Susunkan langkah-langkah pelaksanaan Strategi Pelan Integriti Nasional (PIN)
I Menjelma saranan pelaksanaan agenda PIN
II Menerima saranan pelaksanaan PIN
III Menentukan program tindakan
IV Menyenaraikan strategi-strategi dan langkah-langkah pelaksanaan
A. I,II, III dan IV
B. II, I, IV dan III
C. II, IV, I dan III
D. I, II, IV dan III
Sunday, April 25, 2010
Sunday, April 4, 2010
Tadbir Urus Terbaik
GARIS PANDUAN BAGI MEMPERTINGKATKAN TADBIR URUS DALAM SEKTOR AWAM
Tujuan
1.Arahan ini bertujuan untuk menginstitusikan prinsip dan amalan tadbir
urus yang terbaik dalam sektor awam bagi mempertingkat dan memperkukuhkan keupayaannya ke arah mencapai matlamat Misi Nasional.
Latar Belakang
2. Salah satu daripada cabaran utama setiap Kerajaan adalah untuk
memenuhi hasrat dan harapan rakyatnya serta aspirasi mereka. Tadbir urus yang terbaik adalah penting bagi menghadapi cabaran ini dengan berkesan.
3.Konsep tadbir urus secara menyeluruh termaktub dalam Perlembagaan
Malaysia, Rukun Negara dan prinsip-prinsip Islam Hadhari. Perlembagaan Malaysia adalah merupakan undang-undang tertinggi negara dan tunggak bagi tadbir urus yang terbaik. Rukun Negara turut menekankan tadbir urus yang terbaik dan kepentingan rakyat menerusi keluhuran Perlembagaan, kedaulatan undang-undang dan kesopanan dan kesusilaan. Prinsip-prinsip Islam Hadhari juga menitikberatkan tuntutan tadbir urus yang terbaik menerusi prinsip Kerajaan yang adil dan beramanah, pembangunan ekonomi yang seimbang dan komprehensif, kehidupan berkualiti untuk semua rakyat, keutuhan budaya dan moral, serta memelihara alam semulajadi.
4.Beberapa prinsip tadbir urus yang terbaik telah diserapkan ke dalam
pelbagai arahan sektor awam, antaranya:
a.Arahan YAB Perdana Menteri Bil. 1 Tahun 1998 yang bertujuan mengukuhkan integriti sektor awam melalui penubuhan Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan di peringkat persekutuan, negeri dan daerah bagi mencegah rasuah dan amalan salah guna kuasa dan penyelewengan di kalangan pegawai awam.
b.Surat KSN PMS(S) Bil. 18114 bertarikh 17 Disember 2003 bertajuk Penubuhan Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi yang mengarahkan supaya satu pasukan petugas di peringkat Kementerian ditubuhkan dan dipengerusikan oleh Menteri berkenaan, bertujuan untuk mengurangkan karenah birokrasi bagi meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan awam serta menghapuskan rasuah.
c.Pelan Integriti Nasional (2004), yang antara lain mensasarkan peningkatan kecekapan sistem penyampaian perkhidmatan awam melalui dwi objektif pengukuhan prinsip ketelusan, akauntabiliti dan tadbir urus yang terbaik di samping peningkatan integriti pengurusan dan pentadbiran perkhidmatan awam.
5.Prinsip tadbir urus yang terbaik telah diterapkan menerusi pelbagai
Pekeliling Jabatan Perdana Menteri dan Kementerian Kewangan yang telah memberi kesan positif dalam pengamalan tadbir urus yang terbaik di sektor awam.
6.Tindakan berterusan perlu diambil untuk memperkukuhkan tadbir urus.
Arahan ini bertujuan untuk mempertingkatkan lagi kecekapan dan menambah baik prestasi sistem penyampaian perkhidmatan sektor awam. Amalan tadbir urus yang terbaik akan memudahkan agenda pembangunan nasional dicapai serta menjadikan Malaysia sebagai negara yang berdaya saing di arena global.
7.Sehubungan ini, tadbir urus yang terbaik merupakan faktor penting dalam mencapai Misi Nasional yang merangkumi dasar dan rangka kerja pelaksanaan bagi mencapai visi dan objektif negara menjelang tahun 2020. Lima teras utama Misi Nasional telah dihuraikan dengan jelas dalam Rancangan Malaysia KeSembilan (RMK9) seperti berikut:-
a.Meningkatkan ekonomi dalam rantaian nilai lebih tinggi;
b.Meningkatkan keupayaan pengetahuan dan inovasi negara serta memupuk ˜minda kelas pertama";
c.Menangani masalah ketidakseimbangan sosio-ekonomi yang berterusan secara membina dan produktif;
d.Meningkatkan tahap dan kemampanan kualiti hidup; dan
e.Mengukuhkan keupayaan institusi dan pelaksanaan.
8.Antara teras utama Misi Nasional ialah mengukuhkan keupayaan institusi dan pelaksanaannya menerusi beberapa program seperti berikut:-
a.Meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan awam menerusi memperkukuh tadbir urus, memperkemas proses pentadbiran dan pengukuran prestasi;
b.Memperbaik penggunaan dan kecekapan kos dana sektor awam dengan mengamalkan kewangan berhemat serta meningkatkan pemantauan pelaksanaan;
c.Menangani rasuah nyata dan tidak nyata dalam sektor awam dan swasta;
d.Meningkatkan tadbir urus korporat dan sistem penyampaian perkhidmatan sektor swasta dengan menambah baik rangka kerja perundangan dan kawal selia; dan
e.Memperkukuh peranan Parlimen, media dan masyarakat sivil.
Definisi Tadbir Urus
9.Tadbir Urus Sektor Awam merangkumi: -
a.Tatacara seorang Menteri, Ketua Setiausaha, Ketua Jabatan, Ketua Eksekutif dan pegawai di semua peringkat pengurusan melaksanakan tanggungjawabnya secara telus, berakauntabiliti dan berhemat dari segi pengambilan keputusan dan penyampaian hasil.
b. Struktur, termasuk budaya, dasar dan strategi serta tatacara mereka berurusan dengan pelbagai pihak yang berkepentingan (stakeholders).
c. Proses bagaimana Agensi awam diarah, dikawal dan
dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan objektif seperti yang telah dipersetujui.
10.Oleh yang demikian, objektif tadbir urus adalah bertujuan untuk menyemai dan meningkatkan keyakinan rakyat terhadap keupayaan Kerajaan untuk melaksanakan dasar yang telah dimandatkan di samping mengekalkan
akauntabiliti di dalam sistem penyampaian awam. Tadbir urus yang terbaik perlu memberi penumpuan terhadap dua aspek seperti berikut:
a.Prestasi, di mana pengurusan pencapaian adalah kritikal untuk menyampaikan perkhidmatan secara cekap dan berkesan seperti yang diharapkan oleh stakeholders di samping memastikan value for money dan pengurangan pembaziran sumber/dana; dan
b.Pematuhan, di mana setiap Agensi mematuhi undang-undang, peraturan, piawaian yang diguna pakai dan harapan masyarakat terhadap amalan kejujuran, akauntabiliti dan integriti serta kewajipan perkongsian maklumat secara telus.
Prinsip Tadbir Urus Yang Terbaik Dalam Sektor Awam
11. Tadbir Urus yang terbaik sektor awam adalah berteraskan kepada empat prinsip seperti berikut: -
a. Integriti, adalah berdasarkan kepada kejujuran dan objektiviti, tahap tatasusila yang tinggi dan penuh tanggungjawab dalam pengawasan dana dan sumber awam serta pengurusan hal ehwal Agensi. Amalan integriti ini adalah bergantung kepada keberkesanan pelaksanaan Perintah Am Perkhidmatan Awam dan juga kepada etika peribadi dan profesional Pegawai Awam. Integriti turut dipaparkan dalam prosedur bagaimana Agensi membuat keputusan.
b. Akauntabiliti, adalah kewajipan untuk memberi jawapan dan penjelasan mengenai sesuatu tindakan dan prestasi kepada sesiapa yang berhak untuk mendapat jawapan dan penjelasan. Ianya adalah satu proses di mana Agensi adalah bertanggungjawab ke atas semua keputusan yang dibuat dan tindakan yang diambil. Pegawai pengurusan berkenaan adalah tertakluk kepada pemeriksaan luar yang wajar. Semua pihak perlu mempunyai kefahaman yang jelas mengenai tanggungjawab ini. Ketua Agensi hendaklah memastikan tanggungjawab ini diamanahkan kepada semua pegawai dengan memperjelaskan peranan masing-masing supaya ianya dapat dilaksanakan dengan berkesan.
c. Pengamanahan merupakan dan Pengawasan kuasa (stewardship), awam yang
adalah telah pelaksanaan pegawai diamanahkan oleh pihak Kerajaan. Pegawai Kerajaan adalah pemegang amanah dan pengawas ke atas penggunaan kuasa dan sumber yang dipertanggungjawabkan. Tanggungjawab ini
merangkumi keupayaan untuk memastikan kecekapan pengurusan kewangan secara berterusan dan pengurusan sumber secara ekonomik dan berkesan melalui dasar-dasar yang bersesuaian. Adalah penting untuk sektor awam sentiasa mengekal dan meningkatkan kemampuannya bagi memenuhi kehendak Kerajaan dan kepentingan awam.
d.Ketelusan, adalah keperluan untuk memberi keyakinan kepada orang awam terhadap proses pengambilan keputusan dan tindakan pegawai awam yang telah diamanahkan dengan kuasa dan tanggungjawab. Hubungan yang erat dan perkongsian maklumat yang lengkap, tepat dan jelas dengan stakeholders akan memastikan tindakan yang diambil itu adalah berkesan dan menepati waktu di samping membolehkan pegawai awam menangani sebarang penilaian awam.
Tanggungjawab Ketua Agensi
12.Ketua Agensi hendaklah memastikan supaya amalan-amalan terbaik
tadbir urus dilaksanakan di Agensi masing-masing seperti berikut: -
a.Komitmen Pengurusan Kepada Tadbir Urus
i)Ketua Agensi hendaklah menjadi teladan dan mempamerkan komitmen yang tinggi kepada prinsip tadbir urus yang terbaik. Pemimpin yang efektif mempunyai visi, integriti, pemikiran strategik, hubungan kerja yang produktif, saluran komunikasi yang berkesan dan keupayaan untuk menghasilkan pencapaian. Proses komunikasi yang jelas dan konsisten mengenai nilai dan objektif Agensi di kalangan pihak pengurusan, staf dan stakeholders akan dapat memastikan amalan tadbir urus yang baik tercapai dan keyakinan stakeholders terjamin. Ketua Agensi harus dapat
mempertahankan apa jua keputusan, tindakan yang diambil atau tidak diambil dari kacamata awam.
ii)Ketua Agensi hendaklah memainkan peranan kepimpinan dalam memelihara kepentingan dan menggerakkan Agensi. Perwatakan beliau yang bertatasusila tinggi hendaklah menjadi teladan kepada Agensi di bawah kawalannya. Ketua Agensi perlu memaklumkan dengan jelas kepada anggota Agensi tentang piawaian yang perlu dicapai.
iii)Ketua Agensi hendaklah memastikan supaya semua tatacara kewangan termasuk isu yang berkaitan dengan norma-norma susila dan value for money diambil kira dalam penggubalan dasar-dasar berkaitan dengan hasil dan perbelanjaan di bawah kawalannya.
iv)Ketua Agensi hendaklah menetap dan mendokumenkan perwakilan tangggungjawabnya kepada pegawai bawahan. Perwakilan ini tidak melepaskan beliau daripada tanggungjawabnya kepada Parlimen dari segi:
. Norma-norma susila dan pematuhan kepada peraturan dan prosedur;
. Pentadbiran yang berhemat dan berekonomik;
. Mengelakkan pembaziran dan pemborosan;
. Penggunaan sumber secara cekap dan berkesan; dan
. Memastikan kecemerlangan dalam pengurusan organisasi dan modal insan.
b.Hubungan Erat Dengan Stakeholders
i)Dalam menguruskan tadbir urus, kepentingan Stakeholders hendaklah sewajarnya. diberi Ketua pertimbangan Agensi perlu yang saksama pasti dan dan mengenal membangunkan portfolio Stakeholders yang dalam konteks organisasinya. Stakeholders yang dimaksudkan ini merangkumi StakehoIders Luaran yang terdiri dari pihak perantaraan (intermediate beneficiaries) dan pelanggan langsung dan Stakeholders Dalaman yang terdiri dari pemimpin dan pegawai yang diamanahkan untuk
melaksanakan sistem penyampaian awam.
ii) Hubungan dengan Stakeholders perlu dikenal pasti dan dijelaskan secara formal dalam struktur tadbir urus Agensi berkenaan bagi memastikan wujudnya saluran komunikasi yang memuaskan dan menjamin tidak berlakunya sebarang percanggahan kepentingan. Setiap Agensi harus mempunyai struktur perhubungan dan mekanisma berkomunikasi dua hala bagi memastikan maklum balas berkualiti diperolehi dari Stakeholders berkaitan dengan prestasi Agensi supaya dapat mengurangkan rintangan dalam penyampaian perkhidmatan. Proses yang melibatkan Stakeholders dalam pengurusan Agensi akan menjamin prestasi Agensi memenuhi harapan semua pihak.
c. Akauntabiliti Kepada Pihak Luar
Pengawasan ke atas Agensi oleh Stakeholders Luaran merupakan komponen yang penting dalam rangka akauntabiliti nasional. Agensi awam adalah bertanggungjawab kepada institusi luar seperti Parlimen dan Jawatankuasa Kira-kira Awam serta perlu mengemukakan maklumat seperti yang dikehendaki oleh Ketua Audit Negara. Agensi perlu mengemukakan maklumat mengenai prestasi dan pematuhan kepada peraturan yang berkaitan dalam tempoh yang ditetapkan. Bagi memenuhi keperluan akauntabiliti luaran, keputusan dan tindakan yang diambil oleh Agensi perlu menjurus ke arah pencapaian objektif strategik Agensi yang berkenaan. Di samping itu, Agensi juga adalah wajib untuk menyelenggara sistem rekod dengan lengkap, selamat dan kemas kini.
d. Pematuhan Kepada Akauntabiliti Dalaman
i)Pematuhan kepada akauntabiliti dalaman memerlukan sistem kawalan dalaman yang kukuh, di mana segala tindakan dan kaedah pelaporan adalah selaras dengan rangka akauntabiliti luaran. Akauntabiliti dalaman
memerlukan penjelasan mengenai peranan semua pihak dan saluran komunikasi dalam proses mengambil keputusan dan tindakan dalam sesuatu Agensi. Sehubungan ini, Agensi dikehendaki mendokumentasikan rekod dengan lengkap mengenai perkara-perkara berikut:
. Kuasa dan peranan Ketua Setiausaha, Ketua Jabatan, Pegawai Eksekutif, Lembaga dan Jawatankuasa Badanbadan Berkanun;
. Objektif, kuasa dan peranan jawatankuasa pentadbiran (Contoh: Lembaga Perolehan, JawatankuasaPengurusan Kewangan dan Akaun, Panel Pembangunan Sumber Manusia dan Jawatankuasa Integriti Pengurusan);
. Pelan strategik dan operasi bagi mencapai objektif Agensi, menurut penetapan kuasa, tugas dan tanggungjawab untuk melaksanakan program, aktiviti dan projek;
. Perancangan dan pemantauan prestasi pelaksanaan program dan projek termasuk tanggungjawab bagi mengambil tindakan pemulihan dengan segera terhadap perkara-perkara yang telah menyimpang dari rancangan asal;
. Proses penyemakan dan auditan dalaman di mana pengurusan dipertanggungjawabkan untuk mengambil tindakan susulan dengan segera bagi menangani isu-isu yang berbangkit;
. Rancangan pengesanan dan pencegahan penipuan (Fraud) di mana pengurusan dipertanggungjawabkan untuk menyiasat semua insiden dan percubaan untuk melakukan Fraud;
. Peraturan terkini dan konsisten mengenai laporan kewangan yang perlu disediakan termasuk analisa terhadap prestasi kewangan dan pencapaian; dan
. Piawaian profesional dan etika kerja termasuk cara-cara mengendalikan kepentingan tugasan peribadi yang di bercanggah mana dengan pengurusan
dipertanggungjawab untuk menetapkan dasar yang bersesuaian.
e. Pengurusan Strategik dan Pemantauan Prestasi
i) Agensi harus memastikan satu Pelan Strategik dan rangka pengurusan prestasi diwujudkan bagi memantau dan menilai pencapaian Agensi. Sehubungan ini, Agensi perlu mendokumenkan Pelan Strategik mengikut jangka masa panjang, sederhana dan pendek dengan semakan dibuat setiap tahun.
ii)Perancangan strategik Agensi hendaklah memastikan perkhidmatan yang disediakan adalah cekap, berkesan, ekonomik dan bersesuaian agar tahap prestasi yang tinggi dapat dicapai selaras dengan objektif jangka panjang. Sehubungan ini, keberkesanan Agensi harus dinilai berdasarkan kepada prestasi dan impak pelaksanaan program terhadap kumpulan sasaran yang menerima manfaat.
iii) Bagi mencapai matlamat strategik, Agensi Kerajaan hendaklah menggubal dan mengumumkan Petunjuk Prestasi Utama Strategik (Strategic KPI) dalam rancangan strategik tahunannya. Strategic KPI ini akan menetapkan tahap prestasi yang disasarkan dalam bentuk kuantitatif dan kualitatif bagi penyampaian output dan outcome. Kecekapan dan
keberkesanan prestasi penyampaian hendaklah dipantau sepanjang tempoh perkhidmatan disediakan. Status pencapaian Strategic KPI yang telah ditetapkan wajar dilaporkan pada penghujung setiap tahun.
f. Pengurusan Risiko
i) Semua pegawai awam yang diamanahkan untuk mengurus sumber mempunyai tanggungjawab bagi mengenal pasti dan menangani risiko yang dihadapi dalam pelaksanaan program dan projek.
ii) Aspek pengurusan risiko harus diutamakan dalam usaha Agensi untuk mencapai tahap prestasi yang tinggi dan pematuhan kepada peraturan yang sedia ada. Pengurusan risiko yang bersepadu akan dapat mewujudkan satu
persekitaran sistem kawalan yang boleh memberi jaminan yang munasabah bahawa Agensi berupaya mencapai objektifnya pada tahap risiko yang boleh diterima. Sebagai langkah tadbir urus yang terbaik, Agensi harus mengurus risiko memandangkan ianya boleh menjadi rintangan atau
memberi peluang baru bagi mencapai objektif Agensi dengan lebih berkesan. Sehubungan ini, Ketua Agensi perlu mengenal pasti program dan projek bagi pengurusan risiko berdasarkan kepada kos dan/atau impaknya ke atas kepentingan strategik Agensi.
iii)Pengurusan risiko memerlukan perhatian diberi terhadap perkara-perkara berikut:
. Ketua Agensi memastikan pengwujudan proses dan amalan pengurusan risiko yang bersesuaian; Mengendalikan analisis dan penyemakan yang
berterusan terhadap pendekatan pengurusan risiko yang diamalkan oleh Agensi; dan รข€¢ Penglibatan pihak pengurusan secara aktif dalam pengurusan risiko yang dihadapi oleh Agensi.
Penutup
13. Senarai semak bagi pelaksanaan tadbir urus yang meliputi pelbagai aspek pengurusan Agensi adalah seperti di Apendiks 1.
14. Semua pegawai awam dikehendaki memainkan peranan yang penting
dalam mengamalkan prinsip tadbir urus yang terbaik agar dapat meningkatkan penyampaian perkhidmatan ke tahap yang lebih cemerlang. Pegawai awam harus dapat mempertahankan apa jua keputusan, tindakan yang diambil atau tidak diambil dari kacamata awam.
Apendiks 1
SENARAI SEMAK BAGI PELAKSANAAN TADBIR URUS
(i)Pegawai Pengawal di setiap Agensi perlu mengendalikan Mesyuarat Tadbir Urus sekali dalam setiap tiga bulan bagi memastikan tugas dan tanggungjawab tadbir urus dilaksanakan dengan sempurna.
(ii)Mesyuarat Tadbir Urus yang dipengerusikan oleh Pegawai Pengawal hendaklah memberi tumpuan kepada pelaksanaan perkara-perkara berikut selaras dengan kehendak tadbir urus yang terbaik: -
Perkara 1. Menerajui matlamat strategik Agensi
Tindakan:
1. Menggubal visi, misi, objektif dan program
2. Memaklumkannya dengan jelas kepada seluruh Agensi
3. Menyemak semula secara berkala
Perkara 2. Mengurus Stakeholders
Tindakan:
1. Mengenal pasti profil Stakeholders, kepentingan mereka dan menjalinkan hubungan yang erat
2. Menilai aspek-aspek yang menjadi kepentingan Stakeholders
3. Menentukan strategi bagi memenuhi harapan Stakeholders
4. Mewujudkan mekanisma dan proses bermusyawarah dengan Stakeholders
Perkara 3. Perkara Mewujudkan Strategic KPI setiap tahun untuk mengukur dan mengesahkan pencapaian prestasi Agensi
Tindakan:
1. Mengenal pasti kumpulan Stakeholders
2. Menentukan Bidang Pencapaian Prestasi Utama (BPPU) yang relevan dengan misi Agensi
3. Menggubal Strategic KPI bagi mengukur pencapaian di setiap BPPU
4. Menetapkan sasaran Strategic KPI yang mencabar, boleh diukur dan dicapai
5. Mengkaji semula sasaran Strategic KPI yang telah ditetapkan sekiranya asas asal telah berubah
6. Memastikan penerimaan secara rasmi Strategic KPI yang telah ditetapkan oleh pihak pengurusan berkenaan
7. Menyediakan mekanisma bagi mengukur Strategic KPI yang telah ditetapkan secara berterusan
8. Mengumumkan pencapaian Strategic KPI pada penghujung tahun berkenaan
Perkara 4.Mengurus modal insan untuk mencapai matlamat strategik Agensi secara berkesan
Tindakan:
1. Menetapkan keperluan sumber manusia Memastikan sedia ada sumber adalah manusia mencukupi yang danmenepati keperluan
2. Membangunkan keupayaan sumber kepakaran manusia dan untuk
mendokong proses utama Agensi
3. Memastikan tahap motivasi sumber manusia pada paras yang tinggi melalui program pengiktirafan
4. Memastikan struktur organisasi yang bersesuaian sasaran untuk membolehkan maltlamat strategik Agensi dicapai dengan berkesan
Perkara 5. Mengurus sumber kewangan sejajar dengan matlamat strategik Agensi
Tindakan:
1. Peruntukan hendaklah berasaskan kepada dasar dan strategi yang telah ditetapkan mengikut keutamaan bersesuaian dengan pencapaian sasaran matlamat strategik Agensi
2. Mencapai value for money bagi semua perbelanjaan
Perkara 6. Melaksanakan Sistem Kawalan Dalaman
Tindakan:
1. Mendokumen dan mengemaskinikan semua polisi, proses dan prosedur Agensi
2. Mengesahkan secara berterusan keberkesanan sistem kawalan dalaman yang sedia ada
3. Menyemak semula kesempurnaan kawalan dalaman dari semasa ke semasa
4. Memastikan penurunan kuasa dilaksanakan secara bertulis dengan jelas
5. Mengambil tindakan susulan dengan segera untuk menangani isu-isu yang dibangkitkan dalam laporan audit luar dan audit dalam
Perkara 7.Melaksanakan Pengurusan Risiko
Tindakan:
1. Mengenal pasti konteks dan risiko yang dijangka akan dihadapi dalam pelaksanaan program Agensi
2. Menganalisa jenis dan tahap risiko yang telah dikenal pasti
3. Mengambil tindakan yang bersesuaian untuk mengurang, mengelak, atau memindahkan risiko
4. Menyemak semula status risiko dari semasa ke semasa
Perkara 8.Memantapkan nilai dan etika organisasi
Tindakan:
1. Mewujudkan persekitaran yang dapat menghasilkan budaya kerja yang cemerlang dalam organisasi berasaskan kepada nilai-nilai murni perkhidmatan awam
2. Menetapkan nilai teras dan nilai kembangan yang bersesuaian dengan budaya kerja Agensi
Perkara 9. Menangani Fraud dan rasuah
Tindakan:
1. Melahirkan kesedaran mengenai Fraud dan rasuah di kalangan anggota Agensi
2. Mengenal pasti kelemahan dalam Agensi yang boleh membuka ruang kepada Fraud dan rasuah
3. Menilai petunjuk Fraud dan mengambil tindakan yang proaktif bagi menyiasat untuk menentukan kesahihannya
4. Mengambil tindakan ke atas anggota kakitangan yang menipu dan yang menerima rasuah
Perkara 10. Menggalakkan Pembaharuan Dalam Pengurusan
Tindakan:
1. Mewujudkan persekitaran learning organisation bagi mendokong usaha penambahbaikan secara berterusan
2. Menggalak dan memberi penghargaan bagi kreativiti dan inovasi
Tujuan
1.Arahan ini bertujuan untuk menginstitusikan prinsip dan amalan tadbir
urus yang terbaik dalam sektor awam bagi mempertingkat dan memperkukuhkan keupayaannya ke arah mencapai matlamat Misi Nasional.
Latar Belakang
2. Salah satu daripada cabaran utama setiap Kerajaan adalah untuk
memenuhi hasrat dan harapan rakyatnya serta aspirasi mereka. Tadbir urus yang terbaik adalah penting bagi menghadapi cabaran ini dengan berkesan.
3.Konsep tadbir urus secara menyeluruh termaktub dalam Perlembagaan
Malaysia, Rukun Negara dan prinsip-prinsip Islam Hadhari. Perlembagaan Malaysia adalah merupakan undang-undang tertinggi negara dan tunggak bagi tadbir urus yang terbaik. Rukun Negara turut menekankan tadbir urus yang terbaik dan kepentingan rakyat menerusi keluhuran Perlembagaan, kedaulatan undang-undang dan kesopanan dan kesusilaan. Prinsip-prinsip Islam Hadhari juga menitikberatkan tuntutan tadbir urus yang terbaik menerusi prinsip Kerajaan yang adil dan beramanah, pembangunan ekonomi yang seimbang dan komprehensif, kehidupan berkualiti untuk semua rakyat, keutuhan budaya dan moral, serta memelihara alam semulajadi.
4.Beberapa prinsip tadbir urus yang terbaik telah diserapkan ke dalam
pelbagai arahan sektor awam, antaranya:
a.Arahan YAB Perdana Menteri Bil. 1 Tahun 1998 yang bertujuan mengukuhkan integriti sektor awam melalui penubuhan Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan di peringkat persekutuan, negeri dan daerah bagi mencegah rasuah dan amalan salah guna kuasa dan penyelewengan di kalangan pegawai awam.
b.Surat KSN PMS(S) Bil. 18114 bertarikh 17 Disember 2003 bertajuk Penubuhan Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi yang mengarahkan supaya satu pasukan petugas di peringkat Kementerian ditubuhkan dan dipengerusikan oleh Menteri berkenaan, bertujuan untuk mengurangkan karenah birokrasi bagi meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan awam serta menghapuskan rasuah.
c.Pelan Integriti Nasional (2004), yang antara lain mensasarkan peningkatan kecekapan sistem penyampaian perkhidmatan awam melalui dwi objektif pengukuhan prinsip ketelusan, akauntabiliti dan tadbir urus yang terbaik di samping peningkatan integriti pengurusan dan pentadbiran perkhidmatan awam.
5.Prinsip tadbir urus yang terbaik telah diterapkan menerusi pelbagai
Pekeliling Jabatan Perdana Menteri dan Kementerian Kewangan yang telah memberi kesan positif dalam pengamalan tadbir urus yang terbaik di sektor awam.
6.Tindakan berterusan perlu diambil untuk memperkukuhkan tadbir urus.
Arahan ini bertujuan untuk mempertingkatkan lagi kecekapan dan menambah baik prestasi sistem penyampaian perkhidmatan sektor awam. Amalan tadbir urus yang terbaik akan memudahkan agenda pembangunan nasional dicapai serta menjadikan Malaysia sebagai negara yang berdaya saing di arena global.
7.Sehubungan ini, tadbir urus yang terbaik merupakan faktor penting dalam mencapai Misi Nasional yang merangkumi dasar dan rangka kerja pelaksanaan bagi mencapai visi dan objektif negara menjelang tahun 2020. Lima teras utama Misi Nasional telah dihuraikan dengan jelas dalam Rancangan Malaysia KeSembilan (RMK9) seperti berikut:-
a.Meningkatkan ekonomi dalam rantaian nilai lebih tinggi;
b.Meningkatkan keupayaan pengetahuan dan inovasi negara serta memupuk ˜minda kelas pertama";
c.Menangani masalah ketidakseimbangan sosio-ekonomi yang berterusan secara membina dan produktif;
d.Meningkatkan tahap dan kemampanan kualiti hidup; dan
e.Mengukuhkan keupayaan institusi dan pelaksanaan.
8.Antara teras utama Misi Nasional ialah mengukuhkan keupayaan institusi dan pelaksanaannya menerusi beberapa program seperti berikut:-
a.Meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan awam menerusi memperkukuh tadbir urus, memperkemas proses pentadbiran dan pengukuran prestasi;
b.Memperbaik penggunaan dan kecekapan kos dana sektor awam dengan mengamalkan kewangan berhemat serta meningkatkan pemantauan pelaksanaan;
c.Menangani rasuah nyata dan tidak nyata dalam sektor awam dan swasta;
d.Meningkatkan tadbir urus korporat dan sistem penyampaian perkhidmatan sektor swasta dengan menambah baik rangka kerja perundangan dan kawal selia; dan
e.Memperkukuh peranan Parlimen, media dan masyarakat sivil.
Definisi Tadbir Urus
9.Tadbir Urus Sektor Awam merangkumi: -
a.Tatacara seorang Menteri, Ketua Setiausaha, Ketua Jabatan, Ketua Eksekutif dan pegawai di semua peringkat pengurusan melaksanakan tanggungjawabnya secara telus, berakauntabiliti dan berhemat dari segi pengambilan keputusan dan penyampaian hasil.
b. Struktur, termasuk budaya, dasar dan strategi serta tatacara mereka berurusan dengan pelbagai pihak yang berkepentingan (stakeholders).
c. Proses bagaimana Agensi awam diarah, dikawal dan
dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan objektif seperti yang telah dipersetujui.
10.Oleh yang demikian, objektif tadbir urus adalah bertujuan untuk menyemai dan meningkatkan keyakinan rakyat terhadap keupayaan Kerajaan untuk melaksanakan dasar yang telah dimandatkan di samping mengekalkan
akauntabiliti di dalam sistem penyampaian awam. Tadbir urus yang terbaik perlu memberi penumpuan terhadap dua aspek seperti berikut:
a.Prestasi, di mana pengurusan pencapaian adalah kritikal untuk menyampaikan perkhidmatan secara cekap dan berkesan seperti yang diharapkan oleh stakeholders di samping memastikan value for money dan pengurangan pembaziran sumber/dana; dan
b.Pematuhan, di mana setiap Agensi mematuhi undang-undang, peraturan, piawaian yang diguna pakai dan harapan masyarakat terhadap amalan kejujuran, akauntabiliti dan integriti serta kewajipan perkongsian maklumat secara telus.
Prinsip Tadbir Urus Yang Terbaik Dalam Sektor Awam
11. Tadbir Urus yang terbaik sektor awam adalah berteraskan kepada empat prinsip seperti berikut: -
a. Integriti, adalah berdasarkan kepada kejujuran dan objektiviti, tahap tatasusila yang tinggi dan penuh tanggungjawab dalam pengawasan dana dan sumber awam serta pengurusan hal ehwal Agensi. Amalan integriti ini adalah bergantung kepada keberkesanan pelaksanaan Perintah Am Perkhidmatan Awam dan juga kepada etika peribadi dan profesional Pegawai Awam. Integriti turut dipaparkan dalam prosedur bagaimana Agensi membuat keputusan.
b. Akauntabiliti, adalah kewajipan untuk memberi jawapan dan penjelasan mengenai sesuatu tindakan dan prestasi kepada sesiapa yang berhak untuk mendapat jawapan dan penjelasan. Ianya adalah satu proses di mana Agensi adalah bertanggungjawab ke atas semua keputusan yang dibuat dan tindakan yang diambil. Pegawai pengurusan berkenaan adalah tertakluk kepada pemeriksaan luar yang wajar. Semua pihak perlu mempunyai kefahaman yang jelas mengenai tanggungjawab ini. Ketua Agensi hendaklah memastikan tanggungjawab ini diamanahkan kepada semua pegawai dengan memperjelaskan peranan masing-masing supaya ianya dapat dilaksanakan dengan berkesan.
c. Pengamanahan merupakan dan Pengawasan kuasa (stewardship), awam yang
adalah telah pelaksanaan pegawai diamanahkan oleh pihak Kerajaan. Pegawai Kerajaan adalah pemegang amanah dan pengawas ke atas penggunaan kuasa dan sumber yang dipertanggungjawabkan. Tanggungjawab ini
merangkumi keupayaan untuk memastikan kecekapan pengurusan kewangan secara berterusan dan pengurusan sumber secara ekonomik dan berkesan melalui dasar-dasar yang bersesuaian. Adalah penting untuk sektor awam sentiasa mengekal dan meningkatkan kemampuannya bagi memenuhi kehendak Kerajaan dan kepentingan awam.
d.Ketelusan, adalah keperluan untuk memberi keyakinan kepada orang awam terhadap proses pengambilan keputusan dan tindakan pegawai awam yang telah diamanahkan dengan kuasa dan tanggungjawab. Hubungan yang erat dan perkongsian maklumat yang lengkap, tepat dan jelas dengan stakeholders akan memastikan tindakan yang diambil itu adalah berkesan dan menepati waktu di samping membolehkan pegawai awam menangani sebarang penilaian awam.
Tanggungjawab Ketua Agensi
12.Ketua Agensi hendaklah memastikan supaya amalan-amalan terbaik
tadbir urus dilaksanakan di Agensi masing-masing seperti berikut: -
a.Komitmen Pengurusan Kepada Tadbir Urus
i)Ketua Agensi hendaklah menjadi teladan dan mempamerkan komitmen yang tinggi kepada prinsip tadbir urus yang terbaik. Pemimpin yang efektif mempunyai visi, integriti, pemikiran strategik, hubungan kerja yang produktif, saluran komunikasi yang berkesan dan keupayaan untuk menghasilkan pencapaian. Proses komunikasi yang jelas dan konsisten mengenai nilai dan objektif Agensi di kalangan pihak pengurusan, staf dan stakeholders akan dapat memastikan amalan tadbir urus yang baik tercapai dan keyakinan stakeholders terjamin. Ketua Agensi harus dapat
mempertahankan apa jua keputusan, tindakan yang diambil atau tidak diambil dari kacamata awam.
ii)Ketua Agensi hendaklah memainkan peranan kepimpinan dalam memelihara kepentingan dan menggerakkan Agensi. Perwatakan beliau yang bertatasusila tinggi hendaklah menjadi teladan kepada Agensi di bawah kawalannya. Ketua Agensi perlu memaklumkan dengan jelas kepada anggota Agensi tentang piawaian yang perlu dicapai.
iii)Ketua Agensi hendaklah memastikan supaya semua tatacara kewangan termasuk isu yang berkaitan dengan norma-norma susila dan value for money diambil kira dalam penggubalan dasar-dasar berkaitan dengan hasil dan perbelanjaan di bawah kawalannya.
iv)Ketua Agensi hendaklah menetap dan mendokumenkan perwakilan tangggungjawabnya kepada pegawai bawahan. Perwakilan ini tidak melepaskan beliau daripada tanggungjawabnya kepada Parlimen dari segi:
. Norma-norma susila dan pematuhan kepada peraturan dan prosedur;
. Pentadbiran yang berhemat dan berekonomik;
. Mengelakkan pembaziran dan pemborosan;
. Penggunaan sumber secara cekap dan berkesan; dan
. Memastikan kecemerlangan dalam pengurusan organisasi dan modal insan.
b.Hubungan Erat Dengan Stakeholders
i)Dalam menguruskan tadbir urus, kepentingan Stakeholders hendaklah sewajarnya. diberi Ketua pertimbangan Agensi perlu yang saksama pasti dan dan mengenal membangunkan portfolio Stakeholders yang dalam konteks organisasinya. Stakeholders yang dimaksudkan ini merangkumi StakehoIders Luaran yang terdiri dari pihak perantaraan (intermediate beneficiaries) dan pelanggan langsung dan Stakeholders Dalaman yang terdiri dari pemimpin dan pegawai yang diamanahkan untuk
melaksanakan sistem penyampaian awam.
ii) Hubungan dengan Stakeholders perlu dikenal pasti dan dijelaskan secara formal dalam struktur tadbir urus Agensi berkenaan bagi memastikan wujudnya saluran komunikasi yang memuaskan dan menjamin tidak berlakunya sebarang percanggahan kepentingan. Setiap Agensi harus mempunyai struktur perhubungan dan mekanisma berkomunikasi dua hala bagi memastikan maklum balas berkualiti diperolehi dari Stakeholders berkaitan dengan prestasi Agensi supaya dapat mengurangkan rintangan dalam penyampaian perkhidmatan. Proses yang melibatkan Stakeholders dalam pengurusan Agensi akan menjamin prestasi Agensi memenuhi harapan semua pihak.
c. Akauntabiliti Kepada Pihak Luar
Pengawasan ke atas Agensi oleh Stakeholders Luaran merupakan komponen yang penting dalam rangka akauntabiliti nasional. Agensi awam adalah bertanggungjawab kepada institusi luar seperti Parlimen dan Jawatankuasa Kira-kira Awam serta perlu mengemukakan maklumat seperti yang dikehendaki oleh Ketua Audit Negara. Agensi perlu mengemukakan maklumat mengenai prestasi dan pematuhan kepada peraturan yang berkaitan dalam tempoh yang ditetapkan. Bagi memenuhi keperluan akauntabiliti luaran, keputusan dan tindakan yang diambil oleh Agensi perlu menjurus ke arah pencapaian objektif strategik Agensi yang berkenaan. Di samping itu, Agensi juga adalah wajib untuk menyelenggara sistem rekod dengan lengkap, selamat dan kemas kini.
d. Pematuhan Kepada Akauntabiliti Dalaman
i)Pematuhan kepada akauntabiliti dalaman memerlukan sistem kawalan dalaman yang kukuh, di mana segala tindakan dan kaedah pelaporan adalah selaras dengan rangka akauntabiliti luaran. Akauntabiliti dalaman
memerlukan penjelasan mengenai peranan semua pihak dan saluran komunikasi dalam proses mengambil keputusan dan tindakan dalam sesuatu Agensi. Sehubungan ini, Agensi dikehendaki mendokumentasikan rekod dengan lengkap mengenai perkara-perkara berikut:
. Kuasa dan peranan Ketua Setiausaha, Ketua Jabatan, Pegawai Eksekutif, Lembaga dan Jawatankuasa Badanbadan Berkanun;
. Objektif, kuasa dan peranan jawatankuasa pentadbiran (Contoh: Lembaga Perolehan, JawatankuasaPengurusan Kewangan dan Akaun, Panel Pembangunan Sumber Manusia dan Jawatankuasa Integriti Pengurusan);
. Pelan strategik dan operasi bagi mencapai objektif Agensi, menurut penetapan kuasa, tugas dan tanggungjawab untuk melaksanakan program, aktiviti dan projek;
. Perancangan dan pemantauan prestasi pelaksanaan program dan projek termasuk tanggungjawab bagi mengambil tindakan pemulihan dengan segera terhadap perkara-perkara yang telah menyimpang dari rancangan asal;
. Proses penyemakan dan auditan dalaman di mana pengurusan dipertanggungjawabkan untuk mengambil tindakan susulan dengan segera bagi menangani isu-isu yang berbangkit;
. Rancangan pengesanan dan pencegahan penipuan (Fraud) di mana pengurusan dipertanggungjawabkan untuk menyiasat semua insiden dan percubaan untuk melakukan Fraud;
. Peraturan terkini dan konsisten mengenai laporan kewangan yang perlu disediakan termasuk analisa terhadap prestasi kewangan dan pencapaian; dan
. Piawaian profesional dan etika kerja termasuk cara-cara mengendalikan kepentingan tugasan peribadi yang di bercanggah mana dengan pengurusan
dipertanggungjawab untuk menetapkan dasar yang bersesuaian.
e. Pengurusan Strategik dan Pemantauan Prestasi
i) Agensi harus memastikan satu Pelan Strategik dan rangka pengurusan prestasi diwujudkan bagi memantau dan menilai pencapaian Agensi. Sehubungan ini, Agensi perlu mendokumenkan Pelan Strategik mengikut jangka masa panjang, sederhana dan pendek dengan semakan dibuat setiap tahun.
ii)Perancangan strategik Agensi hendaklah memastikan perkhidmatan yang disediakan adalah cekap, berkesan, ekonomik dan bersesuaian agar tahap prestasi yang tinggi dapat dicapai selaras dengan objektif jangka panjang. Sehubungan ini, keberkesanan Agensi harus dinilai berdasarkan kepada prestasi dan impak pelaksanaan program terhadap kumpulan sasaran yang menerima manfaat.
iii) Bagi mencapai matlamat strategik, Agensi Kerajaan hendaklah menggubal dan mengumumkan Petunjuk Prestasi Utama Strategik (Strategic KPI) dalam rancangan strategik tahunannya. Strategic KPI ini akan menetapkan tahap prestasi yang disasarkan dalam bentuk kuantitatif dan kualitatif bagi penyampaian output dan outcome. Kecekapan dan
keberkesanan prestasi penyampaian hendaklah dipantau sepanjang tempoh perkhidmatan disediakan. Status pencapaian Strategic KPI yang telah ditetapkan wajar dilaporkan pada penghujung setiap tahun.
f. Pengurusan Risiko
i) Semua pegawai awam yang diamanahkan untuk mengurus sumber mempunyai tanggungjawab bagi mengenal pasti dan menangani risiko yang dihadapi dalam pelaksanaan program dan projek.
ii) Aspek pengurusan risiko harus diutamakan dalam usaha Agensi untuk mencapai tahap prestasi yang tinggi dan pematuhan kepada peraturan yang sedia ada. Pengurusan risiko yang bersepadu akan dapat mewujudkan satu
persekitaran sistem kawalan yang boleh memberi jaminan yang munasabah bahawa Agensi berupaya mencapai objektifnya pada tahap risiko yang boleh diterima. Sebagai langkah tadbir urus yang terbaik, Agensi harus mengurus risiko memandangkan ianya boleh menjadi rintangan atau
memberi peluang baru bagi mencapai objektif Agensi dengan lebih berkesan. Sehubungan ini, Ketua Agensi perlu mengenal pasti program dan projek bagi pengurusan risiko berdasarkan kepada kos dan/atau impaknya ke atas kepentingan strategik Agensi.
iii)Pengurusan risiko memerlukan perhatian diberi terhadap perkara-perkara berikut:
. Ketua Agensi memastikan pengwujudan proses dan amalan pengurusan risiko yang bersesuaian; Mengendalikan analisis dan penyemakan yang
berterusan terhadap pendekatan pengurusan risiko yang diamalkan oleh Agensi; dan รข€¢ Penglibatan pihak pengurusan secara aktif dalam pengurusan risiko yang dihadapi oleh Agensi.
Penutup
13. Senarai semak bagi pelaksanaan tadbir urus yang meliputi pelbagai aspek pengurusan Agensi adalah seperti di Apendiks 1.
14. Semua pegawai awam dikehendaki memainkan peranan yang penting
dalam mengamalkan prinsip tadbir urus yang terbaik agar dapat meningkatkan penyampaian perkhidmatan ke tahap yang lebih cemerlang. Pegawai awam harus dapat mempertahankan apa jua keputusan, tindakan yang diambil atau tidak diambil dari kacamata awam.
Apendiks 1
SENARAI SEMAK BAGI PELAKSANAAN TADBIR URUS
(i)Pegawai Pengawal di setiap Agensi perlu mengendalikan Mesyuarat Tadbir Urus sekali dalam setiap tiga bulan bagi memastikan tugas dan tanggungjawab tadbir urus dilaksanakan dengan sempurna.
(ii)Mesyuarat Tadbir Urus yang dipengerusikan oleh Pegawai Pengawal hendaklah memberi tumpuan kepada pelaksanaan perkara-perkara berikut selaras dengan kehendak tadbir urus yang terbaik: -
Perkara 1. Menerajui matlamat strategik Agensi
Tindakan:
1. Menggubal visi, misi, objektif dan program
2. Memaklumkannya dengan jelas kepada seluruh Agensi
3. Menyemak semula secara berkala
Perkara 2. Mengurus Stakeholders
Tindakan:
1. Mengenal pasti profil Stakeholders, kepentingan mereka dan menjalinkan hubungan yang erat
2. Menilai aspek-aspek yang menjadi kepentingan Stakeholders
3. Menentukan strategi bagi memenuhi harapan Stakeholders
4. Mewujudkan mekanisma dan proses bermusyawarah dengan Stakeholders
Perkara 3. Perkara Mewujudkan Strategic KPI setiap tahun untuk mengukur dan mengesahkan pencapaian prestasi Agensi
Tindakan:
1. Mengenal pasti kumpulan Stakeholders
2. Menentukan Bidang Pencapaian Prestasi Utama (BPPU) yang relevan dengan misi Agensi
3. Menggubal Strategic KPI bagi mengukur pencapaian di setiap BPPU
4. Menetapkan sasaran Strategic KPI yang mencabar, boleh diukur dan dicapai
5. Mengkaji semula sasaran Strategic KPI yang telah ditetapkan sekiranya asas asal telah berubah
6. Memastikan penerimaan secara rasmi Strategic KPI yang telah ditetapkan oleh pihak pengurusan berkenaan
7. Menyediakan mekanisma bagi mengukur Strategic KPI yang telah ditetapkan secara berterusan
8. Mengumumkan pencapaian Strategic KPI pada penghujung tahun berkenaan
Perkara 4.Mengurus modal insan untuk mencapai matlamat strategik Agensi secara berkesan
Tindakan:
1. Menetapkan keperluan sumber manusia Memastikan sedia ada sumber adalah manusia mencukupi yang danmenepati keperluan
2. Membangunkan keupayaan sumber kepakaran manusia dan untuk
mendokong proses utama Agensi
3. Memastikan tahap motivasi sumber manusia pada paras yang tinggi melalui program pengiktirafan
4. Memastikan struktur organisasi yang bersesuaian sasaran untuk membolehkan maltlamat strategik Agensi dicapai dengan berkesan
Perkara 5. Mengurus sumber kewangan sejajar dengan matlamat strategik Agensi
Tindakan:
1. Peruntukan hendaklah berasaskan kepada dasar dan strategi yang telah ditetapkan mengikut keutamaan bersesuaian dengan pencapaian sasaran matlamat strategik Agensi
2. Mencapai value for money bagi semua perbelanjaan
Perkara 6. Melaksanakan Sistem Kawalan Dalaman
Tindakan:
1. Mendokumen dan mengemaskinikan semua polisi, proses dan prosedur Agensi
2. Mengesahkan secara berterusan keberkesanan sistem kawalan dalaman yang sedia ada
3. Menyemak semula kesempurnaan kawalan dalaman dari semasa ke semasa
4. Memastikan penurunan kuasa dilaksanakan secara bertulis dengan jelas
5. Mengambil tindakan susulan dengan segera untuk menangani isu-isu yang dibangkitkan dalam laporan audit luar dan audit dalam
Perkara 7.Melaksanakan Pengurusan Risiko
Tindakan:
1. Mengenal pasti konteks dan risiko yang dijangka akan dihadapi dalam pelaksanaan program Agensi
2. Menganalisa jenis dan tahap risiko yang telah dikenal pasti
3. Mengambil tindakan yang bersesuaian untuk mengurang, mengelak, atau memindahkan risiko
4. Menyemak semula status risiko dari semasa ke semasa
Perkara 8.Memantapkan nilai dan etika organisasi
Tindakan:
1. Mewujudkan persekitaran yang dapat menghasilkan budaya kerja yang cemerlang dalam organisasi berasaskan kepada nilai-nilai murni perkhidmatan awam
2. Menetapkan nilai teras dan nilai kembangan yang bersesuaian dengan budaya kerja Agensi
Perkara 9. Menangani Fraud dan rasuah
Tindakan:
1. Melahirkan kesedaran mengenai Fraud dan rasuah di kalangan anggota Agensi
2. Mengenal pasti kelemahan dalam Agensi yang boleh membuka ruang kepada Fraud dan rasuah
3. Menilai petunjuk Fraud dan mengambil tindakan yang proaktif bagi menyiasat untuk menentukan kesahihannya
4. Mengambil tindakan ke atas anggota kakitangan yang menipu dan yang menerima rasuah
Perkara 10. Menggalakkan Pembaharuan Dalam Pengurusan
Tindakan:
1. Mewujudkan persekitaran learning organisation bagi mendokong usaha penambahbaikan secara berterusan
2. Menggalak dan memberi penghargaan bagi kreativiti dan inovasi
Sukatan Untuk Komponen Kompetensi Generik 4
Sukatan Untuk Komponen Kompetensi Generik
Kategori
4. Dasar pembangunan yang berkaitan dengan Pembangunan Pendidikan
Kompetensi
Berupaya merancang, melaksana, memimpin, memantau dan menilai pelaksanaan program/aktiviti bagi mencapai matlamat dasar pembangunan yang berkaitan dengan perkembangan pendidikan
Pengetahuan
i. Wawasan 2020
ii. Rangka Rancangan Jangka Panjang Ketiga
iii.Rancangan Pembangunan Malaysia Lima Tahun (RMK semasa);
iv. Pelan Integriti Nasional; dan
v. Peruntukan Kewangan Sektor Pendidikan secara am
Kemahiran
i. Mengenal pasti isu-isu dasar pembangunan yang berkaitan dengan pendidikan;
ii. Melaksana program/aktiviti yang dirancang untuk mencapai dasar pembangunan;
iii.Menilai keberkesanan pelaksanaan program/aktiviti pendidikan untuk mencapai dasar pembangunan dan mengambil tindakan susulan
iv. Mengesan dan mengenal pasti isu-isu pendidikan semasa di peringkat nasional; dan
v. Menyediakan laporan penilaian program/aktiviti berkaitan pendidikan
Kategori
4. Dasar pembangunan yang berkaitan dengan Pembangunan Pendidikan
Kompetensi
Berupaya merancang, melaksana, memimpin, memantau dan menilai pelaksanaan program/aktiviti bagi mencapai matlamat dasar pembangunan yang berkaitan dengan perkembangan pendidikan
Pengetahuan
i. Wawasan 2020
ii. Rangka Rancangan Jangka Panjang Ketiga
iii.Rancangan Pembangunan Malaysia Lima Tahun (RMK semasa);
iv. Pelan Integriti Nasional; dan
v. Peruntukan Kewangan Sektor Pendidikan secara am
Kemahiran
i. Mengenal pasti isu-isu dasar pembangunan yang berkaitan dengan pendidikan;
ii. Melaksana program/aktiviti yang dirancang untuk mencapai dasar pembangunan;
iii.Menilai keberkesanan pelaksanaan program/aktiviti pendidikan untuk mencapai dasar pembangunan dan mengambil tindakan susulan
iv. Mengesan dan mengenal pasti isu-isu pendidikan semasa di peringkat nasional; dan
v. Menyediakan laporan penilaian program/aktiviti berkaitan pendidikan
Friday, April 2, 2010
Protokol dan etiket majlis rasmi 2
PANGGILAN HORMAT
Panggilan
Seri Paduka Baginda (SPB) - Yang di-Pertuan Agong
Seri Paduka Baginda(SPB) - Raja Permaisuri Agong
Duli Yang Maha Mulia(DYMM) - Sultan/Yang Dipertuan Besar/Raja Negeri-Negeri
(DYMM) - Sultanah/ Tengku Ampuan/Tuanku Ampuan
Yang Amat Mulia(YAM) - Anak-Anak Raja Yang Memerintah
Tuan Yang Terutama (TYT) - Yang Dipertua Negeri
Yang Yang Amat Berbahagia - Isteri Yang Dipertua Negeri
(YABhg)
Yang Amat Berhormat (YAB) - Perdana Menteri/Timbalan Perdana Menteri/Menteri Besar/
Ketua Menteri
(YABhg) - Isteri
Yang Berhormat (YB) - Menteri/Timbalan Menteri/Setiausaha Parlimen
YBhg. - Isteri
Yang Berhormat (YB) - Yg Dipertua Dewan Negara dan Rakyat/ Timbalan Yg
Dipertua Dewan/Ahli Dewan Negara/Ahli Dewan Rakyat/
Ahli Dewan Undangan Negeri
YBhg. - Isteri
Yang Amat Arif(YAA) - Ketua Hakim Negara
YBhg. - Isteri
Yang Arif(YA) - Hakim Besar/Hakim Mahkamah Agung/Mahkamah Tinggi
YBhg. - Isteri
Yang Berbahagia(YBhg.) - Peguam Negara
(YBhg.) - Isteri
Yang AmatBerbahagia(YABhg) - Tun
YABhg. - Toh Puan
Yang Berbahagia (YBhg) - Tan Sri
(YBhg.) - Puan Sri
Yang Berbahagia(YBhg) - Dato'/Datuk YBhg. - Datin
Yang Mulia(YM) - Tengku/Raja/Ungku/Tunku/Ku
Tuan - Syed/Sheikh/Haji
Puan/Cik - Syarifah/Siti/Hajjah
Sahibul Samahah - Mufti
Sahibul Fadilah - Kadi Besar/Kadi
Yang Berbahagia (YBhg) - Profesor
Yang Berusaha - Prof. Madya/Pegawai tiada gelaran
Yang Dihormati - Mahasiswa
SUSUNAN TEMPAT DUDUK
Dalam majlis rasmi dan formal susunan tempat duduk mesti mematuhi susunan keutamaan yang diwartakan. Jika majlis diadakan di negeri dan tetamunya pula terdiri daripada tetamu persekutuan dan negeri maka satu persetujuan hendaklah dicapai antara Protokol Persekutuan dan Protokol Negeri mengikut prinsip-prinsip yang ditetapkan. Dalam apa jua majlis kecuali Majlis Konvokesyen Universiti dan jamuan makan tetamu yang duduk di pentas atau meja khas hendaklah dihadkan.
Penentuan Susunan Tempat Duduk
1. Bentuk-bentuk susunan tempat duduk.
2. Susunan Keutamaan
3. Dif-dif paling hampir sekali dengan Tetamu Khas ialah dif terkanan.
Kekananan bermula dari kanan Tetamu Khas.
4. Susunan tempat duduk di pentas dan dif-dif hendaklah mengikut kekananan.
5. Pentas utama – acara perasmian dsb.
6. Majlis jamuan rasmi
7. Jumlah ganjil atau genap
8. Hadkan 3 , 5 , 7 | 4 , 6 , 8
9. Perhatian berpusat ke Tetamu Kehormat
10. Dif yang paling hampir dengan Tetamu Khas ialah dif yang paling utama sekali.
11. Keutamaan bermula dari kanan tetamu kehormat.
4 Prinsip Susunan
Prinsip 1
SUSUNAN HENDAKLAH MENGIKUT KEUTAMAAN
1. Susunan tempat duduk sama ada di pentas khas atau di tempat para jemputan ianya hendaklah mengikut Susunan Keutamaan.
2. Jika jemputan tanpa isteri, keutamaan di pentas khas bermula dari kanan Tetamu Khas diikuti dengan kiri, balik ke kanan, ke kiri dan seterusnya berselang seli.
3. Bagi jemputan bersama isteri, kekananan bermula dari kanan Tetamu Khas membawa ke tepi (suami/lelaki) dari kiri isteri Tetamu Khas membawa ke tepi (isteri/perempuan)
Prinsip 2
JUMLAH DIF DI PENTAS KHAS HENDAKLAH TERHAD
1. Jemputan seorang – jumlahnya angka ganjil 5, 7 dan 9.
2. Jemputan dengan isteri – jumlahnya angka genap 6, 8, 10 dan 12
Perinsip ini diwujudkan bertujuan untuk memberi penghormatan dan tumpuan kepada mereka yang berkenaan/berkaitan sahaja
Prinsip 3
TUAN RUMAH ATAU ‘HOST’ DUDUK DI SEBELAH KANAN TETAMU KEHORMAT
Tuan Rumah biasanya dikenali sebagai orang yang menjemput atau bertanggungjawab menganjurkan sesuatu majlis atau upacara.
Prinsip 4
ISTERI DUDUK DI SEBELAH KIRI SUAMI
1. Prinsip ini adalah amalan biasa dalam apa jua majlis apabila para jemputan dijemput bersama isteri.
2. Kedudukan isteri sama ada majlis siang atau malam ialah isteri duduk di sebelah kiri suami kecuali dalam keadaan-keadaan tertentu.
Bentuk Susunan Meja Majlis Jamuan
Terbahagi kepada 4:
1. Susunan Meja Panjang
2. Susunan Meja Bulat
3. Susunan Meja Gabungan Meja Panjang dan Meja Bulat
4. Susunan Meja Gabungan Meja Bulat dan Meja Panjang
• 3 Prinsip Susunan
Prinsip 1
Tetamu Kehormat hendaklah duduk di sebelah kanan Tuan Rumah sekiranya setaraf kecuali Tetamu Kehormat itu jauh lebih tinggi atau jauh lebih rendah dari Tuan Rumah
Prinsip 2
Susunan dif-dif meja utama / khas hendaklah mengikut susunan keutamaan
Prinsip 3
Wanita tidak duduk di hujung meja khas / diRaja.
Prinsip Am Meja Jamuan
• Tuan Rumah di sebelah kiri Tetamu Kehormat yang lebih tinggi dan sebaliknya sekiranya setaraf
• Wanita tidak duduk di hujung meja diRaja/khas
• Wanita tidak duduk mengetuai meja-meja panjang
• Meja bulat hendaklah penuh kecuali dihadiri oleh SPBYDA/Raja-raja, dua kerusi di hadapannya hendaklah dikosongkan dan meja berhampiran diubahsuai untuk elak tetamu lain membelakangi tetamu utama
PENGACARAAN MAJLIS FORMAL
Terdiri daripada mereka yang berkebolehan dalam bidang ini dan tidak semua orang boleh menjadi juruacara yang baik. Tujuan utama juruacara ialah memaklumkan kepada tetamu apa yang akan berlaku mengikut urutan acara majlis.
Juruacara tidak boleh menjadi Pengerusi Majlis tetapi Pengerusi Majlis boleh menjadi juruacara. Teks juruacara hendaklah ditaip dengan menggunakan kertas separuh A4 dan satu muka surat hanya dimuatkan satu pengumuman sahaja. Setiap pengumuman pula mengandungi butir-butir berikut:-
1. MASA (anggaran)
2. CUE (panduan bagi juruacara)
3. ANN (teks pengumuman)
Gaya dan isi teks juruacara adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis yang berkenaan. Setiap majlis mesti disediakan dua juruacara (seorang sebagai simpanan). Teks juruacara hendaklah disediakan oleh pihak penganjur.
PENYEDlAAN ATURCARA PENTADBIRAN
Aturcara pentadbiran adalah merupakan aturcara majlis yang ditulis secara terperinci dengan tujuan:-
• sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis tersebut
• sebagai panduan kepada semua pegawai dan pekerja yang terlibat dalam majlis tersebut
• untuk menentukan majlis berjalan dengan licin dan mengikut lunas-lunas protokol yang diterima
• untuk mengawal masa
• untuk menjadi panduan masa akan datang
• sebagai rekod
Aturcara pentadbiran yang baik mengandungi butir-butir berikut;
1. Masa
2. Tempat
3. Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci (aktiviti)
4. Pegawai yang bertanggungjawab (tindakan)
Selain daripada aturcara pentadbiran, 'Check List' hendaklah juga disediakan bagi membantu melicinkan pengendalian majlis berkenaan.
PERANAN PENYAMBUT TETAMU
Berikut ialah panduan bagi penyambut tetamu dalam majlis :-
1. Maklumat
Penyambut hendaklah mengetahui maklumat keraian yang sedang diadakan sekurang-kurangnya tujuan keraian tersebut diadakan.
2. Aturcara Keraian Yang Berkenaan
Penyambut mestilah mengetahui aturcara keraian yang berkenaan terutamanya waktu yang ditetapkan bagi tetamu sampai dan balik.
3. Susunan Tempat Duduk
Penyambut hendaklah tahu susunan tempat duduk keseluruhannya supaya senang untuk memandu atau menunjukkan tempat duduk tetamu yang berkenaan.
4. Kawasan Yang Diuntukkan
Penyambut hendaklah mahir dengan tempat dan kawasan yang diuntukkan baginya menyambut.
5. Tempat- Tempat Penting
Penyambut hendaklah mengetahui tempat-tempat yang penting seperti tandas, pintu masuk, tempat keluar dan lain-lain.
6. Senarai Tetamu Yang Dijemput
Penyambut mestilah mempunyai ringkasan keseluruhan senarai tetamu yang akan hadir dan sebaik-baiknya mengenali tetamu tersebut.
7. Senarai Tetamu Khas
Selain daripada senarai kesemua tetamu yang dijemput, senarai tetamu khas yang akan disambut hendaklah juga diketahui dengan lancar.
8. Pakaian Penyambut
Penyambut hendaklah memakai pakaian yang sempurna dan sesuai mengikut keraian yang sedang dijalankan. Pakaian terdedah bagi perempuan adalah tidak sesuai.
9. Cara Menyambut
Tetamu hendaklah disambut dengan hormat dan berikan buku aturcara jika ada. Tunjukkan tempat duduk secara hormat.
10. Mengenali Tetamu
Seboleh-bolehnya penyambut hendaklah kenal dengan tetamu yang disambut. Jika tidak kenal hendaklah bertanya dengan cara hormat.
11. Ketibaan Penyambut
Penyambut hendaklah tiba satu jam lebih awal daripada masa tetamu dijangka tiba. Penyambut hendaklah melaporkan diri kepada Pegawai Bertugas dan mengambil senarai tetamu. Ia hendaklah memeriksa semua tempat duduk dan bandingkan dengan senarai tetamu yang dikhaskan untuknya.
12. Pertanyaan dan Teguran
Jika ada apa-apa pertanyaan dimajukan, jawablah dengan sopan. Jika ada teguran dari tetamu yang kurang senang didengar, hendaklah mendiamkan diri sahaja tetapi ambil ingatan. Jangan sekali-kali bertengkar dengan tetamu atau memberi maklumat yang penyambut sendiri kurang pasti.
13. Kesulitan
Jika menghadapi kesulitan atau masalah hendaklah segera merujuk kepada Pegawai Bertugas. Dengan itu penyambut tetamu mestilah mengetahui Pegawai Bertugas pada masa itu.
14. Mudah Senyum
Penyambut hendaklah mudah senyum.
RAPTAI
Raptai amatlah penting bagi sesuatu majlis walaupun majlis tersebut merupakan majlis ulangan (selalu diadakan) dan hendaklah diadakan beberapa kali mengikut keperluan. Tujuan raptai ialah:
i) Supaya mereka yang terlibat tahu akan tugas dan tanggungjawabnya.
ii) Untuk menentukan urutan majlis.
iii) Untuk menentukan jangka masa yang tepat.
iv) Untuk memperbaiki kelemahan yang ada.
v) Untuk penyelarasan acara.
vi) Untuk membiasakan petugas-petugas dengan keadaan tempat.
NILAI-NILAI ISLAM
Majlis yang diadakan hendaklah menggambarkan hasrat kerajaan mengenai Dasar Penerapan Nilai-Nilai Islam sejajar dengan Agama Islam sebagai agama rasmi negara.
POST-MORTEM
Post-Mortem diadakan selepas selesai sesuatu majlis bagi mengukur tahap kejayaan majlis. Post-Mortem juga diadakan untuk mencari punca kelemahan serta cara-cara mengatasinya bagi majlis yang akan datang. Post-Mortem tidak akan mendapat kerjasama dari pihak yang terlibat seandainya digunakan untuk mencari kesalahan seseorang.
Panggilan
Seri Paduka Baginda (SPB) - Yang di-Pertuan Agong
Seri Paduka Baginda(SPB) - Raja Permaisuri Agong
Duli Yang Maha Mulia(DYMM) - Sultan/Yang Dipertuan Besar/Raja Negeri-Negeri
(DYMM) - Sultanah/ Tengku Ampuan/Tuanku Ampuan
Yang Amat Mulia(YAM) - Anak-Anak Raja Yang Memerintah
Tuan Yang Terutama (TYT) - Yang Dipertua Negeri
Yang Yang Amat Berbahagia - Isteri Yang Dipertua Negeri
(YABhg)
Yang Amat Berhormat (YAB) - Perdana Menteri/Timbalan Perdana Menteri/Menteri Besar/
Ketua Menteri
(YABhg) - Isteri
Yang Berhormat (YB) - Menteri/Timbalan Menteri/Setiausaha Parlimen
YBhg. - Isteri
Yang Berhormat (YB) - Yg Dipertua Dewan Negara dan Rakyat/ Timbalan Yg
Dipertua Dewan/Ahli Dewan Negara/Ahli Dewan Rakyat/
Ahli Dewan Undangan Negeri
YBhg. - Isteri
Yang Amat Arif(YAA) - Ketua Hakim Negara
YBhg. - Isteri
Yang Arif(YA) - Hakim Besar/Hakim Mahkamah Agung/Mahkamah Tinggi
YBhg. - Isteri
Yang Berbahagia(YBhg.) - Peguam Negara
(YBhg.) - Isteri
Yang AmatBerbahagia(YABhg) - Tun
YABhg. - Toh Puan
Yang Berbahagia (YBhg) - Tan Sri
(YBhg.) - Puan Sri
Yang Berbahagia(YBhg) - Dato'/Datuk YBhg. - Datin
Yang Mulia(YM) - Tengku/Raja/Ungku/Tunku/Ku
Tuan - Syed/Sheikh/Haji
Puan/Cik - Syarifah/Siti/Hajjah
Sahibul Samahah - Mufti
Sahibul Fadilah - Kadi Besar/Kadi
Yang Berbahagia (YBhg) - Profesor
Yang Berusaha - Prof. Madya/Pegawai tiada gelaran
Yang Dihormati - Mahasiswa
SUSUNAN TEMPAT DUDUK
Dalam majlis rasmi dan formal susunan tempat duduk mesti mematuhi susunan keutamaan yang diwartakan. Jika majlis diadakan di negeri dan tetamunya pula terdiri daripada tetamu persekutuan dan negeri maka satu persetujuan hendaklah dicapai antara Protokol Persekutuan dan Protokol Negeri mengikut prinsip-prinsip yang ditetapkan. Dalam apa jua majlis kecuali Majlis Konvokesyen Universiti dan jamuan makan tetamu yang duduk di pentas atau meja khas hendaklah dihadkan.
Penentuan Susunan Tempat Duduk
1. Bentuk-bentuk susunan tempat duduk.
2. Susunan Keutamaan
3. Dif-dif paling hampir sekali dengan Tetamu Khas ialah dif terkanan.
Kekananan bermula dari kanan Tetamu Khas.
4. Susunan tempat duduk di pentas dan dif-dif hendaklah mengikut kekananan.
5. Pentas utama – acara perasmian dsb.
6. Majlis jamuan rasmi
7. Jumlah ganjil atau genap
8. Hadkan 3 , 5 , 7 | 4 , 6 , 8
9. Perhatian berpusat ke Tetamu Kehormat
10. Dif yang paling hampir dengan Tetamu Khas ialah dif yang paling utama sekali.
11. Keutamaan bermula dari kanan tetamu kehormat.
4 Prinsip Susunan
Prinsip 1
SUSUNAN HENDAKLAH MENGIKUT KEUTAMAAN
1. Susunan tempat duduk sama ada di pentas khas atau di tempat para jemputan ianya hendaklah mengikut Susunan Keutamaan.
2. Jika jemputan tanpa isteri, keutamaan di pentas khas bermula dari kanan Tetamu Khas diikuti dengan kiri, balik ke kanan, ke kiri dan seterusnya berselang seli.
3. Bagi jemputan bersama isteri, kekananan bermula dari kanan Tetamu Khas membawa ke tepi (suami/lelaki) dari kiri isteri Tetamu Khas membawa ke tepi (isteri/perempuan)
Prinsip 2
JUMLAH DIF DI PENTAS KHAS HENDAKLAH TERHAD
1. Jemputan seorang – jumlahnya angka ganjil 5, 7 dan 9.
2. Jemputan dengan isteri – jumlahnya angka genap 6, 8, 10 dan 12
Perinsip ini diwujudkan bertujuan untuk memberi penghormatan dan tumpuan kepada mereka yang berkenaan/berkaitan sahaja
Prinsip 3
TUAN RUMAH ATAU ‘HOST’ DUDUK DI SEBELAH KANAN TETAMU KEHORMAT
Tuan Rumah biasanya dikenali sebagai orang yang menjemput atau bertanggungjawab menganjurkan sesuatu majlis atau upacara.
Prinsip 4
ISTERI DUDUK DI SEBELAH KIRI SUAMI
1. Prinsip ini adalah amalan biasa dalam apa jua majlis apabila para jemputan dijemput bersama isteri.
2. Kedudukan isteri sama ada majlis siang atau malam ialah isteri duduk di sebelah kiri suami kecuali dalam keadaan-keadaan tertentu.
Bentuk Susunan Meja Majlis Jamuan
Terbahagi kepada 4:
1. Susunan Meja Panjang
2. Susunan Meja Bulat
3. Susunan Meja Gabungan Meja Panjang dan Meja Bulat
4. Susunan Meja Gabungan Meja Bulat dan Meja Panjang
• 3 Prinsip Susunan
Prinsip 1
Tetamu Kehormat hendaklah duduk di sebelah kanan Tuan Rumah sekiranya setaraf kecuali Tetamu Kehormat itu jauh lebih tinggi atau jauh lebih rendah dari Tuan Rumah
Prinsip 2
Susunan dif-dif meja utama / khas hendaklah mengikut susunan keutamaan
Prinsip 3
Wanita tidak duduk di hujung meja khas / diRaja.
Prinsip Am Meja Jamuan
• Tuan Rumah di sebelah kiri Tetamu Kehormat yang lebih tinggi dan sebaliknya sekiranya setaraf
• Wanita tidak duduk di hujung meja diRaja/khas
• Wanita tidak duduk mengetuai meja-meja panjang
• Meja bulat hendaklah penuh kecuali dihadiri oleh SPBYDA/Raja-raja, dua kerusi di hadapannya hendaklah dikosongkan dan meja berhampiran diubahsuai untuk elak tetamu lain membelakangi tetamu utama
PENGACARAAN MAJLIS FORMAL
Terdiri daripada mereka yang berkebolehan dalam bidang ini dan tidak semua orang boleh menjadi juruacara yang baik. Tujuan utama juruacara ialah memaklumkan kepada tetamu apa yang akan berlaku mengikut urutan acara majlis.
Juruacara tidak boleh menjadi Pengerusi Majlis tetapi Pengerusi Majlis boleh menjadi juruacara. Teks juruacara hendaklah ditaip dengan menggunakan kertas separuh A4 dan satu muka surat hanya dimuatkan satu pengumuman sahaja. Setiap pengumuman pula mengandungi butir-butir berikut:-
1. MASA (anggaran)
2. CUE (panduan bagi juruacara)
3. ANN (teks pengumuman)
Gaya dan isi teks juruacara adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis yang berkenaan. Setiap majlis mesti disediakan dua juruacara (seorang sebagai simpanan). Teks juruacara hendaklah disediakan oleh pihak penganjur.
PENYEDlAAN ATURCARA PENTADBIRAN
Aturcara pentadbiran adalah merupakan aturcara majlis yang ditulis secara terperinci dengan tujuan:-
• sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis tersebut
• sebagai panduan kepada semua pegawai dan pekerja yang terlibat dalam majlis tersebut
• untuk menentukan majlis berjalan dengan licin dan mengikut lunas-lunas protokol yang diterima
• untuk mengawal masa
• untuk menjadi panduan masa akan datang
• sebagai rekod
Aturcara pentadbiran yang baik mengandungi butir-butir berikut;
1. Masa
2. Tempat
3. Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci (aktiviti)
4. Pegawai yang bertanggungjawab (tindakan)
Selain daripada aturcara pentadbiran, 'Check List' hendaklah juga disediakan bagi membantu melicinkan pengendalian majlis berkenaan.
PERANAN PENYAMBUT TETAMU
Berikut ialah panduan bagi penyambut tetamu dalam majlis :-
1. Maklumat
Penyambut hendaklah mengetahui maklumat keraian yang sedang diadakan sekurang-kurangnya tujuan keraian tersebut diadakan.
2. Aturcara Keraian Yang Berkenaan
Penyambut mestilah mengetahui aturcara keraian yang berkenaan terutamanya waktu yang ditetapkan bagi tetamu sampai dan balik.
3. Susunan Tempat Duduk
Penyambut hendaklah tahu susunan tempat duduk keseluruhannya supaya senang untuk memandu atau menunjukkan tempat duduk tetamu yang berkenaan.
4. Kawasan Yang Diuntukkan
Penyambut hendaklah mahir dengan tempat dan kawasan yang diuntukkan baginya menyambut.
5. Tempat- Tempat Penting
Penyambut hendaklah mengetahui tempat-tempat yang penting seperti tandas, pintu masuk, tempat keluar dan lain-lain.
6. Senarai Tetamu Yang Dijemput
Penyambut mestilah mempunyai ringkasan keseluruhan senarai tetamu yang akan hadir dan sebaik-baiknya mengenali tetamu tersebut.
7. Senarai Tetamu Khas
Selain daripada senarai kesemua tetamu yang dijemput, senarai tetamu khas yang akan disambut hendaklah juga diketahui dengan lancar.
8. Pakaian Penyambut
Penyambut hendaklah memakai pakaian yang sempurna dan sesuai mengikut keraian yang sedang dijalankan. Pakaian terdedah bagi perempuan adalah tidak sesuai.
9. Cara Menyambut
Tetamu hendaklah disambut dengan hormat dan berikan buku aturcara jika ada. Tunjukkan tempat duduk secara hormat.
10. Mengenali Tetamu
Seboleh-bolehnya penyambut hendaklah kenal dengan tetamu yang disambut. Jika tidak kenal hendaklah bertanya dengan cara hormat.
11. Ketibaan Penyambut
Penyambut hendaklah tiba satu jam lebih awal daripada masa tetamu dijangka tiba. Penyambut hendaklah melaporkan diri kepada Pegawai Bertugas dan mengambil senarai tetamu. Ia hendaklah memeriksa semua tempat duduk dan bandingkan dengan senarai tetamu yang dikhaskan untuknya.
12. Pertanyaan dan Teguran
Jika ada apa-apa pertanyaan dimajukan, jawablah dengan sopan. Jika ada teguran dari tetamu yang kurang senang didengar, hendaklah mendiamkan diri sahaja tetapi ambil ingatan. Jangan sekali-kali bertengkar dengan tetamu atau memberi maklumat yang penyambut sendiri kurang pasti.
13. Kesulitan
Jika menghadapi kesulitan atau masalah hendaklah segera merujuk kepada Pegawai Bertugas. Dengan itu penyambut tetamu mestilah mengetahui Pegawai Bertugas pada masa itu.
14. Mudah Senyum
Penyambut hendaklah mudah senyum.
RAPTAI
Raptai amatlah penting bagi sesuatu majlis walaupun majlis tersebut merupakan majlis ulangan (selalu diadakan) dan hendaklah diadakan beberapa kali mengikut keperluan. Tujuan raptai ialah:
i) Supaya mereka yang terlibat tahu akan tugas dan tanggungjawabnya.
ii) Untuk menentukan urutan majlis.
iii) Untuk menentukan jangka masa yang tepat.
iv) Untuk memperbaiki kelemahan yang ada.
v) Untuk penyelarasan acara.
vi) Untuk membiasakan petugas-petugas dengan keadaan tempat.
NILAI-NILAI ISLAM
Majlis yang diadakan hendaklah menggambarkan hasrat kerajaan mengenai Dasar Penerapan Nilai-Nilai Islam sejajar dengan Agama Islam sebagai agama rasmi negara.
POST-MORTEM
Post-Mortem diadakan selepas selesai sesuatu majlis bagi mengukur tahap kejayaan majlis. Post-Mortem juga diadakan untuk mencari punca kelemahan serta cara-cara mengatasinya bagi majlis yang akan datang. Post-Mortem tidak akan mendapat kerjasama dari pihak yang terlibat seandainya digunakan untuk mencari kesalahan seseorang.
Subscribe to:
Posts (Atom)
