan kuat.
• Bercakaplah dengan perlahan tetapi jelas.
b.) Tertib Memperkenalkan
i) Izinkan saya memperkenalkan ...............
ii) Puan..........inilah Encik..............
iii) Boleh saya memperkenalkan ...................
c.) Cara Menjawab Yang Sopan
i) Apa Khabar ?
ii) Bertuah dapat berkenalan!
iii) Hello!
d.) Larangan Semasa Menjawab Perkenalan
i) Elakkan bertanya tentang asal usul tempat / daerah / bangsa / agama.
ii) Elakkan bertanya tentang pangkat atau kursus.
iii) Elakkan bercakap kasar dan meninggikan suara.
iv) Elakkan menjeling dan menoleh ke tempat lain.
v) Elakkan memandang jijik kepada orang yang diperkenalkan.
vi) Elakkan memberi senyuman sinis / tidak ikhlas.
2. BERJABAT TANGAN (BERSALAM)
a. Pelbagai cara
• Kasar dan agresif
• Mengawal
• Hujung jari sahaja
• Tarik
• Sejuk
• Erat dan mesra
b. Perkara-perkara negatif semasa bersalam
• Pengangan yang longgar menunjukkan kurang minat atau sambil lewa.
• Hujung jari menunjukkan dingin, separuh berminat dan kurang penting.
• Tiada kontak mata menunjukkan tidak penting / kurang suka dan tidak berminat.
• Genggam dengan kuat menunjukkan dendam dan perasaan marah.
• Enggan bersalam menunjukkan rasa tidak menerima atau membenci.
Perempuan hendaklah menghulurkan tangan dahulu. Tempoh adalah mengikut keadaan . Dalam keadaan biasa, kira-kira lima saat. Sekiranya tidak mahu bersalam, memadai dengan menundukkan kepala dan letakkan tangan di belakang. Tidak perlu menggunakan pelapik seperti tudung / sapu tangan untuk bersalam.
3. PERBUALAN SOSIAL
a.) Contoh tajuk perbualan sosial yang sesuai adalah seperti berikut:-
Hobi.
Sukan.
Muzik.
Rancangan Televisyen.
Pakaian.
Menanam bunga (Gardening).
Makanan.
Pengembaraan.
Kesenian.
Cuaca.
b.) Contoh tajuk perbualan sosial yang tidak sesuai
• Perbualan peribadi.
• Fahaman politik.
• Keagamaan.
• Peperangan.
c) Tertib perbualan sosial
Kedua-kedua pihak berminat.
Pandang ke arah orang yang bercakap.
Dengar dengan teliti.
Bercakap dengan nada yang biasa.
Tempoh bercakap berpadan (tidak terlalu lama).
Bercakap secara bersahaja.
Beri laluan kepada yang mendengar untuk bercakap.
Berbual dengan seberapa ramai yang boleh dalam sesuatu kumpulan.
4. TATAHIAS PAKAIAN DAN GAYA
Kepentingan Tatahias
Pakaian bagi sesuatu majlis adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis tersebut. Penampilan seseorang individu dalam sesuatu urusan rasmi sentiasa diiringi oleh dua bentuk imej:-
i. Imej organisasi di mana ianya berkhidmat .
ii. Imej peribadi.
a) Kesesuaian pakaian wanita
Perkara seperti berikut harus diberi perhatian :-
• Elakkan daripada memakai kain berkilat / berkilau pada siang hari.
• Elakkan daripada memakai satu warna sahaja.
• Jangan melebihi empat warna pada satu masa
• Pilihan warna kain hendaklah berasaskan kepada warna kulit dan bentuk badan.
• Jangan terikut-ikut fesyen yang mungkin tidak sesuai.
• Gunakan kain jenis nipis, lembut dan serap tetapi tidak jarang.
• Bila menggunakan alat solek, jangan keterlaluan.
• Gunakan bedak yang tidak mempunyai bau yang kuat.
• Rambut hendaklah tersisir rapi.
• Semua bahagian rambut tertutup dan diikat kemas jika memakai tudung.
• Jika memakai mini telengkong, warna tudung hendaklah bertentangan dengan warna baju.
• Bila gunakan sarung kaki pilih warna ‘skin colour’
• Corak fabrik tidak lebih dari empat warna.
• Hindarkan daripada memakai anting-anting labuh, rantai tangan yang berloceng yang akan membuat bunyi apabila anda berjalan.
• Jauhi daripada memakai baju yang banyak rupol (frills) ataupun berbunga besar.
• Perhiasan hendaklah yang minima dan bukan menjolok mata.
• Jangan memakai gelang tangan dan jam tangan ditangan yang sama.
b) Kesesuaian Pakaian Lelaki
• Kurang sesuai berbaju lengan pendek jika bertali leher.
• Sematkan semua butang baju jika tidak bertali leher (kecuali butang kolar).
• Jangan lipat bahagian lengan kemeja lengan panjang.
• Memakai tali leher hanya dengan kemeja lengan panjang
• Bahagian hujung tali leher mestilah sampai ke bahagian kepala tali pinggang.
• Sesuaikan warna tali leher dengan baju.
• Tali leher berjalur sesuai dengan baju tanpa corak.
• Badan kurus dan gempal hendaklah memakai singlet
• Sesuaikan warna stoking dengan seluar.
• Kasut hendaklah bersih dan berkilat.
• Stoking putih tidak sesuai dalam majlis.
• Gunakan ‘cologne’ dan deodoron yang kembut. Jika bergaul dengan orang ramai sapukan ‘cologne’ di kedua belah bahu.
• Pakai singlet jika memakai bush-jacket tetapi jangan sampai kelihatan singlet tersebut.
• Seluar dan bush-jacket hendaklah sama warna dan bahan (material)
• Baju berwarna putih sebagai pilihan pertama.Lain-lain warna tanpa corak (light and plain) sebagai pilihan kedua.
• Baju hendaklah sentiasa dimasukkan dalam seluar.
• Elakkan dari memakai baju ketat yang boleh menyulitkan pergerakan badan dan tangan.
• Jangan memakai baju, seluar dan stoking corak/jenis berjalur keseluruhannya.
• Seluar jangan terlalu labuh hingga memecah lantai ataupun singkat hingga kelihatan tergantung. Jangan memakai seluar yang ketat (drainpipe).
• Stokin berwarna putih tidak sesuai dengan pakaian pejabat melainkan berpakaian putih / berpakaian sukan.
• Kasut bersukan walaupun mahal, tidak ada tempat dalam urusan rasmi.
5. KESESUAIAN PAKAIAN BAGI PELBAGAI MAJLIS ADALAH SEPERTI BERIKUT :-
(a) Perempuan (b) Lelaki
Majlis
1)Bankuet Negara atau Negeri
(a) Baju Kurung Atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak sedondon (b) Mess Kit/White Tie/Baju Kebangsaan Rasmi dengan Darjah Kebesaran
2Jamuan Makan Malam Rasmi oleh Ketua Negara atau Ketua Kerajaan
(a)Baju Kurung berselendang/Baju Kebaya Labuh Berselendang
(b)Baju Kebangsaan Hitam/Black Tie
3)Jamuan Makan Malam Formal
(a)Baju Kurung/Baju Kebaya Labuh
(b)Baju Kebangsaan /Lounge Suit
4)Jamuan Makan Malam Tidak Formal
(a)Baju Melayu Moden
(b)Baju Batik Lengan Panjang
5)Jamuan Makan Tengahari Rasmi
(a)Baju Kebaya/Baju Kurung
(b)Baju Batik Lengan Panjang/ Lounge suit/Pakaian Kerja
6)Jamuan Makan Tengahari Tidak Rasmi
(a) Baju Melayu Moden
(b) Baju Batik Lengan Panjang
7)Jamuan Teh Rasmi Kebesaran
(a)Baju Kurung/Baju Kebaya Labuh
(b)Baju Batik Lengan Panjang/ Lounge suit/Pakaian Kerja
8)Penguniaan Darjah Kebesaran
(a)Baju Kurung atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak sedondon
(b)Baju Batik Lengan Panjang /Lounge Suit/Pakaian Kerja
9)Istiadat Pertabalan
(a)Baju Kurung atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak sedondon
(b)Pakaian Istiadat/Baju Kebangsaan Rasmi
10)Hari Ulang Tahun Kemerdekaan
(a)Baju Kebaya/Baju Kurung
(b)Baju Batik Lengan Panjang/Bush-Jacket/Pakaian Kerja
11)Pembukaan Persidangan Parlimen
(a)Baju Kurung atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak sedondon
(b)Pakaian Istiadat/Baju Kebangsaan Rasmi
12)Mengadap Tuanku
(a)Baju Kurung atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak sedondon
(b)Lounge suit gelap dan bersongkok/ baju kebangsaan
13)Cocktails dan Receptions
(a)Baju Kebaya/Baju Kurung
(b)Baju Batik Lengan Panjang/Lounge Suit
14)Musabaqah
(a)Baju Kurung atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak sedondon
(b)Baju Kebangsaan/ Baju Batik Lengan Panjang/Lain-lain Pakaian yang sesuai
15)Pengebumian
(a)Baju Kurung atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak sedondon
(b)Baju Kebangsaan/ Baju Batik Lengan Panjang/Lain-lain Pakaian yang sesuai
16)Majlis Anjuran Agensi (siang)
(a) Pakaian Kerja
(b) Baju Kebangsaan
17)Majlis di Luar Dewan seperti Perasmian Sukan
(a)Baju Kurung
(b)Pakaian Kerja
18)Anugerah Sastera Negara dan Anugerah Seni
(a)Baju Kurung atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak sedondon
(b)Baju Batik Lengan Panjang/Baju Kebangsaan Hitam/Lounge suit warna gelap
6. HIASAN
Barang-barang kemas samada tulen atau tiruan seperti subang, gelang tangan, rantai tangan, jam, cincin, dan rantai leher memang perlu dipakai. Kesederhanaan adalah yang paling sesuai dan ia adalah sebahagian daripada pakaian yang menambah seri. Oleh yang demikian, hendaklah dipadankan dengan baju yang dipakai. Elakkan memakai terlalu banyak hiasan.
a) Tali Pinggang
i) dari jenis kulit, PVC, kain atau besi yang sesuai
b) Selendang dan Skaf
i) dipakai dengan pakaian kurang formal atau formal seperti di majlis rasmi dengan cara disangkutkan di bahu.
ii) Dipakai di majlis keagamaan dan dalam menziarahi kematian-selendang menutupi seluruh kepala.
c) Beg Tangan
Beg yang sesuai mengikut keadaan seperti :-
i) Kegunaan harian di pejabat.
ii) Kegunaan pelbagai.
iii) Kegunaan majlis rasmi.
7. MINYAK WANGI
Pilihan yang lembut, supaya ia tidak melemaskan atau memeningkan
a) Minyak wangi tulen
i) Adalah pekat dan hendaklah dipakai sedikit sahaja.
b) Eau de toilette
i) Air kolon yang kurang pekat dan lebih murah. Ia perlu dipakai beberapa kali sehari kerana baunya tidak pekat.
c) Semburan badan
i) Ini adalah bau-bauan yang sangat ringan dan tidak pekat.
8. KESIHATAN, KEBERSIHAN, DAN KEKEMASAN
Aspek ini amat penting, ia menggambarkan sejauhmana seseorang itu memberi keutamaan kepada pengurusan dirinya.
Antara perkara-perkara yang dimaksudkan ialah :
a) Bahagian kepala dan muka
• Rambut perlu diurus kemas dan kelihatan terjaga.
• Misai dan janggut diurus dengan baik.
• Bulu hidung tidak kelihatan liar.
• Gigi sentisa bersih.
• Pernafasan tidak berbau.
b) Bahagian badan dan tangan
• Badan tidak berbau.
• Baju tidak ada tanda tercarik.
• Baju tidak kelihatan berdaki di bahagian lengan, poket dan kolar.
• Baju kelihatan tidak bergosok (iron).
• Kuku jari dipotong tidak kelihatan panjang atau tanda digigit-gigit.
• Kulit di lengan, siku, muka dan leher tidak terdapat tanda-tanda berpenyakit atau bersisik.
c) Bahagian punggung dan kaki
• Seluar tidak kelihatan tidak bergosok (iron)
• Seluar tidak kelihatan tercarik.
• Tidak berstokin.
• Memakai stokin lebih daripada hadnya harinya.
• Bagi wanita, jangan pakai stokin berwarna perang atau berbunga.
• Kasut kelihatan kelabu.
• Kasut coklat kelihatan hitam.
• Tumit kasut hendaklah diperbaiki sekiranya sudah “worn-out”.
ASPEK-ASPEK PENGURUSAN PELBAGAI MAJLIS RASMI ATAU FORMAL
JAWATANKUASA
Dalam perlaksanaan sesuatu majlis, jawatankuasa adalah penting. Jawatankuasa yang dimaksudkan di sini bukanlah jawatankuasa yang ditubuhkan khas untuk sesuatu majlis atau jawatankuasa yang ditubuhkan secara 'adhoc', tetapi satu jawatankuasa tetap yang mempunyai ahli yang terhad bilangannya dan mempunyai tugas dan tanggungjawab yang ditetapkan.
Di peringkat persekutuan, semua majlis rasmi kerajaan dikelolakan oleh sebuah jawatankuasa yang dikenali sebagai Jawatankuasa Majlis Rasmi atau 'Official Functions' Committee '. Di peringkat agensi maka adalah perlu mempunyai satu jawatankuasa majlis rasmi yang tetap yang akan merancang dan melaksanakan semua majlis rasmi bagi agensi berkenaan. Bilangan ahlinya terhad, jika boleh tidak melebihi dari tujuh orang, dan terdiri daripada pegawai di agensi yang berkenaan sahaja.
TEMPAT MAJLIS
Penentuan tempat majlis adalah perlu dibuat awal kerana tempat majlis ada kaitannya dengan bilangan tetamu dan anggaran perbelanjaan. Perkara-perkara penting yang mesti diambilkira adalah seperti berikut:
i). Diketahui umum dan mudah dituju
ii). Mempunyai tempat letak kereta yang mencukupi
iii). Mempunyai ruang legar yang luas
iv). Mempunyai kemudahan asas yang mencukupi
v). Sesuai dengan jenis majlis yang hendak diadakan
Ada majlis yang diadakan di dalam dewan dan ada majlis yang diadakan di luar dewan yang lebih terbuka. Penggunaan protokol adalah tertakluk kepada jenis majlis dan juga tempat majlis itu diadakan. Biasanya majlis yang diadakan di tempat yang terbuka dan juga di tempat ibadat penggunaan protokol adalah terhad dan adakalanya terpaksa diubahsuai.
PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN
Bagi setiap majlis. hendaklah disediakan dalam 5 bentuk iaitu:
i) Ringkasan Senarai
Ia merupakan senarai kategori dan bilangan tetamu. Tujuannya adalah supaya dapat diketahui kategori tetamu, bilangannya, kombinasi dan peringkat tetamu.
ii) Senarai Nama
Senarai Nama adalah senarai yang akan menyenaraikan nama-nama tetamu mengikut kategori. Jika dalam kategori menteri ada senarai 4 orang menteri maka nama 4 orang menteri yang akan dijemput hendaklah ditulis. Senarai nama ini bukanlah setakat nama sahaja tetapi hendaklah mengandungi butir lain yang lengkap seperti:
• Nama penuh dengan gelaran dan Darjah Kebesaran yang disandang (jika ada)
• Nama isteri (jika diketahui)
• Jawatan atau pangkat
• Alamat Pejabat (lengkap dengan poskod)
• Nombor Telefon Pejabat
• Alamat Rumah (lengkap dengan poskod)
• Nombor Telefon Rumah
• Nama Setiausaha Sulit dan Nombor Telefon (jika ada)
iii) Senarai Mengikut Keutamaan
Senarai tetamu dari senarai kedua tadi disusun mengikut susunan keutamaan. Senarai ini hendaklah mengikut panduan dan Susunan Keutamaan Persekutuan atau negeri, atau agensi mana yang berkenaan. Dalam menyediakan senarai ini tidak perlu ditulis secara terperinci dan memadai namanya sahaja serta ringkasan jawatan.
iv) Senarai Jawapan Kehadiran
Senarai ini adalah sama dengan senarai ketiga tetapi ditambah dengan dua ruangan di sebelah kanan untuk ditandakan hadir dan tidak hadir. Ruang ini hendaklah serta-merta ditandakan, sebaik sahaja menerima jawapan hadir atau tidak hadir.
v) Senarai Hadir
Senarai yang terakhir dan mengandungi senarai tetamu yang menjawab hadir sahaja. Senarai ini adalah diambil dari senarai keempat dengan mengeluarkan nama-nama tetamu yang telah menjawab tidak hadir. Nombor kerusi tetamu biasanya tercatit dalam senarai ini dan . Penyambut tetamu perlu ada senarai ini.
ATURCARA MAJLIS
Aturcara majlis ialah urutan cara dalam sesuatu majlis dari mula hingga akhir. Majlis rasmi kerajaan yang diadakan pada sebelah malam hendaklah dimulakan selepas 8.00 malam dan ditamatkan selewat-lewatnya jam 11.30 malam. Majlis yang diadakan pada sebelah siang jika hari Jumaat hendaklah ditamatkan sebelum 12.15 tengahari dan jika dimulakan pada sebelah petang hendaklah tidak lebih awal daripada 2.45 petang.
Cara membuat aturcara majlis ialah dengan menyenaraikan dahulu acaranya mengjkut urutannya. Lepas itu letakkan masa akhirnya dan kemudian dari waktu akhir rnembawa ke waktu permulaan. Sebelum itu hendaklah ditentukan jangka masa bagi setiap acara.
PENULISAN DAN PENGEDARAN KAD JEMPUTAN
Kad Jemputan hendaklah mengandungi butir-butir berikut:
1. Nama majlis
2. Penganjur atau yang menjemput
3. Logo agensi
4. Tempat majlis
5. Ruang nama jemputan
6. Tarikh majlis diadakan
7. Masa majlis bermula dan masa majlis berakhir
8. Masa ketibaan tetamu
9. Panduan pakaian
10. Nama dan nombor telefon rujukan
11. Aturcara majlis (mengikut keperluan) dan plan tempat majlis (mengikut keperluan)
12. Kad jawapan (mengikut keperluan)
13. Plan Lokasi (mengikut keperluan)
Nama tetamu di kad jemputan hendaklah ditulis dengan tangan manakala sampulnya ditaip dan diedarkan 4 minggu sebelum majlis diadakan dan tarikh jawapan diterima ialah seminggu sebelum majlis diadakan. Jika masa lewat iaitu kurang dari dua minggu kad-kad jemputan hendaklah dihantar dengan tangan.
PEMILIHAN MENU
Terdapat tiga kategori jamuan iaitu:-
a) Jamuan ringan dalam sesuatu majlis
Jamuan ringan dalam sesuatu majlis ialah jamuan yang diadakan di pertengahan majlis ataupun di penghujung majlis. Biasanya diadakan di penghujung majlis. Jika majlis mengambil masa yang lama maka diadakan jamuan ringan di pertengahan majlis iaitu masa rehat. Menu bagi jamuan ini tidak perlu berat dan jenisnya pula mengikut cara jamuan itu diadakan samada buffet berdiri, buffet duduk atau duduk.
Bagi Buffet berdiri menu yang disediakan hendaklah yang senang dimakan. Makan yang berbungkus tidak sesuai. Cara buffet duduk boleh terdiri daripada jenis makanan yang susah sedikit untuk dimakan clan berat sedikit kerana tetamu senang untuk makan dan berasa selesa.
b) Majlis khas jamuan ringan
Majlis khas jamuan ringan biasanya diadakan secara duduk dan dengan itu boleh disediakan menu yang lebih berat dan jenis buffet. Walau bagaimanapun kombinasi kuih muih hendaklah mengikut prinsip; manis-pedas, berbungkus-terbuka, warna-warni, keras-lembut dan sebagainya.
c) Jamuan makan
Menu bagi majlis jamuan makan pula terbahagi kepada dua iaitu Menu Biasa dan Menu Barat. Makanan China atau "Chinese food" tidak sesuai bagi majlis rasmi dan formal sebab cara menghidangnya sukar mengikut amalan protokol di Malaysia.
Menu Biasa yang mengandungi nasi dan lauk pauk adalah sesuai untuk majlis yang tetamunya ialah orang-orang tempatan manakala Menu Barat hanya digunakan apabila terdapat ramai tetamu luar negeri atau majlis tersebut khas diadakan untuk tetamu luar negeri.
SUSUNAN KEUTAMAAN
Dari segi protokol, keutamaan yang perlu diikuti dalam majlis rasmi dan formal ialah keutamaan yang diwartakan sebagai Susunan Keutamaan Persekutuan dengan pindaan-pindaan yang telah diluluskan dari semasa ke semasa. Di peringkat negeri pula hendaklah mematuhi Susunan Keutamaan Negeri yang berkenaan. Susunan ini hendaklah diamalkan di semua majlis formal seperti aturan ketibaan dan balik, tempat duduk, teks juruacara, teks ucapan clan lain-lainnya.
1. Yang di-Pertuan Agong.
2. Raja Permaisuri Agong.
3. Raja-raja dan Pemangku-Pemangku Raja
4. Yang di-Pertua Negeri-Negeri.
5. Bekas-bekas Raja Permaisuri Agong yang menerima saraan DiRaja daripada Kerajaan Persekutuan.
6. Perdana Menteri.
7. Timbalan Perdana Menteri
Kehormat- 7A. Bakal-bakal Raja (Tengku Mahkota atau Raja Muda)
8. Ahli-ahli Darjah Utama Seri Mahkota Negara (D.M.N.).
9. Ahli-ahli Seri Maharaja Mangku Negara (S.M.N.).
10. Ahli-ahli Seri Setia Mahkota (S.S.M.).
Kehormat-10A. Dato-Dato Undang Yang Empat Negeri Sembilan dan Tengku Besar Tampin, Negeri Sembilan.
11. Ketua Hakim Negara Mahkamah Persekutuan.
12. Yang di-Pertua Dewan Negara.
13. Yang di-Pertua Dewan Rakyat.
14. Bekas-bekas Perdana Menteri.
15. Bekas-bekas Timbalan Perdana Menteri.
16. Ahli-ahli Jemaah Menteri.
17. Setiausaha Jemaah Menteri/Ketua Setiausaha Negara.
Kehormat-17 A. Menteri-Menteri Besar dan Ketua-Ketua Menteri.
18. Peguam Negara.
19. Panglima Angkatan Tentera.
20. Ketua Polis Negara.
21. Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam.
22. Timbalan- Timbalan Menteri.
23. Timbalan Yang di-Pertua Dewan Negara dan Timbalan Yang di-Pertua Dewan Rakyat.
24. Pesuruhjaya-Pesuruhjaya Tinggi, Duta-Duta Besar, Menteri-Menteri Yang Mutlak, Pemangku- Pemangku Pesuruhjaya Tinggi dan Kuasa-Kuasa Usaha.
25. Presiden Mahkamah Rayuan.
26. Hakim Besar Mahkamah Tinggi di Malaya.
27. Hakim Besar Mahkamah Tinggi di Sabah dan Sarawak
28. Ketua Pembangkang di Parlimen.
29. Hakim-Hakim Mahkamah Persekutuan
30. Hakim-Hakim Mahkamah Rayuan.
31. Setiausaha-Setiausaha Parlimen.
32. Bekas Ketua Setiausaha Negara.
33. Pegawai-pegawai Gred Utama Turus I, II den III.
34. Bekas Peguam Negara, Bekas Panglima Angkatan Tentera den Bekas Ketua Polis Negara.
35. Pengerusi-Pengerusi Suruhanjaya yang ditubuhkan di bawah Perlembagaan Persekutuan.
36. Hakim-Hakim Mahkamah Tinggi.
37. Pengerusi Tribunal Perkhidmatan Awam.
38. Pesuruhjaya-Pesuruhjaya Kehakiman.
39. Ketua Audit Negara.
40. Gabenor Bank Negara.
41. Datuk Bandar Kuala Lumpur.
42. Pengerusi Majlis Rasmi Kerajaan.
43. Mufti Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur.
44. Penyimpan Mohar Besar Raja-Raja.
45. Datuk Paduka Maharaja Lela.
46. Ahli-ahli Panglima Mangku Negara (P.M.N.).
47. Ahli-ahliPanglima Setia Mahkota (P.S.M.).
48. Profesor-Profesor Diraja.
49. Ahli-ahli Panglima Jasa Negara (P.J.N.)
50. Ahli-ahli Panglima Setia Diraja (P.S.D.).
Kehormat-50A. Timbalan- Timbalan Menteri Besar/Timbalan- Timbalan Ketua Menteri.
Kehormat-50B. Speaker Dewan-Dewan Undangan Negeri.
51. Ahli-ahli Dewan Negara.
52. Ahli-ahli Dewan Rakyat.
53. Pegawai-pegawai Gred Utama 'A' dan pegawai-pegawai Tentera dan Polis yang setaraf dengannya.
54. Panglima Tentera Darat.
55. Panglima Tentera Laut.
56. Panglima Tentera Udara.
57. Timbalan Ketua Polis Negara.
58. Ketua-Ketua Setiausaha Kementerian.
59. Naib-Naib Canselor Universiti.
Kehormat-59A. Ahli-ahli Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri danMenteri Negeri di Sabah/Sarawak.
60. Pegawai-pegawai Gred Utama 'B' dan pegawai-pegawai Tentera dan Polis yang setaraf dengannya.
61. Pengerusi-Pengerusi Badan-Badan Berkanun Persekutuan dan Ketua-Ketua BadanBerkanun Persekutuan yang setaraf dengan Gred Utama 'B' dan ke atas.
Kehormat-61 A. Penerima Anugerah 'Fellow' Negara.
62. Wakil-wakil Tempatan Bangsa-Bangsa Bersatu.
63. Pegawai-pegawai Gred Utama 'C', Pegawai-pegawai Tentera dan Polis dan Ketua-Ketua Badan Berkanun Persekutuan yang setaraf dengannya.
Kehormat-63A. Ahli-ahli Dewan Undangan Negeri.
64. Ahli-ahli Johan Mangku Negara (J.M.N.).
65. Ahli-ahli Johan Setia Mahkota (J.S.M.).
66. Ahli-ahli Johan Setia Diraja (J.S.D.).
67. Pegawai-pegawai Gred I, Pegawai-pegawai Tentera dan Polis dan Ketua-Ketua Badan Berkanun Persekutuan yang setaraf dengannya.
68. Setiausaha-Setiausaha Politik.
69. Pegawai-pegawai Gred II den Pegawai-pegawai Tentera den Polis yang setaraf dengannya.
70. Konsul-Konsul Besar negara-negara yang tiada perwakilan diplomatik di Malaysia
Rukun Negara
Rukun Negara
LATAR BELAKANG
Sebelum Rukun Negara diperkenalkan, telah berlaku rusuhan antara kaum pada 13 Mei 1969. Ketenteraman negara telah terjejas akibat kejadian itu. MAGERAN (Majlis Gerakan Negara) telah mengambil alih pentadbiran negara. MAGERAN telah menubuhkan Majlis Perundingan Negara (MPN) untuk membincangkan dan menilai isu perpaduan Negara. MPN telah memperkenalkan ideologi negara iaitu Rukun Negara.
MATLAMAT DAN PRINSIP RUKUN NEGARA.
Matlamat Rukun Negara -mengukuhkan perpaduan. memelihara corak hidup demokratik. mencipta sebuah masyarakat yang adil. Menjamin sikap liberal terhadap tradisi kebudayaan yang pelbagai. membina masyarakat progresif yang akan menggunakan sains dan teknologi.
Prinsip-prinsip Rukun Negara -
Kepercayaan kepada Tuhan -
Agama merupakan pegangan utama rakyat Malaysia. rakyat yang beragama mudah diurus. perlembagaan menetapkan Islam adalah agama rasmi tetapi agama lain bebas -diamalkan.
Kesetiaan Kepada Raja Dan Negara -
Semua rakyat dituntut setia kepada raja dan negara. Yang di Pertuan Agong merupakan ketua negara dan Raja Melayu merupakan ketua negeri. Raja adalah simbol penyatuan rakyat dan pelindung hak istimewa peribumi. penderhakaan kepada raja juga bermaksud penderhakaan kepada negara.
Keluhuran Perlembagaan -
Perlembagaan merupakan undang-undang utama perlembagaan dianggap luhur, suci dan unggul rakyat dituntut supaya menerima, mematuhi, menyanjung dan mempertahankannya.
Kedaulatan Undang-Undang -
Rakyat dituntut menghormati undang-undang dengan tidak melakukan kesalahan di sisi undang-undang. rakyat akan hidup dalam keamanan apabila kedaulatan undang-undang terpelihara. rakyat bertanggungjawab memastikan undang-undang negara sentiasa didaulatkan dan tidak dicabar oleh mana-mana pihak.
Kesopanan Dan Kesusilaan -
Rakyat Malaysia dituntut bersopan dan bertatasusila. ia merupakan nilai-nilai murni yang melambangkan keperibadian seseorang individu. amalan ini akan menjamin kehidupan masyarakat yang harmoni, penyayang dan saling menghormati.
LATAR BELAKANG
Sebelum Rukun Negara diperkenalkan, telah berlaku rusuhan antara kaum pada 13 Mei 1969. Ketenteraman negara telah terjejas akibat kejadian itu. MAGERAN (Majlis Gerakan Negara) telah mengambil alih pentadbiran negara. MAGERAN telah menubuhkan Majlis Perundingan Negara (MPN) untuk membincangkan dan menilai isu perpaduan Negara. MPN telah memperkenalkan ideologi negara iaitu Rukun Negara.
MATLAMAT DAN PRINSIP RUKUN NEGARA.
Matlamat Rukun Negara -mengukuhkan perpaduan. memelihara corak hidup demokratik. mencipta sebuah masyarakat yang adil. Menjamin sikap liberal terhadap tradisi kebudayaan yang pelbagai. membina masyarakat progresif yang akan menggunakan sains dan teknologi.
Prinsip-prinsip Rukun Negara -
Kepercayaan kepada Tuhan -
Agama merupakan pegangan utama rakyat Malaysia. rakyat yang beragama mudah diurus. perlembagaan menetapkan Islam adalah agama rasmi tetapi agama lain bebas -diamalkan.
Kesetiaan Kepada Raja Dan Negara -
Semua rakyat dituntut setia kepada raja dan negara. Yang di Pertuan Agong merupakan ketua negara dan Raja Melayu merupakan ketua negeri. Raja adalah simbol penyatuan rakyat dan pelindung hak istimewa peribumi. penderhakaan kepada raja juga bermaksud penderhakaan kepada negara.
Keluhuran Perlembagaan -
Perlembagaan merupakan undang-undang utama perlembagaan dianggap luhur, suci dan unggul rakyat dituntut supaya menerima, mematuhi, menyanjung dan mempertahankannya.
Kedaulatan Undang-Undang -
Rakyat dituntut menghormati undang-undang dengan tidak melakukan kesalahan di sisi undang-undang. rakyat akan hidup dalam keamanan apabila kedaulatan undang-undang terpelihara. rakyat bertanggungjawab memastikan undang-undang negara sentiasa didaulatkan dan tidak dicabar oleh mana-mana pihak.
Kesopanan Dan Kesusilaan -
Rakyat Malaysia dituntut bersopan dan bertatasusila. ia merupakan nilai-nilai murni yang melambangkan keperibadian seseorang individu. amalan ini akan menjamin kehidupan masyarakat yang harmoni, penyayang dan saling menghormati.
Sukatan Untuk Komponen Kompetensi Generik 3
Sukatan Untuk Komponen Kompetensi Generik
Kategori
3. Urusan Perkhidmatan
Kompetensi
Berupaya melaksanakan dan mematuhi arahan dan peraturan yang ditetapkan mengikut Perintah Am, Pekeliling Perkhidmatan dan Surat Pekeliling Perkhidmatan yang berkaitan bagi memastikan mutu perkhidmatan berkualiti.
Pengetahuan
i. Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan
Perkhidmatan)2005
ii. Bab c - Cuti
iii.Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993
iv. Perubatan
v. Penilaian Prestasi Perkhidmatan (LNPT, PTK) dan
vi. Pekeliling Perkhidmatan dan Surat Pekeliling Perkhidmatan yang berkaitan
Kemahiran
i. Mengenal pasti tatacara lantikan dan pengesahan jawatan
11. Mengetahui hak dan peruntukan sebagai penjawat awam berdasarkan kelayakan
iii.Mengenal pasti syarat kelayakan untuk kenaikan pangkat
iv. Mengenal pasti jenis-jenis elaun yang diperuntukkan dalam perkhidmatan
v. Mengenal pasti jenis-jenis cuti yang boleh diambil dan prosedur mengetahui
peruntukan yang berkaitan dengan peraturan dan tatatertib peagwai awam; dan
tuntutan perubatan
Kategori
3. Urusan Perkhidmatan
Kompetensi
Berupaya melaksanakan dan mematuhi arahan dan peraturan yang ditetapkan mengikut Perintah Am, Pekeliling Perkhidmatan dan Surat Pekeliling Perkhidmatan yang berkaitan bagi memastikan mutu perkhidmatan berkualiti.
Pengetahuan
i. Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan
Perkhidmatan)2005
ii. Bab c - Cuti
iii.Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993
iv. Perubatan
v. Penilaian Prestasi Perkhidmatan (LNPT, PTK) dan
vi. Pekeliling Perkhidmatan dan Surat Pekeliling Perkhidmatan yang berkaitan
Kemahiran
i. Mengenal pasti tatacara lantikan dan pengesahan jawatan
11. Mengetahui hak dan peruntukan sebagai penjawat awam berdasarkan kelayakan
iii.Mengenal pasti syarat kelayakan untuk kenaikan pangkat
iv. Mengenal pasti jenis-jenis elaun yang diperuntukkan dalam perkhidmatan
v. Mengenal pasti jenis-jenis cuti yang boleh diambil dan prosedur mengetahui
peruntukan yang berkaitan dengan peraturan dan tatatertib peagwai awam; dan
tuntutan perubatan
Subscribe to:
Posts (Atom)
