Protokol dan etiket majlis rasmi 2

PANGGILAN HORMAT


Panggilan
Seri Paduka Baginda (SPB) - Yang di-Pertuan Agong
Seri Paduka Baginda(SPB) - Raja Permaisuri Agong

Duli Yang Maha Mulia(DYMM) - Sultan/Yang Dipertuan Besar/Raja Negeri-Negeri
(DYMM) - Sultanah/ Tengku Ampuan/Tuanku Ampuan

Yang Amat Mulia(YAM) - Anak-Anak Raja Yang Memerintah

Tuan Yang Terutama (TYT) - Yang Dipertua Negeri
Yang Yang Amat Berbahagia - Isteri Yang Dipertua Negeri
(YABhg)



Yang Amat Berhormat (YAB) - Perdana Menteri/Timbalan Perdana Menteri/Menteri Besar/
Ketua Menteri
(YABhg) - Isteri

Yang Berhormat (YB) - Menteri/Timbalan Menteri/Setiausaha Parlimen
YBhg. - Isteri

Yang Berhormat (YB) - Yg Dipertua Dewan Negara dan Rakyat/ Timbalan Yg
Dipertua Dewan/Ahli Dewan Negara/Ahli Dewan Rakyat/
Ahli Dewan Undangan Negeri
YBhg. - Isteri

Yang Amat Arif(YAA) - Ketua Hakim Negara
YBhg. - Isteri

Yang Arif(YA) - Hakim Besar/Hakim Mahkamah Agung/Mahkamah Tinggi
YBhg. - Isteri

Yang Berbahagia(YBhg.) - Peguam Negara
(YBhg.) - Isteri


Yang AmatBerbahagia(YABhg) - Tun
YABhg. - Toh Puan


Yang Berbahagia (YBhg) - Tan Sri
(YBhg.) - Puan Sri


Yang Berbahagia(YBhg) - Dato'/Datuk YBhg. - Datin


Yang Mulia(YM) - Tengku/Raja/Ungku/Tunku/Ku


Tuan - Syed/Sheikh/Haji
Puan/Cik - Syarifah/Siti/Hajjah

Sahibul Samahah - Mufti


Sahibul Fadilah - Kadi Besar/Kadi

Yang Berbahagia (YBhg) - Profesor


Yang Berusaha - Prof. Madya/Pegawai tiada gelaran

Yang Dihormati - Mahasiswa

SUSUNAN TEMPAT DUDUK

Dalam majlis rasmi dan formal susunan tempat duduk mesti mematuhi susunan keutamaan yang diwartakan. Jika majlis diadakan di negeri dan tetamunya pula terdiri daripada tetamu persekutuan dan negeri maka satu persetujuan hendaklah dicapai antara Protokol Persekutuan dan Protokol Negeri mengikut prinsip-prinsip yang ditetapkan. Dalam apa jua majlis kecuali Majlis Konvokesyen Universiti dan jamuan makan tetamu yang duduk di pentas atau meja khas hendaklah dihadkan.

Penentuan Susunan Tempat Duduk

1. Bentuk-bentuk susunan tempat duduk.
2. Susunan Keutamaan
3. Dif-dif paling hampir sekali dengan Tetamu Khas ialah dif terkanan.
Kekananan bermula dari kanan Tetamu Khas.
4. Susunan tempat duduk di pentas dan dif-dif hendaklah mengikut kekananan.
5. Pentas utama – acara perasmian dsb.
6. Majlis jamuan rasmi
7. Jumlah ganjil atau genap
8. Hadkan 3 , 5 , 7 | 4 , 6 , 8
9. Perhatian berpusat ke Tetamu Kehormat
10. Dif yang paling hampir dengan Tetamu Khas ialah dif yang paling utama sekali.
11. Keutamaan bermula dari kanan tetamu kehormat.

4 Prinsip Susunan

Prinsip 1

SUSUNAN HENDAKLAH MENGIKUT KEUTAMAAN

1. Susunan tempat duduk sama ada di pentas khas atau di tempat para jemputan ianya hendaklah mengikut Susunan Keutamaan.
2. Jika jemputan tanpa isteri, keutamaan di pentas khas bermula dari kanan Tetamu Khas diikuti dengan kiri, balik ke kanan, ke kiri dan seterusnya berselang seli.
3. Bagi jemputan bersama isteri, kekananan bermula dari kanan Tetamu Khas membawa ke tepi (suami/lelaki) dari kiri isteri Tetamu Khas membawa ke tepi (isteri/perempuan)

Prinsip 2

JUMLAH DIF DI PENTAS KHAS HENDAKLAH TERHAD

1. Jemputan seorang – jumlahnya angka ganjil 5, 7 dan 9.
2. Jemputan dengan isteri – jumlahnya angka genap 6, 8, 10 dan 12

Perinsip ini diwujudkan bertujuan untuk memberi penghormatan dan tumpuan kepada mereka yang berkenaan/berkaitan sahaja

Prinsip 3

TUAN RUMAH ATAU ‘HOST’ DUDUK DI SEBELAH KANAN TETAMU KEHORMAT

Tuan Rumah biasanya dikenali sebagai orang yang menjemput atau bertanggungjawab menganjurkan sesuatu majlis atau upacara.

Prinsip 4

ISTERI DUDUK DI SEBELAH KIRI SUAMI

1. Prinsip ini adalah amalan biasa dalam apa jua majlis apabila para jemputan dijemput bersama isteri.
2. Kedudukan isteri sama ada majlis siang atau malam ialah isteri duduk di sebelah kiri suami kecuali dalam keadaan-keadaan tertentu.

Bentuk Susunan Meja Majlis Jamuan

Terbahagi kepada 4:

1. Susunan Meja Panjang
2. Susunan Meja Bulat
3. Susunan Meja Gabungan Meja Panjang dan Meja Bulat
4. Susunan Meja Gabungan Meja Bulat dan Meja Panjang

• 3 Prinsip Susunan

Prinsip 1

Tetamu Kehormat hendaklah duduk di sebelah kanan Tuan Rumah sekiranya setaraf kecuali Tetamu Kehormat itu jauh lebih tinggi atau jauh lebih rendah dari Tuan Rumah
Prinsip 2

Susunan dif-dif meja utama / khas hendaklah mengikut susunan keutamaan

Prinsip 3

Wanita tidak duduk di hujung meja khas / diRaja.

Prinsip Am Meja Jamuan

• Tuan Rumah di sebelah kiri Tetamu Kehormat yang lebih tinggi dan sebaliknya sekiranya setaraf
• Wanita tidak duduk di hujung meja diRaja/khas
• Wanita tidak duduk mengetuai meja-meja panjang
• Meja bulat hendaklah penuh kecuali dihadiri oleh SPBYDA/Raja-raja, dua kerusi di hadapannya hendaklah dikosongkan dan meja berhampiran diubahsuai untuk elak tetamu lain membelakangi tetamu utama


PENGACARAAN MAJLIS FORMAL

Terdiri daripada mereka yang berkebolehan dalam bidang ini dan tidak semua orang boleh menjadi juruacara yang baik. Tujuan utama juruacara ialah memaklumkan kepada tetamu apa yang akan berlaku mengikut urutan acara majlis.

Juruacara tidak boleh menjadi Pengerusi Majlis tetapi Pengerusi Majlis boleh menjadi juruacara. Teks juruacara hendaklah ditaip dengan menggunakan kertas separuh A4 dan satu muka surat hanya dimuatkan satu pengumuman sahaja. Setiap pengumuman pula mengandungi butir-butir berikut:-

1. MASA (anggaran)
2. CUE (panduan bagi juruacara)
3. ANN (teks pengumuman)

Gaya dan isi teks juruacara adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis yang berkenaan. Setiap majlis mesti disediakan dua juruacara (seorang sebagai simpanan). Teks juruacara hendaklah disediakan oleh pihak penganjur.


PENYEDlAAN ATURCARA PENTADBIRAN

Aturcara pentadbiran adalah merupakan aturcara majlis yang ditulis secara terperinci dengan tujuan:-

• sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis tersebut
• sebagai panduan kepada semua pegawai dan pekerja yang terlibat dalam majlis tersebut
• untuk menentukan majlis berjalan dengan licin dan mengikut lunas-lunas protokol yang diterima
• untuk mengawal masa
• untuk menjadi panduan masa akan datang
• sebagai rekod



Aturcara pentadbiran yang baik mengandungi butir-butir berikut;

1. Masa
2. Tempat
3. Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci (aktiviti)
4. Pegawai yang bertanggungjawab (tindakan)

Selain daripada aturcara pentadbiran, 'Check List' hendaklah juga disediakan bagi membantu melicinkan pengendalian majlis berkenaan.


PERANAN PENYAMBUT TETAMU

Berikut ialah panduan bagi penyambut tetamu dalam majlis :-

1. Maklumat
Penyambut hendaklah mengetahui maklumat keraian yang sedang diadakan sekurang-kurangnya tujuan keraian tersebut diadakan.

2. Aturcara Keraian Yang Berkenaan
Penyambut mestilah mengetahui aturcara keraian yang berkenaan terutamanya waktu yang ditetapkan bagi tetamu sampai dan balik.

3. Susunan Tempat Duduk
Penyambut hendaklah tahu susunan tempat duduk keseluruhannya supaya senang untuk memandu atau menunjukkan tempat duduk tetamu yang berkenaan.

4. Kawasan Yang Diuntukkan
Penyambut hendaklah mahir dengan tempat dan kawasan yang diuntukkan baginya menyambut.

5. Tempat- Tempat Penting
Penyambut hendaklah mengetahui tempat-tempat yang penting seperti tandas, pintu masuk, tempat keluar dan lain-lain.

6. Senarai Tetamu Yang Dijemput
Penyambut mestilah mempunyai ringkasan keseluruhan senarai tetamu yang akan hadir dan sebaik-baiknya mengenali tetamu tersebut.

7. Senarai Tetamu Khas
Selain daripada senarai kesemua tetamu yang dijemput, senarai tetamu khas yang akan disambut hendaklah juga diketahui dengan lancar.

8. Pakaian Penyambut
Penyambut hendaklah memakai pakaian yang sempurna dan sesuai mengikut keraian yang sedang dijalankan. Pakaian terdedah bagi perempuan adalah tidak sesuai.

9. Cara Menyambut
Tetamu hendaklah disambut dengan hormat dan berikan buku aturcara jika ada. Tunjukkan tempat duduk secara hormat.


10. Mengenali Tetamu
Seboleh-bolehnya penyambut hendaklah kenal dengan tetamu yang disambut. Jika tidak kenal hendaklah bertanya dengan cara hormat.

11. Ketibaan Penyambut
Penyambut hendaklah tiba satu jam lebih awal daripada masa tetamu dijangka tiba. Penyambut hendaklah melaporkan diri kepada Pegawai Bertugas dan mengambil senarai tetamu. Ia hendaklah memeriksa semua tempat duduk dan bandingkan dengan senarai tetamu yang dikhaskan untuknya.

12. Pertanyaan dan Teguran
Jika ada apa-apa pertanyaan dimajukan, jawablah dengan sopan. Jika ada teguran dari tetamu yang kurang senang didengar, hendaklah mendiamkan diri sahaja tetapi ambil ingatan. Jangan sekali-kali bertengkar dengan tetamu atau memberi maklumat yang penyambut sendiri kurang pasti.

13. Kesulitan
Jika menghadapi kesulitan atau masalah hendaklah segera merujuk kepada Pegawai Bertugas. Dengan itu penyambut tetamu mestilah mengetahui Pegawai Bertugas pada masa itu.

14. Mudah Senyum
Penyambut hendaklah mudah senyum.


RAPTAI

Raptai amatlah penting bagi sesuatu majlis walaupun majlis tersebut merupakan majlis ulangan (selalu diadakan) dan hendaklah diadakan beberapa kali mengikut keperluan. Tujuan raptai ialah:

i) Supaya mereka yang terlibat tahu akan tugas dan tanggungjawabnya.
ii) Untuk menentukan urutan majlis.
iii) Untuk menentukan jangka masa yang tepat.
iv) Untuk memperbaiki kelemahan yang ada.
v) Untuk penyelarasan acara.
vi) Untuk membiasakan petugas-petugas dengan keadaan tempat.


NILAI-NILAI ISLAM

Majlis yang diadakan hendaklah menggambarkan hasrat kerajaan mengenai Dasar Penerapan Nilai-Nilai Islam sejajar dengan Agama Islam sebagai agama rasmi negara.


POST-MORTEM

Post-Mortem diadakan selepas selesai sesuatu majlis bagi mengukur tahap kejayaan majlis. Post-Mortem juga diadakan untuk mencari punca kelemahan serta cara-cara mengatasinya bagi majlis yang akan datang. Post-Mortem tidak akan mendapat kerjasama dari pihak yang terlibat seandainya digunakan untuk mencari kesalahan seseorang.